Exchangeserver 2013 - Wie mit großen Postfächern umgehen?

Hallo,
ich hoffe hier können nun wirklich mal ein paar Profis von Ihren Erfahrungen berichten. Ich komme eher aus dem Netzwerkbereich und Server sind bei mir immer noch etwas learning-by-doing.
Wir haben einen extern gehosteten Exchangeserver 2013 auf dem wir uns zur Zeit mit ca. 150 Usern tummeln.
Der größte Teil ist unproblematisch, aber wir haben einige sehr spezielle Kollegen mit Laptops die ohne weiteres 10GB und mehr an Mails pro Jahr anhäufen. Natürlich müssen diese Mails dann immer online sein und am liebsten über 2-3 Jahre zurückreichen! Sprich ein Postfach ist gerne mal 30-40GB groß, dazu kommen dann noch 5-6 fremde Postfächer die als Stellvertreter eingehängt sind.
Natürlich sind es mit Vorliebe eben diese User die ihr Outlook (oder gleich ganz Windows) zum Absturz bringen und sich dabei oftmals unbemerkt ihre OST/PST zerschießen und dann Mails oder ganze Ordner nicht mehr angezeigt bekommen.
Die Fehlerüberprüfung mit Reparatur dauert dann trotz SSDs oftmals Stunden und ein komplettes Neucachen der Mails dauert wesentlich länger.

Da die speziellen Kollegen die Mails auch im Flugzeug und in Gebieten ohne vernünftigen Empfang brauchen, können wir auf das Cachen nicht verzichten und die Dateien komplett lokal zu speichern ist leider auch keine Option, da sie auch zwingend von den Terminalservern auf diese Mails zugreifen müssen.
Wie handhabt ihr so etwas und wie groß sind die Postfächer bei euch?

Wie geht ihr mit gemeinsam genutzten Postfächern um, gibt es da Alternativen?
Ich hab hier User die mittlerweile in bis zu 10 Postfächer haben, was natürlich total unübersichtlich geworden ist ("gewachsene Strukturen").
Ich geh nun dazu über diese Gruppen-Postfächer auf die im meist 3-4 User zugriff haben, nach und nach durch weniger aber größere gemeinsame Postfächer zu ersetzen. Dazu nutze ich Verteiler die die Mails auf ein Postfach umleiten. Über diesen Umweg kann ich dann Regeln zum automatischen sortieren anhand des Ursprünglichen Empfängers/Verteilers erstellen was mit Aliasen leider nicht möglich ist, da der Exchange den Alias vor der Zustellung im Postfach durch die primäre Adresse ersetzt.
Denke ich da zu kompliziert, oder bin ich auf dem richtigen Weg?

Ich beziehe mich hier mal nur auf das Cachen/Archivieren.

http://www.symantec.com/de/de/enterprise-vault/

Hiermit kannst du die Exchange-DB nach speziellen Kategorien verkleinern, archivieren und Clientseitig durch ein Add-On für Outlook den "Vaultcache" so einstellen, dass Mails älter Tage/Monate X auf Platte vorgehalten werden. Alles darüber hinaus wird nur noch Teilweise angezeigt. Ist aber über die Vault natürlich vollständig aufrufbar.

Was mir dazu einfällt:

Evtl. ältere Mails archivieren (ist ja gesetzlich eh vorgeschrieben).
Wenn ältere Mails dann benötigt werden, auf die Mail in der Archivierung zugreifen.

Mails die älter als 1-3 Monate sind, werden eh nur selten benötigt.

Wir nutzen aber auch David Tobit, eben weil wir immer Probleme mit Outlook hatten.

Für diese Problem gibt es Abhilfe

Schau Dir mal MailStore an.

Damit kannst Du dein Outlook in der Standardgröße behalten und den MailStore können sie volballern bis sie umfallen.

Gruß

Schnuecks

40gb postfach... was für messis habt ihr denn da...

mal zum vergleich: größere unternehmen beschranken die postfachgröße drastisch.
ich hab da eins hier um die ecke , da gibts 500mb pro user und danach ist schluss.

beschränkung rein, user dahingehend schulen, fertig ist der quark.

En3rg1eR1egel schrieb:

40gb postfach... was für messis habt ihr denn da...

mal zum vergleich: größere unternehmen beschranken die postfachgröße drastisch.
ich hab da ein hier um die ecke , da gibts 500mb pro user und danach ist schluss.

beschränkung rein, user dahingehend schulen, fertig ist der quark.

