Excel - Automatisches Einfügen zugehöriger Informationen

Kneppi · 17. Mai 2009

Hallo an die Profis,

ich suche ein Lösung für folgende Aufgabe.

Ich habe eine Exceltabelle mit folgenden Zeilen:
Position : Menge : Leistung : EP : GP

Weiterhin habe ich eine 2. (eigene) Tabelle, in der ich, immer wieder kehrende, Positionen eintrage (je nach Bedarf) die später über die entsprechenden Pos.-Nummern abgrufen werden können.

Ich möchte nun folgende Funktion umsetzen:

Wenn eine Positionsnummer vorhanden ist, soll automatisch die Mengenart (Stk., m), der Leistungstext und der EP ergänzend eingetragen werden. So dass ich nur noch die Menge eingeben muss.
Sollte die Position noch nicht gespeichert sein, so möchte ich die einzelnen Zellen per Hand ausfüllen.

Gibt es hier eine Lösung?

Einen schönen Sonntag
Kneppi

Mr. Snoot · 17. Mai 2009

Kannst du mal eine Beispieltabelle anhängen?

Kneppi · 17. Mai 2009

Hallo,

ich habe mal eine Beispieltabelle erstellt.

Die Pos. 030.01.01 und 030.01.02 möchte ich entweder aus einem sich öffenen den Fenster (Register) auswählen oder per direkter Zahleneingabe.
Das nun die Felder Mengentyp (Stk., m oder andere), die Leistung und der GP automatisch eingefügt werden.

Die Tabelle "Leistungszusammenstellung" erweitere ich nach belieben per Hand.

Ich muss halt freie Leistungen und Leistungen aus einem Jahresvertrag eintragen bzw. abrufen können - das würde mir die Kostenzusammenstellung erheblich vereinfachen, je mehr Daten ich erfasst habe umso einfacher wird es.

Kneppi

Mr. Snoot · 17. Mai 2009

Kneppi schrieb:
Die Tabelle "Leistungszusammenstellung" erweitere ich nach belieben per Hand.

Nicht die Tabelle Daten?

Man könnte es so machen, dass du - angenommen du ergänzt Einträge in der Tabelle Daten - mit einem Makro prüft, ob die Position bereits in der Tabelle Leistungszst. existiert und wenn nicht, werden die Daten rüberkopiert. Da kannst du dann noch die Menge eintragen. Aber dann könnte man es ja gleich in die Tabelle Leistungszst. eingeben

Oder soll das ganze so funktionieren: du hast eine bestehende Liste (= Tabelle Daten) mit vielen Positionen, zu denen immer eine Leistung und EP gehört. In Leistungszst. willst du in Spalte A irgendwie deine Position eingeben (händisch oder über ein Liste), und Leistung und EP werden entsprechend ergänzt?

Kneppi · 17. Mai 2009

Sorry, ich bin parallel am Arbeiten und etwas abgelenkt.

Mit der ersten Tabelle (Leistungszusammenstellung) schaffe ich mir das Ergebnis (meine Kostenermittlung), die wird natürlich noch länger.

Mr. Snoot schrieb:
...
Oder soll das ganze so funktionieren: du hast eine bestehende Liste (= Tabelle Daten) mit vielen Positionen, zu denen immer eine Leistung und EP gehört. In Leistungszst. willst du in Spalte A irgendwie deine Position eingeben (händisch oder über ein Liste), und Leistung und EP werden entsprechend ergänzt?

Genau so . . . zu einer bestimmten Positionsnummer (Code) gehört die Leistung und der EP.

Die "Daten"-Tabelle" muss ich natürlich auch nach und nach erweitern, ich ergänze immer nur die Daten, die ich gerade benötige, so kann ich mir die Eingabe etwas aufteilen.

Mr. Snoot · 17. Mai 2009

Hab mal ein Beispiel erstellt: Anhang anzeigen Test_Leistungszusammenstellung.zip

Die Positionen in der Daten-Tabelle sind da jetzt von Zeile 4 bis 5000 als Liste mit dem Namen position gespeichert (bis 5000 könntest du also beliebig neue Einträge hinzufügen - kann man natürlich auch kürzer oder länger machen). Ab Zeile 4 deswegen, damit man als Standardwert "Nichts" hat, sonst wäre die erste Position automatisch der Standardwert.

Diese Liste wird dann in der Leistungszst. als Dropdownliste in Spalte A angezeigt und die zugehörigen Daten in den anderen Spalten C, D, E via Sverweis ausgelesen.

Wenn du in der Leistungszst. eine neue Zeile einfügst, wird die Dropdownliste auch korrekt ergänzt. Lediglich die Formeln in Spalte C, D, E müsstest du noch in die neue Zeile erweitern. Aber das ist ja nur ein Klick.

Soll das so funktioneiren?

Kneppi · 17. Mai 2009

Vielen Dank für die schnelle Hilfe.

Genau das habe ich gesucht.

Ich wünsch Dir noch einen schönen Sonntag.
Kneppi

Mr. Snoot · 17. Mai 2009

Jetzt sollte es klappen, habs oben nochmal eingefügt. Ging wohl irgendwie verloren

Kneppi · 17. Mai 2009

Den SVerweis habe ich gesehen, aber die Verknüpfung des Auswahlfensters, wo kommt die den her?

Ich schaue es mir später mal in Ruhe an.
Vielleicht finde ich ja heraus, wie Du es gemacht hast.

