Newbie: Office und Emails synchronisieren HowTo

Hi,

ich habe bisher immer meine Emails über das Web.de Browserfenster abgerufen, was bisher so ausgereicht hat.
Nun bin ich damit in der heutigen Zeit eigentlich nicht mehr glücklich, da ich weiß, dass es besser geht und die Mails doch nicht mehr nur noch 1-2 Mails pro Woche sondern eher 3-4 pro Tag werden und ich von 3 Geräten drauf zugreifen muß.

Da wäre zum einen mein Desktop PC mit Office 2010 Professional,
mein Notebook auch mit Office 2010 Professional und meinem Windows Phone Handy.

Ich habe, als ich mein Handy gekauft habe, alle Namen und Nummern am Desktop ins Outlook reingehämmert und dann über einen MS Cloud Dienst, diese Infos ins Netz geschauffelt und über das Handy abgerufen. Das klappt soweit schonmal und am Handy bekomme ich Emails und die Kontakte stimmen schonmal. Allerdings habe ich beim Outlook auf dem Desktop jetzt mehrere Accounts, wovon einer anscheinend mit dem Cloud Dienst verbunden ist, einer normal funktioniert (allerdings keine Notiz davon nimmt, was auf dem Handy passiert) und ich glaube noch einen dritten.
Bei dem Chaos habe ich mich bis jetzt noch nicht getraut am Notebook Outlook einzurichten, da ich nicht weiß, wie.

Ich frage daher hier nach Hilfe, wobei ich ungern eine Anleitung hätte sondern lieber mal Infos (auch Links) was hier überhaupt passiert, was es für Methoden gibt (und wie sie funktionieren) um mir erstmal selbst ein Bild zu machen, was Masse ist.
Ich habe nämlich keinen Plan was unter POP3 und Imap zu verstehen ist und was ein exchange server macht...

Vielen Dank schonmal

Hey,

ich würde versuchen dein Konto seitens des Providers (GMX, GMail etc.) auf POP3 einzustellen - das ermöglicht einen "mehrfachdownload" der Geräte,
Die von Dir gesendeten Emails werden allerdings nicht aufgefangen, sodass Du auf allen Geräten sehen würdest was Du im "Ausgang/Gesendet" hast und im Eingang... allerdings könnte man dem wenn gewünscht auch mit Optionen seitens des Providers und der Geräte vielleicht auch ablöse schaffen, das weißich nun nicht ganz genau!

Das einrichten selbst ist relativ simple:
Du benötigst deine Logindaten (meißt die Emailadresse, bei meinchen Anbietern der Loginname oder eine Nummer) samt Passwort natürlich,
und dazu nur die Serveradresse (pop3.gmx.de z.B.) für Ein- und Ausgang, ggf. noch den Port.

Das wars eigentlich,
nur darauf achten POP3 zu nutzen (kein IMAP, damit funktioniert es nicht).


Gruß

Die detaillierten Infos findest du in der Wikipedia.

Grundsätzlich kannst du deine eMails auf vier verschiedene Arten von verschiedenen Geräten abrufen: Webzugriff, POP3 (mit oder ohne Löschung nach Abruf), IMAP andere Synchronisationsdienste wie Microsoft Exchange.

Der Webzugriff funktioniert von jedem internetfähigen Gerät mit Webbrowser. Die Daten bleiben beim Hoster liegen, wenn sie nicht z.B. mit POP3 abgerufen werden und jedes Gerät sieht die selben eMails. Wenn du kein Internet hast, bekommst du keinen Zugriff auf deine eMails.

Mit IMAP und Exchange (z.T. integriert in Microsofts eMail-Dienst Hotmail) werden über das jeweilige Prokotoll die eMail an beliebig viele Endgeräge synchronisiert (bei IMAP nur eMail). Löschst du eine eMail auf dem Handy, wird sie auch am Notebook, im Web etc. gelöscht. Als zentraler Ort dient also der jeweilige (eMail-)Server. Änderungen werden an diesen gesendet und an alle anderen Geräte verbreitet. Diesen Vorgang nennt man Synchronisierung, da alle Geräte aktuell gehalten werden.
Mit regulären POP3 Zugriff kann jeweils nur ein Client auf die Daten zugreifen. Sie werden dann abgerufen und am Server gelöscht d.h. sie sind dann z.B. nur noch auf den PC lesbar. Man kann POP3 aber auch so einstellen, dass die eMails nicht vom Server gelöscht werden. So kann man seine eMails in den PC laden, diese jedoch noch auf dem Handy per Webbrowser ansehen. Dies ist jedoch relativ umständlich, da die eMails immer im Web oder auf dem PC bleiben, wenn du sie auf einen der Geräte löscht, da sich die Geräte nicht untereinander abgleichen. Wenn du von Outlook eine Mail sendest, ist diese nur in Outlook sichtbar. Bei IMAP kann man den Postausgang z.B. mitsynchrnisieren, mit POP3 (und SMTP als Sendeprotokoll) nicht. Du synchronisierst die eMails also nicht, sondern legt - im "besten Fall" - immer nur eine Kopie für jedes Endgerät an. Was mit den einzelnen Kopieren passiert, davon bleiben die anderen Geräte unberührt.