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Quatsch, es gibt tatsächlich Unternehmen, da kommen diverse (teilweise aus IT-Sicht blödsinnige) Vorgaben aus der Managementebene und dann ist das eben so. 40 GB ist sogar relativ klein.

Hallo,

1. Exchange ist keine Archivierungssoftware
2. Microsoft empfiehlt eine maximale Postfach Größe von 500 Megabyte
3. Lasst euch nicht von den User auf der Nase rumtasten

So und jetzt ein paar echte Hilfestellung

Outlook bekommt Probleme mit Cache Datei die Größer als 2 Gigabyte sind. Ist der Anwender häufig mit einer langsamen Verbindung mit dem Exchange verbunden bzw offline sollte dieser Wert nicht überschritten werden.
In Deutschland müssen alle (ja auch Spams) 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Daher ist in den meisten Unternehmen eine Archivierungssoftware installiert. Für diese gibt es häufig Plugins für Outlook um direkt auf das Archiv zuzugreifen. Für den spezielen Fall das der User dieses Archiv Offline benötigt gibt es von Archivierungssoftware Sync Tools.

Daher ist hier die wichtigste Frage welche Archivierungssoftware setzt Ihr ein?


Edit: Da waren welche schneller

Alkor35 schrieb:

Microsoft empfiehlt eine maximale Postfach Größe von 500 Megabyte

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Komisch, mein Office 365 Mail-Account hat aber eine maximale Größe von 50 GB, das ist ja im Endeffekt auch Exchange

Warum nutzt Du nicht die Archivierungsfunktions seitens Exchange?
Sie hat nämlich nichts mit der rechtssicheren Archivierung zu tun, sondern dient der Platzersparnis. Ob das bei eurem Hoster möglich ist, ist die andere Frage.
In Verbindung mit Policies hättest Du schonmal eine Lösung.

So große Postfächer sind in der Baubranche / Konstruktion nicht unüblich.

*OSTs wirst Du anscheinend nicht verhindern können wenn Du keine klare Ansage machst, die Du technisch untermauern kannst. Aber ich denke das wäre ohne Probleme möglich.
MS sagt "bis 500MB", je größer das Postfach desto eher treten Probleme auf, desto länger dauert die Wiederherstellung.
Also muss man aufräumen und die Mails bei euch INTERN via Archivierung vorhalten. In wie weit das euer Hoster mitmacht... hm..??

Ich frage mich auch gerade wieviel ihr im Monat für den Exchange zahlt. Das sind ja keine Standardgrößen mehr.
Je mehr man benötigt desto teurer wird es.

Alkor35 schrieb:

Hallo,

1. Exchange ist keine Archivierungssoftware
2. Microsoft empfiehlt eine maximale Postfach Größe von 500 Megabyte
3. Lasst euch nicht von den User auf der Nase rumtasten

So und jetzt ein paar echte Hilfestellung

Outlook bekommt Probleme mit Cache Datei die Größer als 2 Gigabyte sind. Ist der Anwender häufig mit einer langsamen Verbindung mit dem Exchange verbunden bzw offline sollte dieser Wert nicht überschritten werden.
In Deutschland müssen alle (ja auch Spams) 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Daher ist in den meisten Unternehmen eine Archivierungssoftware installiert. Für diese gibt es häufig Plugins für Outlook um direkt auf das Archiv zuzugreifen. Für den spezielen Fall das der User dieses Archiv Offline benötigt gibt es von Archivierungssoftware Sync Tools.

Daher ist hier die wichtigste Frage welche Archivierungssoftware setzt Ihr ein?


Edit: Da waren welche schneller

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1. Richtig. Revisionssichere Archivierung -> http://www.tecchannel.de/kommunikat...erungs_loesungen_fuer_exchange_im_ueberblick/

2. Und jetzt kommt die Realität. (und sie stellen seit 2007 default selbst 2GB ein, weil sie 500MB empfehlen?)

3. Eine gute Idee. 30-40GB und mehr pro Postfach als mobile Worker sind einfach unrealistisch.


Emails müssen je nach Art 6-10 Jahre lang archiviert werden. Da man die schlecht typisieren kann sagt man zehn Jahre. Spam muss man freilich nicht archivieren, vor dem Exchange in Unternehmen befindet sich ohnehin ein dediziertes Spam-Gateway was den Rotz blockt während die Archivierung erst auf dem Exchange greift und alles was da rein- und rausgeht abgreift. In Unternehmen die ich betreute liegt der Anteil an Spam-/Viren-/Malware bei 95 bis über 99%. Den zu archivieren wäre schlichtweg unmöglich und unsinnig, das schreibt nicht mal der deutsche Gesetzgeber vor.

