Probleme mit dem Akten suchen :)

Hallo,

Ich bin neu hier im Forum und hätte da mal eine Frage!

Ich arbeite bei einem Rechtsanwalt und mache dort auch meine Ausbildung ab dem 1.August.2014 ! Als ich vor ein paar Tagen dort arbeiten war und ich Akten suchen musste, ist mir eine coole Idee eingefallen, wie man sich das ewige suchen erleichtern kann.

Wenn man eine art Pieper in eine Akte einbaut und diesen dann via Computer auslöst, wenn man den gewünschten Namen im Computer eingibt bzw. dann auf einen Button klickt woraufhin der Pieper anfängt zu piepen, wäre das Suchen um einiges leichter.

Meine Fragen jetzt:
1. Wie findet ihr diese Idee?
2. Ist so etwas überhaupt machbar, dass ein Pieper durch einen Pc ausgelöst wird?

Danke schonmal im vorraus für die Antworten!

Gruß, mootcrafterDE

"Stromkosten" (ggf. Batterien immer austauschen). Da muss man sich drum kümmern.
Akten werden "dicker", da der Pieper ja auch reinmuss (okay hier könntest du einfach alle Pieper vorne im Fach lagern. Das Fach zu durchsuchen wäre immernoch leichter als "das Zimmer".
Wie wird der Pieper angesprochen? WLAN? Ich glaub nicht, dass der dann noch so ein "kleines Ding" ist.
Erst recht nicht, wenn das xxxx Akten sind.

Die Idee ansich ist schon ok.

Jedoch kann man dann eh gleich im Computzer hinterlegen wo sie die Akte im Raum befindet. Da brauchsts dann kein Piepton. Günstiger und imo genauso schnell.

Du willst doch jetzt erwachsen werden und in einem richtigen Job arbeiten. Was glaubst Du wie viele Menschen seit wie vielen Jahren an Ablagesystemen geforscht haben?
Nun die Antwort ist schwierig, aber es waren viele die sich Gedanken gemacht haben. Wenn es bei euch nicht funktioniert, dann liegt es daran, dass in eurer Firma ein mangelhaftes System vorherrscht - oder schlicht Unordnung.
Ich vermute mal, der Grund für Deine Anstellung wird auch der sein, dass man jemanden hat, der die gesuchten Akten ausgräbt!

Jetzt befassen wir uns mal mit Deinem System, was glaubst Du ist für eine Zeit notwendig, alle Akten nach Deinem System zu kennzeichnen?
Wieviel Zeit und Resourcen werden benötigt, um das System auszubauen und immer anzuwenden - es muss ja immer sein, da wenn auch nur 1 Akte fehlt, die Suche nicht mehr funktioniert und zu einem Such-Desaster führt!

Wenn Du jetzt in Ruhe darüber nachdenkst, wirst Du feststellen, dass Deine Idee mehr Arbeit verursacht und Ressourcen bindet als das Sie Zeit spart.

In diesem Sinn, vergiss es und versuche das aktuelle System auf dem laufenden zu halten, dann müssen alle nicht mehr so sehr suchen und Du hättest einen guten Job gemacht ohne andere Dein System aufzunötigen!

Ist keine Kritik, Eigeninitiative ist eine gute Sache und zeigt, dass Du Dich mit dem Job befasst und Verbesserungen einbringen willst! Allerdings muss so etwas gut durchdacht sein, da hapert es........

Eine logische Aktenhaltung macht deinen Vorschlag/deine Idee überflüssig. Deswegen würde ich mit Verbesserungsvorschlägen eher da ansetzen.

Erstmal danke für deine Antwort!
Das Ding ist, dass wir in der Kanzlei nicht nur 100-200 Akten haben sondern schon noch ein Paar mehr, da wir auch noch zusätzlich ein Insolvenzbüro besitzen! Da ist das sehr schwer umsetzbar, immer im Computer zu hinterlegen, wo sich welche Akte befindet.

Unsere Akten sind so aufgebaut, das wir die sogenannte Aktentasche hinten in der Akte haben.

