Verwaltung großer eMail-Mengen?

Dsimon24 · 26. April 2017

Guten Morgen zusammen,

vorab hoffe ich, mit meiner Frage im korrekten Unterbereich dieses Forums zu sein.

Ich suche nach einer Möglichkeit, große eMail-Mengen
(~100.000 Mails inkl. Anhänge (á 3-6MB/Mail) managen zu können.
Wichtig ist, dass die Texte der eMails schnell zu durchsuchen sind,
um eMails auf diesem Wege schnellstmöglich zu finden.

Aktuell nutzen wir ein Exchange-Postfach von Microsoft mit 50GB Speicherplatz.
Allerdings wird auch dieses Postfach knapp, was den Speicher angeht. Habt ihr Ideen,
wie ich solch eine große eMail-Menge datenschutzkonform (ist für ein Unternehmen)
managen kann?

VG, David

Madman1209 · 26. April 2017

Hi,

darf man fragen, wieso man mehr als 50 GB Speicherplatz und 100.000 Mails in einem Mailpostfach präsent braucht? Wenn man sich ein sinnvolles Archivierungssystem überlegt sollte das ohne größere Probleme machbar sein. Und dann kann man auch bei Exchange bleiben - nicht umsonst ist Exchange im Businessbereich state of the art.

VG,
Mad

Dsimon24 · 26. April 2017

Hi Mad,

das Ziel ist, von jedem Rechner auf den OWA zugreifen zu können.
Dann brauchen wir teilweise erneut die Anhänge einzelner eMails,
inkl. der dazugehörigen eMail.

Welche Möglichkeiten eines sinnvollen Archivierungssystems würde
es denn geben, um unser vorhaben dennoch realisieren zu können?

VG, David

xxMuahdibxx · 26. April 2017

Tja Cloud Hoster die Zertifiziert sind solche Emails zu lagern. -> Falls es sich um Kaufabwicklungs Emails handelt.

Warum -> http://swd-rechtsanwaelte.de/blog/d...ilspeicherung-fuer-unternehmen-nach-dem-gobd/

3. Gestaltung der E-Mail-Archivierung

Grundsätzlich müssen alle archivierungspflichtigen E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Elektronische Dokumente sind in eben dieser Form aufzubewahren (9. der BoBD). Die alleinige Archivierung von elektronischen Daten in Papierform wird nicht den Anforderungen der GoBD gerecht.
a) Unveränderbarkeit der Daten (8. der GoBD)

Nach § 146 IV AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Es dürfen auch nicht Veränderungen vorgenommen werden, von denen nicht gewiss erkannt werden kann, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (3.2.5 der GoBD).

Das heißt, dass das Datenverarbeitungsverfahren die Gewähr dafür bieten muss, dass alle Informationen, die in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, nicht später unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung gelöscht oder verfälscht werden können. Dies kann hardwaremäßig, softwaremäßig oder organisatorisch gewährleistet werden. Die bloße Ablage von Daten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht, wenn nicht zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, die die Unveränderbarkeit gewährleisten.

alleine die Vorraussetzungen für das ganze übersteigt ein einfaches System was man sich selber hinstellt wohl etwas. Dafür muss eher ein Fachmann ran.

DaZpoon · 26. April 2017

Ich denke mal da sollten die üblichen Dokumentenverwaltungssysteme (mit Indizierung) greifen. Natürlich muss man schauen welche Infrastruktur das Unternehmen bereitstellt (eigener Server?).
Zu beachten: Habt ihr auch verschlüsselte Mails?

ComPoti · 28. April 2017

Vielleicht wäre ja das Tool Mailstore Home interessant für dich?

KurzGedacht · 30. April 2017

GSuite kann die Menge zumindest problemlos durchsuchen und mit Vault deckst du auch die aufbewahrungspflichten ab.

t-6 · 1. Mai 2017

Securepoint UMA wäre ein Ansatz.

Von was für einer Unternehmensgröße reden wir?

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