Eine solche Archivierungslösung läuft in der Regel in eine separate Datenbank. Der Zugriff wird via einem Client auf einem oft bereits vorhandenen Terminalserver ermöglicht, ggf. von unterwegs via VPN. Kein Mensch schleppt da zehn Jahre oder 400GB Mails lokal auf dem Gerät mit rum.

Mit der User-Zahl und bei den Postfachgrößen frage ich mich allerdings warum man da ein Hosted-Exchange nimmt. Da braucht es ja am Stammsitz ne amtliche Leitung. Mal abgesehen davon dass die Synchronisation mit einem lokalen Exchange via Gbit immer noch um den Faktor 10-50 schneller sein dürfte was bei den Datenmengen wohl ins Gewicht fallen dürfte.

In der Dimension ohne das ich mehr weiß würde ich die Spam-, Exchange- und Archivierungsinfraktur im Unternehmen betreiben. Die Postfächer sind default auf 2GB limitiert und damit ist zu haushalten, für alles weitere gibt es das Archiv entweder via VPN/RDP von extern erreichbar oder mit Offline-Client wo vor der Dienstreise gecheckt wird was man mitnehmen will.

Danke, mit so vielen Antworten hätte ich gar nicht gerechnet.
Ja, die dämlichen Vorstellung von "ich braue ALLES online" kommt von allerhöchster Stelle, wie ist denen egal, Hautsache sie selbst brauchen nichts machen und es kostet bloß nichts.
Wie schaut das mit der Archivierung auf dem Exchange selbst aus, da kann ich mir nichts unter vorstellen.
Läuft das genau so ab wie bei der lokalen Archivierung in Outlook? Sehen die User da einen Unterschied? Was müssen Sie tun um an die Archive heranzukommen? Bringt das überhaupt einen Geschwindigkeitsvorteil und werden die lokal auf den Laptops gecacht?

Der Exchange ist übrigens dediziert in einem externen Rechenzentrum nur für uns da und ein Pilotprojekt der Firma mit der wir da zusammenarbeiten, daher kostet es uns auch nicht mehr als unserer vorheriger Anbieter und bisher läuft alles reibungslos, von den obigen Problemen abgesehen, aber dafür können die ja nichts.

Da frag doch einfach mal bei der Firma nach, mit der ihr zusammenarbeitet.
Die sollte vermutlich etwas besser Bescheid wissen als ein paar Leute in nem Gamer-Forum...

Das sicherlich, aber mit jemandem zu sprechen der einem was verkaufen will wenn man selbst gar nicht genau weiß was man will wird immer so teuer.
Nur weil hier hauptsächlich Gamer sind heißt es ja nicht das da keine Profis zwischen sind, aber ich weiß was Du meinst, ist auch nicht das einzige Forum in dem ich bin.

Ich arbeite in einem internationalen Unternehmen mit ca 1000 Mitarbeiter und bei uns sind absolut alle Mitarbeter, mit einziger Außnahme dem Inhaber, das Postfach auf 700MB begrenzt. Natürlich war das Gemecker groß, aber wenn man von Anfang an klare Limits setzt, klappt das auch problemlos und nach kurzer Zeit ebben die Kritiker auch ab. Ich habe ca 5000 Mails in meinem Posteingang und trotzdem ist die Hälfte der Kapazität noch verfügbar, weil ich hin und wieder die Mails nach Größe sortiere und alle unnötigen Mails mit Anhang entferne. Der beste Tipp ist daher tatsächlich, das Nutzungsverhalten eurer Mitarbeiter zu beschränken und Quotas im Exchange zu setzen.

Alles darüber hinaus wird bei uns mit der Postfacharchivierung "AutoArchivieren" mittels .PST-Dateien gelöst, das ist aber (zum Glück) ziemlich nervig und hat diverse Nachteile, sodass den meisten das sowieso zu blöd ist.