Microsoft Exchange ist ein spezieller eMail-Server. Er unterstützt leider kein IMAP, jedoch Exchange Active Sync (so nennen die das Prokotoll). Damit kann man nicht nur eMails sondern auch den Kalender und Kontakte an die Endgeräte synchronisieren. Dazu muss man entweder selber einen Exchange Server betreiben (selber hosten, hosten lassen) oder Microsoft Hotmail als eMail-Dienst verwenden. Jedes moderne Handybetriebssystem unterstützt Exchange Active Sync. Mit Microsoft Outlook unter Windows und MacOS kannst du ebenfalls darauf zugreifen. Für Linux gibt es keine Clients für die neueren Versionen des Protokolls d.h. du bist abhängig vom Betriebssystem, was bei IMAP nicht der Fall ist.
Hotmail ist also ganz praktisch, wenn man seine eMails, Kontakte und Kalender über alle verwendeten Geräte aktuell halten möchte. Für Outlook gibt es den Microsoft Outlook Hotmail Connector um sämtliche Daten (eMail, Kontakte, Kalender) zwischen Outlook und Hotmail zu synchronisieren. Für Mobilgeräte richtet man, wie bereits erwähnt, einfach ein Exchange Active Sync Konto an.

Die Protokolle IMAP und Exchange Active Sync bieten sog. Push eMail. Damit wird ständig eine Verbindung zum Mailserver aufrecht erhalten. Sobald du eine eMail erhälst, wird sie dir aufs Handy zugestellt d.h. man kann eMails wie SMS verwenden - wenn man das möchte.

Du kannst deine Daten "relativ einfach" Zusammenführen. Man kann in Outlook beliebig viele Konten gleichzeitig betreiben. Verschieben sämtliche Daten die möchtest von dem "Offline-Konto/Datendatei" in die Hotmail-Datei (links müssten sämtliche Konten und Datendateien angezeigt werden). Dann klicke auf "Senden/Empfangen". Die Daten werden zum Onlinedienst hochgeladen. Deine anderen eMail z.B. auf Web.de lädst du via POP3 oder IMAP herunter und schiebst sie ebenfalls in das Outlook Hotmail Konto. So kannst du deine Daten allesamt an den selben Provider hochschieben. Dies geht natürlich auch mit einem IMAP-Anbieter, wie z.B. Web.de, Google, ....
Wenn ich mich recht erinnere, ist die maximale Verbindungsdauer 120 Sekunden d.h. danach bekommst du einen Verbindungsfehler. Du musst diesen Fehler ignorieren und so lange erneut auf "Senden/Empfangen" klicken, bis sämtliche Daten übertragen wurden. Dies geht jedoch nicht, wenn du einzelne eMails hast, die so groß sind, das du sie mit deiner Anbindung nicht innerhalb von 120 Sekunden übertragen kannst (z.B. welche mit 20 MB Anhang). Diese müsstest du löschen oder eben nicht in den Outlook Hotmail Konto übertragen. Außerdem musst du darauf achten, dass keine eMail einen größeren Anhang hat, als vom Anbieter unterstützt (10 MB oder 20 MB).

Web.de, GMX etc. sind, soweit ich informiert bin, im kostenfreien Betrieb nicht IMAP-fähig. Bei GMX soll es dennoch gehen. Das musst du mal schauen. Wenn du auch deine Kontakte und Kalender synchronisieren möchtest und kein Linux einsetzt, kannst du ruhig zu Microsoft Hotmail als Anbieter greifen.

IMAP kannst du z. B, mit Googlemail kostenlos nutzen.

Nen Exchange-Server wirst du dir sicher nicht leisten wollen

Da gäbe es mit Tobit David oder z. B. Lotus iNotes günstigere Alternativen, die allerdings Outlook ersetzen würden.

Also ich habe mir jetzt mal Windows Live / Hotmail durchgelesen. Wegen dem Handy, hatte ich mich schonmal bei Windows Live angemeldet und nachdem ich das jetzt eingestellt habe, so wie ich das für richtig halte, sieht es schonmal sehr gut aus.
Ich habe jetzt bei Live/Hotmail die Web.de Adresse integriert und am Notebook den Hotmail Connector installiert und beim Outlook Start die normale Einstellung übersprungen und dann kam der Hotmail Connector und der verbindet sich nun mit Live.
Ich habe jetzt die Emails aus dem Web.de Ordner sowohl am Handy als auch am Notebook und Online bei Hotmail (in einem extra Ordner) genauso wie meine Kontakte.
Werde wohl über Kurz oder Lang noch eine Email bei Hotmail mit realem Namen aufmachen, da meine Nickname Adresse mittlerweile zur Spammail verkommt.

Muß jetzt nur noch den Desktop irgendwie sauber bekommen.