Wie das mit dem Strom etc. aussieht, müsste man dann sehen und selbst wenn es Batterien wären oder ggfs..auch Akkus wäre das denke ich auch kein Problem, denn die Akten hat man früher oder später sowieso in der Hand. Dabei könnte man diese dann wenn nötig austauschen. Man könnte allerdings auch im System hinterlegen, wann eventuell die Batterien gewechselt werden müssten, wenn man denn auch ungefähr weiß wie lange die Batterien halten.

Man müsste bei dem Pieper allerdings auch schon steinen nehmen, der nicht soo groß ist.

Das gute bei uns ist, das die Akten nach einer bestimmten Zeit abgelegt werden, und somit in Ordner umgeheftet werden.

Wie der Pieper allerdings angesprochen werden soll, darüber habe ich mir noch keine konkreten Gedanken zu gemacht, weil ich zum ersten wissen wollte ob sowas umsetzbar wäre und zum zweiten kenne ich mich in solchen Dingen nicht aus. Wenn man die Pieper über WLAN aktivieren könnte, wäre es glaube ich schon eine gute Lösung.

mootcrafterDE

Lars... Bei uns herrscht schon eine gewisse Ordnung! Es ist ja nicht so, dass die Akten irgendwo rumfliegen, sondern das wir schon Aktenschränke etc. haben! Da wir aber kein 5 Mann Betrieb sind hat jeder mal eine Akte, die man braucht. Also sprich Wiedervorlage muss Person A machen und diese Akte liegt aber bei Person B, weil Person B z.B. Was Buchen musste. Man kann nachfragen, klar! Aber da wir wie gesagt nicht nur 100-200 Akten besitzen, kann man sich auch nicht merken wen man dann noch so bearbeitet hat etc.

Es war ja auch wie gesagt nur eine Idee!

Bei uns herrscht schon eine gewisse Ordnung!

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habe ich auch nicht bestritten, aber eben keine richtige Ordnung!

Da wir aber kein 5 Mann Betrieb sind hat jeder mal eine Akte, die man braucht. Also sprich Wiedervorlage muss Person A machen und diese Akte liegt aber bei Person B, weil Person B

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Deswegen gibt es Entnahme-Bücher, wo jeder einträgt wenn er sich die Akte zieht, bzw. austrägt, wenn er sie zurück legt - ein Blick ins Buch und keiner muss mehr suchen!

Und natürlich setze ich mehrere tausend Akten voraus - die haben wir ja schon als 3 Mann Unternehmen...........

Ich denke nicht, dass 30 Leute Lust haben immer in ein Buch reinzuschreiben wo die Akte ist, wer sie genommen hat etc. Wie du halt sagtest!

Wie du dir denken kannst sind auch wohl gut und gerne ein paar tausend Akten mehr bei 30 Mitarbeitern!

Da finde ich die Idee, das man die Akte "rufen" kann besser. Ist ja auch nicht so, dass man nur fünf Akten braucht! Es sind auch gerne mal ca. 100 die man raussuchen muss! Und da wir so viele Leute sind, hängen die Akten auch nicht alle in den Schränken!

So mancher fände es sicher nicht ganz so spassig, wenn der Aktenschrank den ganzen Tag vor sich hin piept, weil ständig jemand eine andere Akte "ruft". Die Kanzlei hat mit Sicherheit schon ein Ordnungssystem, das man halt kennen- und erlernen muss, bevor man das effektiv beherrscht. Vielleicht solltest Du Dir erst mal das genau ansehen.

Achja öööhm ich arbeite da nicht erst seit einer Woche, sondern schon eine ganze Ecke länger! Und die höheren "Tiere" aus der Kanzlei lassen suchen... Und die, die suchen müssen sind nicht die meisten... Daher piept der Aktenschrank nicht durchgängig!

Es würde m.E. immer noch mehr Sinn machen, das bestehende System, ohne technische Spielerein, zu optimieren. Man könnte z.B. ein Programm schreiben (lassen), das einem Verleihsystem ähnelt. Anhand verschiedener Parameter kann die jeweilige Akte elektronisch gesucht und "entliehen" werden. Wenn eh immer dieselben mit der Suche beschäftigt sind, würden derartige Anfragen bei diesen Personen auflaufen und diese könnten sodann die betreffende Akte dem Anfragenden zur Verfügung stellen. Im Programm würde automatisch verzeichnet werden wer welche Akte für wie lange "ausgeliehen" hat.