Ich bin auch selbst der Meinung, dass 700MB für ein normales Outlook-Postfach mehr als genug sind, eine normale E-Mail hat wenige KB, solange keine Anhänge dabei sind. Wenn sich Mitarbeiter untereinander riesige Anhänge schicken, ist es für mich erfreulich, dass nach kurzer Zeit Schluss mit den Messis ist.

Danke,
bei 90% der Leute werde ich mit 500MB ohne Probleme auskommen, Sorgen machen mir nur die restlichen 10%.
Bei uns werden viele PDFs mit teils hochauflösenden Fotos oder große Excel-Tabellen verschickt und empfangen. So ist wohl jede 10. Mail meiner Problemkinder ca. 10MB groß und geht/kommt meist an/von Extern, daher fallen interne Lösungen auch flach.

Bin mal gespannt was meine betreuende Firma sagt.

Jabba-deHut schrieb:

Natürlich sind es mit Vorliebe eben diese User die ihr Outlook (oder gleich ganz Windows) zum Absturz bringen und sich dabei oftmals unbemerkt ihre OST/PST zerschießen und dann Mails oder ganze Ordner nicht mehr angezeigt bekommen.

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also wenn Windows da so "regelmäßig" aussteigt - oder auch Outlook - würde ich eher dem Problem auf den grund gehen...

Jabba-deHut schrieb:

Da die speziellen Kollegen die Mails auch im Flugzeug und in Gebieten ohne vernünftigen Empfang brauchen, können wir auf das Cachen nicht verzichten und die Dateien komplett lokal zu speichern ist leider auch keine Option, da sie auch zwingend von den Terminalservern auf diese Mails zugreifen müssen.
Wie handhabt ihr so etwas und wie groß sind die Postfächer bei euch?

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erst mal würde ich schauen den benutzern eine vernünftige datenaustausch Plattform zur Verfügung zu stellen und so der datenaustauschplattform mail entgegenzuwirken - mail ist hier alles andere als ein ideales mittel

Ansonsten klar argumentieren wo die Schwierigkeiten liegen (performance, kosten, Risiko/Ausfallzeiten etc.) und zusammen(!) - am besten inkl gf - festlegen was für alle vertretbar ist. Hier solltest du vor allem Risiken wie arbeitsausfallzeiten, Risiken beim restore, generelle kosten etc anführen. "Von oben herab" (rein it vorgegebene Entscheidungen) halte ich nichts, die Infrastruktur wird schließlich nicht zu seiner selbst betrieben sondern für die Anwender und soll diese unterstützen...und was sinnvoll hilft/ist kann man nur miteinander rausfinden - dabei muss man natürlich nicht mit jedem hansel reden aber mit den Entscheidungsträgern sollte man schon an den tisch sitzen.

Wir handhaben das nach Zeiträumen:
- inhouse user haben ihre mails 3 Monate lang im Postfach, danach im Archiv (Exchange)
- "mobile user" haben ihre mails 1 jahr lang im Postfach, danach im Archiv (Exchange)
- pst`s sind bei uns Tod und komlett durch postfacharchive ersetzt

Postfachgrößen werden entsprechend des bedarfs gesetzt (funktionsabhängig sind aber flexibel), plausibel darzulegen dass mails älter 1 jahr immer und jederzeit zugreifbar sein müssen ist denke ich nicht wirklich einfach.

Als Datenaustauschplattform gibt's ftp/webdav und/oder lync
Wenn ihr viel mit extern austauscht könnte das aber als umständlich gesehen werden, hierfür gibt es zahlreiche Produkte am markt die eben wie onlinespeicher fungieren, selbst n SharePoint könnte man hierzu missbrauchen.

Jabba-deHut schrieb:

Wie geht ihr mit gemeinsam genutzten Postfächern um, gibt es da Alternativen?

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je nach Anforderung nein...einzig öffentliche ordner welche ja aber mal totgesagt waren

Alkor35 schrieb:

1. Exchange ist keine Archivierungssoftware
2. Microsoft empfiehlt eine maximale Postfach Größe von 500 Megabyte

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1. doch, ist es und auch revisionssicherheit ist kein problem...
2. woher hast du die 500mb? Es gibt keine wirkliche Empfehlung einer max Postfachgröße, es geht viel mehr um die anzahl Elemente und die clientreaktion
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc179067.aspx
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2005/03/14/395229.aspx
Exchange selbst ist es relativ egal, man muss sich aber darüber Gedanken machen wie man mit großen Postfächern umgeht bezüglich restoreszenarien und co.