Tschüss
Kneppi

Mr. Snoot · 17. Mai 2009

Na, wenn das so passt, dann erklär ich auch, wie das geht

Bzw. hier als Video: Anhang anzeigen excel_liste_dropdown.rar

Markiere in der Daten-Tabelle deine Positionen in Spalte A (so weit nach unten, wie du willst). Du musst nicht unbedingt eine leere Zelle zu Beginn haben, ist aber sinnvoll.
Vergib oben links im Namenfeld einen beliebigen Namen und bestätige mit Enter: bspw. position
Markiere in der Leistungs-Tabelle die Zellen, in denen die Auswahlliste erscheinen soll.
Excel 2007:
Wähle im Menü Daten | Datenüberprüfung | Datenüberprüfung | Einstellungen den Typ Liste.
Excel 2003 oder älter:
Daten | Gültigkeit | Liste
Achte drauf, dass Leere Zellen ignorieren und Zellendropdown ausgewählt ist.
Gib unter Quelle den Namen deiner vorhin erstellen Liste ein (mit = davor): also bspw. =position, und schließe das Fenster mit OK.

Kneppi · 17. Mai 2009

Suuuper, danke.

Sollte ich noch die eine oder andere Frage haben - melde ich mich noch mal.

Danke
Kneppi

Kneppi · 18. Mai 2009

Da bin ich wieder....

Ich habe es nun im Büro eingesetzt. Wenn ich es richtig gesehn habe, nutzen wir Excel 2003.

Jetzt bin aber ganz schnell an die Grenzen gekommen - ich kann max. 25 Spalten, der Spalte A der Daten-Tabelle, als z.B. "position" im Namenfeld zuordnen.

Schade, hat ansonsten alles bestens funktioniert.

Gibt es hier so geringe Grenzen?

Einen schönen Abend.
Kneppi

Mr. Snoot · 18. Mai 2009

Würde mich sehr wundern, bei Excel 2007 kann ich alle 1 Mio Zeilen und alle 63000 Spalten die es in einem Blatt gibt, in eine einzige Liste packen.

Man kann die Liste evtl. händisch verlängern. Ich weiß nicht genau, wo man die Option in Excel 2003 findet, aber irgendwo unter Extras oder Daten sollte es ein Untermenü Formeln und/oder ein weiteres Untermenü Namen/Namensmanager geben. Hier tauchen alle Zellen auf, denen ein Name zugeteilt wurde.

Das sollte so aussehen:

Da kann man oben die Liste markieren und unten den Zellbereich eintippen und das ganze mit dem Häkchen links daneben bestätigen.

Kommt denn eine Fehlermeldung oder wird der Name bei mehr als 25 Zeilen einfach nicht angenommen?

Kneppi · 18. Mai 2009

Es macht sich wie folgt bemerkbar:

Am Anfang hab ich nur ca. 15 Felder markiert und als Position umbenannt (dies habe ich öfter hintereinander gemacht).

Später habe ich dann einfach die gleichen Zeilen plus weiter ca. 30 Felder markiert und im Namensfeld Position eingegeben, sobald ich mit ENTER bestätige, werden nur noch 25 Felder markiert und sind auch nur in der Leistungstabelle abrufbar.

Ich habe es gerade noch auf meinem Rechner mit Office XP probiert und ich kann auch zig Zeilen benennen und auswählen.

Ich werde morgen nach dem Namensmanager suchen - vielleicht finde ich ja die Lösung.
Ich kann mir nur vorstellen, dass ich da etwas falsch gemacht habe.

Kneppi

Mr. Snoot · 18. Mai 2009

Das dürfte an deiner "Erweiterung" liegen, bestehende Listen kann man glaube ich nicht mehr direkt im Tabellenblatt ändern. Nimm die Änderungen am besten über den Namensmanager vor, bzw. lösche den Eintrag dort komplett und erstell dann die Liste im Tabellenblatt neu.

Kneppi · 18. Mai 2009

OK, ich versuche es, morgen im Büro, danke.

Ergänzung (18. Mai 2009)

Bevor ich es vergesse,

Kann ich die Listen-Abfrage in der Leistungstabelle so anpassen, dass ich nicht aus dem Bereich der Positionsnummern wählen kann, sonderm auch aus dem Bereich der Leistung?

Mr. Snoot · 18. Mai 2009

Klar, einfach der Leistungsspalte einen Namen zurodnen, und diesen Namen dann in der Leistungszst-Tabelle über den Gültigkeitsbereich als Liste angeben. Ist doch das selbe in Grün

Kneppi · 18. Mai 2009

aber dann fehlt mir doch der SVerweis in der Positionsspalte, oder?

Mr. Snoot · 18. Mai 2009

Willst du beides gleichzeitig oder Leistung statt Position? Möglich ist eigentlich beides.

Wird nur ein wenig komplizierter, weil man - wenn man Leistung als Suchkriterium auswählt, statt wie bisher die Position - in der Daten-Tabelle Spalten links von Leistung braucht. Das kann Sverweis so erstmal nicht. Kann man aber trotzdem hinbiegen

Wenn man beides gleichzeitig haben will muss man nur aufpassen was passiert, wenn man sowohl eine Leistung als auch eine Position aus der Liste auswählt; das kann Konflikte geben.

Kneppi · 18. Mai 2009

Beides würde ich mir wünschen, wenn ich wüsste wie es alternativ mit der Leistung funktioniert, würde ich mal diese version probieren.

Ich würde bei der Positonsabfrage bleiben, sollte mein anderer Wunsch zu Problemen führen.

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