OCR Software mit automatischer Seitentrennung gesucht

[bigDAVE]

Hallo zusammen,

für die Archivierung von privaten Unterlagen (hauptsächlich Gehaltsabrechnungen) suche ich eine Scan-Software - vorzugsweise mit OCR-Funktion.

Das Hauptaugenmerk hierbei liegt für mich auf der automatischen Seitentrennung. Also, dass ich dem Programm sozusagen mitteilen kann: "Neue PDF, wenn sich der Monat ändert". Hintergrund: Meine Gehaltsabrechnungen bestehen aus einer unterschiedlichen Anzahl von Seiten.

Kennt jmd. ein Programm, das das kann? Oder vllt. denke ich auch zu kompliziert und jmd. hat einen Tipp für mich, wie ich die Dokumente durch den Scanner jagen kann und mir das Programm automatisch die Seiten trennt.

Besten Dank vorab für eure Hilfe!

 

[updater14]

EcoDMS
Dazu dann das passende Trennblatt:
https://www.ecodms.de/index.php/de/download/ecodms-archiv/ecodms-version-18-09-apu#accessories

 

[CPU-Bastler]

Alles hintereinander weg einscannen und als pdf umwandeln. Optional noch alls mit OCR in durchsuchbaren Text umwandeln. Danach händisch Lesezeichen setzen.
Das geht deutlich schneller als im Scanstapel trennblätter einzulegen.

 

[FranzvonAssisi]

Aber bei OCR und Archivierung würde ich den Originalscan immer noch irgendwo speichern!

Lg

 

[Demon_666]

Je nach Umfang würde ich einen richtigen Dokumenten-Scanner empfehlen. Dann hast Du durchsuchbare PDFs und brauchst keine extra OCR-Software. in meiner Firma haben wir einen Fujitsu ix 500, der auch vollduplex kann und ziemlich gute Ergebnisse liefert. Kostet aber auch ca. 400€, was wahrscheinlich zuviel für private Zwecke ist. Aber eventuell lohnt ein Blick auf ähnliche (preiswertere) Geräte.

 

[werkam]

Archivierung von privaten Unterlagen (hauptsächlich Gehaltsabrechnungen) suche ich eine Scan-Software - vorzugsweise mit OCR-Funktion.

Wozu muss eine Gehaltsabrechnung mit OCR Funktion durchsucht werden können, werden die nachträglich auch noch bearbeitet? Wenn ich jeden Monat eine Abrechnung habe und die als *.pdf Datei einscanne, setze ich als Dateiname das Datum mit rein und gut ist. Das Original wird doch eh in einem Ordner abgeheftet oder verstehe ich den Sinn nicht?

 

[bigDAVE]

Besten Dank für die schnellen Rückmeldungen. Die eine oder andere Lösung schaue ich mir auf jeden Fall mal an.

Ein separates Trennblatt wollte ich eigtl. aus Kosten-/Blattverschwendungsgründen vermeiden.

Ich dachte einfach, dass es eine Software gibt, die sozusagen mit den Inhalten eines Dokuments "arbeiten" kann. Könnte ja ggf. auch für andere Dokumente als Gehaltsabrechnungen nützlich sein. Praktisch eine Stapelverarbeitung mit automatischer Trennung. Aber da macht ein nachträgliches Setzen von Lesezeichen wohl mehr Sinn, da bin ich bei euch.

1x im Monat Scannen ist gar kein Problem. Es geht eher um die 200 Seiten, die sich in den letzten Jahren angesammelt haben ;-)

 

[dr_lupus_]

Wir haben 2x Epson DS-530. Die kosten regulär so um die 650 Euro, bei Amazon gab/gibt es die von einem französischen Händler für 299,- (den Zweiten haben wir von dort, sehr zu empfehlen). Als Dateiformat kann man u.a. PDF oder Searchable PDf einstellen. Der Scanner ist ein reiner Durchlaufscanner, der beide Seiten eines Dokuments gleichzeitig scannt.

Bei 300 dpi scannt er Deine 200 Seiten in etwa 3 (in Worten. DREI) Minuten. Da lacht der drüber! Das sind Geräte die sind für mehrere 10 000 Seiten pro Monat ausgelegt. Und ein voll durchsuchbares PDF (searchable PDF, da ist die OCR schon drübergelaufen, kann man auch mit Acrobat machen) sollte für Deine Zwecke ausreichen.

Nachtrag: Hatte ich vergessen: Zusammgeklappt braucht der eine Stellfläche von etwa einem DIN A4-Blatt, der passt selbst auf einen kleinen Schreibtisch.
DAs 299.- Euro-Angebot gibt es wohl nicht mehr (habe gerade nachgeschaut), aber es gibt ihn ab 328 Euronen ...

 

[TrueAzrael]

Auf jeden Fall das Original aufheben.

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Ist zwar schon etwas her, aber niemand garantiert dir das sowas nicht erneut passiert und dann stehst du dumm da.

 

[kamblars]

Denk mal aus der Sicht des Scanners: Woher soll er wissen wann das Dokument zu Ende ist? Du fütterst ihn und er arbeitet so lange weiter, bis du ihm etwas anderes sagst.

Lösung 1 wie vorgeschlagen: ecoDMS mit Trennblättern
Lösung 2: ecoDMS mit BarCodes.
Generell Barcodes könnten dir helfen, wenn du eine Software hast die es interpretieren kann.

 

[TrueAzrael]

Denk mal aus der Sicht des Scanners: Woher soll er wissen wann das Dokument zu Ende ist? Du fütterst ihn und er arbeitet so lange weiter, bis du ihm etwas anderes sagst.

Lösung 1 wie vorgeschlagen: ecoDMS mit Trennblättern
Lösung 2: ecoDMS mit BarCodes.
Generell Barcodes könnten dir helfen, wenn du eine Software hast die es interpretieren kann.

Naja, technisch möglich müsste das sicher irgendwie sein. Da vermutlich alle Gehaltsnachweise mit dem gleichen Kopf auf der ersten Seite starten. Du könntest dem Drucker auch mitteilen wo am Blatt das der jeweilige Monat steht. Kenne nur keinen Drucker der dazu fähig ist (heißt nicht das es keinen gibt).

 

[Domi83]

Eine Frage an die Leute die hier ecoDMS empfehlen... arbeitet jemand mit der Software und kann mir etwas bezüglich der OCR Geschichte erklären?

Ich habe ein HP Multifunktionsgerät, darüber scanne ich meine Unterlagen ein. Nun hab ich mir gestern mal ecoDMS auf dem PC installiert und von meiner KfZ Versicherung den Schrieb in ecoDMS gezogen, einen Bereich markiert der erkannt werden soll, ecoDMS machte auch ein "OCR Erkennung" doch erkannt hatte die Software nichts.

Wenn ich die PDF Datei von der Telekom verwendet hatte, konnte er den Text erkennen. Liegt vermutlich auch daran, dass mein Scanner die Unterlagen wie eine Art Bild einscannt und mir als PDF abspeichert und die Rechnungen der Telekom anders generiert wurden.

Wenn aber ecoDMS trotz OCR Software die gescannten Unterlagen nicht erkennt, angeblich aber auch JPG etc. einlesen können soll, wieso klappt das nicht mit meinen selbst eingescannten Dokumenten?