Jabba-deHut schrieb:

Wie schaut das mit der Archivierung auf dem Exchange selbst aus, da kann ich mir nichts unter vorstellen.
Läuft das genau so ab wie bei der lokalen Archivierung in Outlook? Sehen die User da einen Unterschied? Was müssen Sie tun um an die Archive heranzukommen? Bringt das überhaupt einen Geschwindigkeitsvorteil und werden die lokal auf den Laptops gecacht?

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da wird ein 2. Postfach beim user eingehängt und je nachdem welche Richtlinie man setzt (browse retention policy) werden dann mails automatisch verschoben oder halt manuell/per regel.
Das Archiv ist nur online verfügbar (Outlook + owa) und landet nie in der ost, kann auch nicht per eas zugegriffen werden. I.d.R. lagert man ein Archiv entweder mindestens in eine Datenbank mit separatem speichersystem aus oder gleich auf einen anderen Server.
Die Archivierung soll den lokalen Client entlasten, Performance hängt weitgehend vom Server und der clientverbindung ab.

allerdings ist hier eine Exchange Enterprise cal nötig!

DerGast schrieb:

Warum nutzt Du nicht die Archivierungsfunktions seitens Exchange?
Sie hat nämlich nichts mit der rechtssicheren Archivierung zu tun, sondern dient der Platzersparnis.

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inwiefern soll die Funktion platzsparen? Auch sein anliegen es offline verfügbar zu halten wird damit nicht zu erreichen sein.

Und es gibt Rechtsgutachten die Exchange rechtssichere archvierungsmöglichkeiten bescheinigen
http://www.it-business.de/recht/compliance/articles/296239/
Ich wüsste auch nicht wie man gegen "litigation hold" oder ein compliance Archiv in dieser Sache argumentieren könnte ausser durch Funktionen wie "offline Verfügbarkeit" u.ä.
Dieser Unsinn mit die Elemente müssen signiert sein und co findet auch bei vielen dokumentenarchvierungssystemen nicht statt...man muss lediglich technische Vorkehrungen treffen dass die Elemente nicht verändert werden können

Hallo,

auch wir arbeiten mit Postfachbeschränkungen. Wenn jemand eine Vergrößerung benötigt, muss diese erst bei uns angefordert werden. Außerdem haben wir Archivdatenbanken in die wir alle Emails der Benutzer älter als ein Jahr verschieben.

Oh, dass die Exchange Archivierungs rechtssicher ist, war mir so nicht bewusst. Ist ja schön. Auch schon seit 2007?
Bliblablubb... alles ist irgendwie technisch realisierbar. Man benötigt Zeit, Aufwand und eine gewisse Muße.
Wenn ich mir die paar Kröten für eine E-Mail Archivierung sparen möchte, bitte. Weniger aufwendig ist es nicht.
Man könnte auch ohne Gruppen arbeiten. Aber irgendwie... naja.

Das löst aber immernoch nicht die Probleme des TE.
Wir haben mit dem Einbinden der Archive deutlich weniger Probleme als alles im Posteingang zu hinterlassen.
Das war die Grundidee. Das Archiv auf einem günstigen Storage abzulegen wäre ein wirtschaftlicher Vorteil.

Es behebt aber nicht das User Problem.
Entweder offline verfügbar machen, oder/und im Netz verfügbar machen. Beides hat (im Fehlerfall) seine Vor- und Nachteile.
Wenn sie nicht anders wollen, dann geht es nicht anders. Zaubern kann er auch nicht.

In der Verwaltung sieht es nicht anders aus... Akten die älter als 5 Jahre sind muss man sich aus dem Keller besorgen. Und falls solche Akten beim Kundenbesuch fehlen, hat man halt Pech gehabt.
Oder schleppen seine Kollegen auch 10 Kilo Papier durch die Gegend weil es ja mal vorkommen könnte, dass sie daraus Daten benötigen?

Danke für die Infos, besonders an 0711 für die sehr ausführliche Antwort, ich werde mir das mal durch den Kopf gehen lassen.