Zwei Szenarien Mailserver Wechsel von ca. 30 Accounts - Emails und Ordnerstruktur!?

Hallo zusammen,

ich wurde damit betraut, die Migration von ca. 30 E-Mail Accounts zu einem neuen Server (Anbieter) zu betreuen.

Momentan gibt es zwei Szenarien, in welchen die Nutzer momentan ihre Mails abrufen bzw. schreiben:

1) Via E-Mail Clients wie Outlook oder Thunderbird. Ist es hierbei ausreichend im jeweiligen Client einfach die Server-Zugangsdaten zu ändern und schwupps fertig? Wichtig wäre hierbei v.a., dass sämtliche vorhandene E-Mails und Ordner(struktur) zum neuen Anbieter mit übernommen werden.

2) Einige Nutzer verwenden beim aktuellen/alten Anbieter jedoch den Webmail Zugang....vermutlich werden sie das dann auch beim neuen Anbieter genauso handhaben wollen. Gibt's da allgemein eine Möglichkeit die Mails von einem Anbieter zu exportieren und zum neuen Anbieter mitzunehmen?

Was ich allgemein nicht verstehe...sowohl beim neuen als auch beim alten Anbieter laufen die Accounts alle unter der gleichen Adresse und Domain. Wie wird denn da automatisch sichergestellt, dass die Mails zum richtigen Anbieter kommen!? Es gibt einen Zeitraum von ca. 24-48h, in welchem beide Anbieter "live" geschaltet sind, damit die User ihre Daten/Accounts migrieren können....

Ich hoffe ich hab das halbwegs verständlich ausgedrückt und ihr wisst was ich meine....ich baue auf die Experten hier!

Danke schonmal!

In beiden Fällen gilt: Nein, das wird so nichts.
Normalerweise holt man Mails über das IMAP-Protokoll. Das heißt: Die Mails verbleiben IMMER auf dem Server, alle Clients synchronisieren sich nur gegen diesen. Daher kannst du einen Mail-Entwurf auch auf dem Smartphone anfangen, speichern und dann auf dem PC fertig schreiben. Wenn du jetzt den Anbieter wechselst, musst du alle Mails vom Server kopieren (Mailclients bieten Sicherungsoptionen dafür) und, nachdem du die neuen Konten eingerichtet hast, aus der Sicherung wieder in den neuen Server einspielen.

Was ich allgemein nicht verstehe...sowohl beim neuen als auch beim alten Anbieter laufen die Accounts alle unter der gleichen Adresse und Domain. Wie wird denn da automatisch sichergestellt, dass die Mails zum richtigen Anbieter kommen!? Es gibt einen Zeitraum von ca. 24-48h, in welchem beide Anbieter "live" geschaltet sind, damit die User ihre Daten/Accounts migrieren können....

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Es wird nicht sichergestellt, das ist ja der Trick. Es gibt immer eine gewisse Zeitspanne, in der sich die DNS MX Records noch nicht global geändert haben. Entscheidend ist hier, welche Daten der Absender noch in seinem DNS Cache hat, bzw. dessen DNS-Anbieter.
Für einen kurzen Zeitraum, meist so 24h, können Mails auf beiden Servern ankommen. Der andere Server weiß dann nix von der Mail.


So eine Migration ist nichts für jemanden, der "mal was mit Computern gemacht hat", egal was sich der Chef dabei denkt. So eine Migration sollte man Profis überlassen, die man dafür auch entsprechend fürstlich entlohnt.

naja ganz so schlimm siehts dann doch nicht aus.
so wie ich das verstehe gehts bei dir im prinzip "nur" um die übernahme der emails zum neuen provider.
Bei den leuten die outlook benutzen würde ich daher einfach die emails als .pst datei exportieren und nach dem verbinden mit dem neuen provider (ja zugangsdaten müssen dann bei den clients geändert werden) die mails wieder importieren.

Bei thunderbird wird das ganze etwas schwieriger, hier kann man meines wissens nach nur mit dritt anbieter tools exportieren/importieren z.B Mailstore Home (gibt bestimmt auch ne business variante).

Bei den leuten die nur webmail nutzen wirst du nicht drum herum kommen einmal die verbindung über einen Email Client herzustellen (Outlook, thunderbird etc.) und hier dann nochmal das o.g prozedere durchspielen.
Normalerweise werden hier dann für den Zeitraum der migration (in deinem fall 1-2 tage) weiterleitungen von dem alten system aufs neue eingestellt, damit die man nicht mehrfach ex-/importieren muss.

Danke, das hilft mir schonmal sehr weiter!

Wenn ich also einfach meine Mails im Outlook drin habe, die Serverzugangsdaten zum neuen Server ändere...sind dann alle Mails weg? Die werden nicht einfach beibehalten? Ich hatte gehofft, dass die behalten werden und auch zum neuen Server gesynct werden.

@st0rax: Das mit der Weiterleitung macht Sinn, nur wie mache ich das, wenn die Mailadressen ja jeweils die gleichen sind, beim neuen und alten Mailprovider?

Nein, Outlook "hat" die Daten nicht wirklich. Outlook (und jeder andere IMAP-Client) hat einen Cache, der nur solange Gültigkeit behält, bis du eine Serververbindung aufbaust und selbige was anderes behauptet. Das letzte Wort hat IMMER der IMAP-Server, und der sagt "Ich bin leer, füll mich!"