Du solltest dir aber generell mal die Frage stellen, warum andere, weitaus größere Unternehmen ohne überflüssige Technik, einfach mit einer logischen Aktenhaltung, auskommen - ihr aber, zumindest in deinen Augen, nicht.

Da ist das sehr schwer umsetzbar, immer im Computer zu hinterlegen, wo sich welche Akte befindet.

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Ah ja... aber mit dem Pieper muss man ja nicht hinterlegen wo sich dann Akte XY (damit der Pieper ja am richtigen Ort liegt) befindet...

Ich denke nicht, dass 30 Leute Lust haben immer in ein Buch reinzuschreiben wo die Akte ist, wer sie genommen hat etc. Wie du halt sagtest!

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Ich hab auch keine Lust was geniales zu erfinden, will aber den Nobelpreis...
Dann halt selbst schuld, wenn man nicht ordentlich sein will.

Es scheitert ganz klar an der Führung/Menschen an sich, als an der Organisation - zumindest lese ich das hier so raus.

Wie sieht denn die aktuelle "gewisse Ordnung" aus?

Du könntest dort wo du suchst, eine Spalte mit "ID" erstellen und damit die Akten genauer zuordnen, z.B. Schranknummer -> Reihennummer -> Quadrantennummer (Vorne, Mitte, Hinten). Wenn dir langweilig ist, könntest du dann für jede Akte diese eindeutige ID ausdrucken und sichtbar an der Akte anbringen. Damit solltest du jede Akte sehr schnell finden können.

Wenn du noch kennzeichnen willst, wenn eine Akte gerade nicht da ist, würde sich eine Art Sharepoint Liste anbieten, das heißt, eine Liste auf die jeder zugreifen kann und dort dann festlegen kann -> Mitarbeiter XY hat Akte mit ID YZ gerade ausgeliehen.

€: Wenn Sharepoint zu kompliziert ist, dann vielleicht die z.b. Excel Datei auf ein Netzlaufwerk legen und die Mitarbeiter müssen/sollten sich in der Liste eintragen

Ich finde die Idee übrigens grundsätzlich pfiffig.

Nicht umsonst gibt es das für Smartphones ja auch, weil die Leute die Dinger ständig verlegen.
Es gibt inzwischen auch Chips in Haustieren, so dass man sie vom ASmartphone 'tracken' kann.

Wieso nicht auch mit Akten?
z.B. wenn eine Akte (große Firma) gerade in irgendeinem Stockwerk unterwegs ist, und man sie braucht.

Allerdings werden in den Firmen heutzutage Schriftstücke idR gescannt und elektronisch archiviert, so dass jeder vom Rechner aus Zugriff hat, so dass physische Ordner im Grunde eine aussterbende Spezies sind.

Jedem Sucher einen Code (Bar-code/Chipkarte) ausstellen, auf jeden Akt einen Bar-Code und dann muss halt bei jeder Entnahme beides mit einem Gerät gescannt werden und beim einräumen wieder....

Wie wäre es mit RFID?

Daran dachte ich zuerst auch schon, aber dann muss man mit einem Scanner die Aktenreihen abgehen, weil die Reichweite ist doch sehr begrenzt. Ausserdem, wer stattet sein Personal mit RFID Scannern aus. Die Akten sind möglicherweise sogar über mehrere Stockwerke verstreut - unmöglich die dann mit einem Scanner zu lokalisieren.

Naja die neue Position sollte ja auch hinterlegt werden und nicht du gehst erst durch um zu scannem um zu sehen wo die sind....ohne protokollierung wird das kaum Sinn machen....

Wieso nicht auch mit Akten?
z.B. wenn eine Akte (große Firma) gerade in irgendeinem Stockwerk unterwegs ist, und man sie braucht.

Allerdings werden in den Firmen heutzutage Schriftstücke idR gescannt und elektronisch archiviert, so dass jeder vom Rechner aus Zugriff hat, so dass physische Ordner im Grunde eine aussterbende Spezies sind.

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Genau so sieht es aus ! Kostet am Anfange Geld + Zeit, lohnt sich aber bei sehr großen Datenmengen ! easy.de sei dank