Spamfilter & Blocklisten von Providern (O²)

[Layer8]

Hallo,

ich arbeite als SysAdmin in einer Firma und würde mal gerne wissen wie andere Admins mit solchen Problemen umgehen.

Immer wieder werden Emails, welche an Kunden gehen sollen, von gewissen Providern geblockt. Schön zu sehen an den Bounce Mails.
Gleich vorweg: unsere Domain, von welcher die Emails versendet werden, sind auf keinen bekannten Blocklists, zu mindest laut https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Der Klassiker:
Ihre Nachricht wurde aufgrund eines Berechtigungs- oder Sicherheitsproblems nicht zugestellt. Sie wurde möglicherweise von einem Moderator zurückgewiesen, über die Adresse können nur E-Mails von bestimmten Absendern empfangen werden, oder eine weitere Einschränkung verhindert die Zustellung der Nachricht.

mail284c50.megamailservers.eu hat diesen Fehler ausgegeben:
*********** Connection refused due to abuse

Bei einigen Providern kann das Problem schnell gelöst werden, indem man einfach eine Email an den Postmaster@bla.de oder Abuse@bla.de schreibt, welche die Spamfilter der Server dann anpassen und den FalsePositive nachtragend beheben.

Allerdings gibt es auch schwierige Fälle, wie eben megamailservers.eu
Anscheinend verwendet O² diese für ihre Kunden. Demnach gibt es immer wieder Probleme, dass O² Kunden keine Emails von unserer Firma empfangen können, weil wir fälscherliche Weise als Spam klassifiziert werden.
Kontaktaufnahme an megamailservers.eu Domains ist per Mail nicht möglich --> werden instant gebounced.
O² Support ist leider absolut unfähig und die Kontaktmöglichkeiten sehr beschränkt.

Einfach aus Neugier würde mich interessieren, wie ihr sowas handhabt. Vielleicht habt ihr ja ein paar gute Ratschläge.

Beste Grüße

 

[pikostar]

http://multirbl.valli.org/dnsbl-lookup/

Schau mal ob Ihr irgendwo gelistet seid.

Funktioniert DKIM SPF UND DMARC bei euch ohne Probleme? -> Appmaildev DKIM-Prüfung

 

[BFF]

Hi,

In so einem Fall, wenn der Mailprovider des Kunden nicht wirklich mitspielt, lassen wir den Kunden bei seinem Mailprovider anfragen. Ist meisst wirkungsvoller.

Seid ihr irgendwo gelistet? -> http://multirbl.valli.org/dnsbl-lookup/

BFF

 

[Layer8]

@pikostar
Daran liegt es nicht, mxtoolbox sagt das gleiche wie hier:

Habe mit Telefonica auch schon telefoniert. Keine Chance, die sagen "der Kunde muss das selber einstellen, oder sich selber bei uns melden". Ja geil.

 

[pikostar]

Dein DNSBL Blacklist Test Summary hat nur 54 not listed(Es sind aber über 250). Das liegt daran, dass du die Domain nimmst. Du musst aber die IP-Adresse des E-Mail-Servers nehmen.

 

[Layer8]

Habe gerade mal eine andere mittelständische Domain versucht und ein ähnliches Ergebnis. Keine Ahnung warum sich da die Zahl so unterscheidet...
Das Problem ist, dass mit all den Leuten, mit denen man telefonisch in Kontakt kommt völlig ahnungslos sind. Standardaussage: "dAs HaT dEr KuNdE sElBeR eInGeStElLt".
Es könnte so einfach sein, wenn man mit einem der Admins, "echten" Techniker, Spezialisten sprechen könnte.

"Jo hallo, unsere Domain @xy.de wird bei euch gebounced, 'due to abuse'"
"Um welche Mailadressen geht es denn"
"Kann ich aus Datenschutzgründen nicht sagen"
"Ok, mom, dann schau ich mal in die Inbox Spamlogs kommend von *@xy.de ..... ah, ja, hier seh ichs, scheint ein false positive zu sein, ich whiteliste / änder das mal, sollten jetzt durchgehen"
"Super, danke!"

 

[pikostar]

Du musst die IP-Adresse vom eurem E-Mail-Server verwenden und nicht eure Domäne.

 

[snaxilian]

Kein Techniker der Welt hat aber Lust darauf den ganzen Tag Anrufe von anderen Admins zu bekommen und einzelne Mails per whitelisting frei zu geben. Hätte ich auch nicht^^
Grund für ein Mailabuse gibt es viele, wie z.B. falsch konfiguriertes DKIM oder SPF, Mails ohne Betreffszeile, Mails mit "verdächtigem" Inhalt wie zig Links, ausführbare Anhänge und wenig Text.

Hinzu kommt die unfassbare hohe Anzahl von Leuten, die SPF zwar konfiguriert haben aber nicht verstehen was genau sie da konfigurieren. Beim letzten AG hab ich noch gelegentlich Mail mit administriert und mich mit den Mail-Admins gut verstanden. Gefühlt pro Woche kam mindestens ein Ticket, dass ein externer Partner oder Lieferant uns angeblich keine Mail schicken könne und wir ihn bzw. dessen Domain doch bitte whitelisten sollen. 30 Sekunden später war uns klar, dass $externer-Partner/Lieferant SPFs für sich konfiguriert hatte aber die Mail von woanders kam... Da wir weder Support leisten können/wollen/dürfen hatten wir einmalig ne Anleitung mit Tips und Tricks zu how-to-fix-your-SPF-messup was unser Helpdesk dann als Standard raus schickte. In 99% der Fälle lagen wir damit auch richtig 🤷‍♂️

 

[Layer8]

Okay, wenn ich die IP nehme bekomm ich auch massig Ergebnisse.

Die, die failen, sind anscheinend nur nicht erreichbar:
"DNS request failed: The name server was unable to process this query due to a problem with the name server."

Bzgl. DKIM sieht es so aus (nicht konfigutiert)

Ich bin jetzt nicht der Exchange Experte, aber ich glaube wir sollten das mal angehen.

@snaxilian
Mit SPF mach ich mich mal schlau, nicht dass das schon das Problem ist. Danke für den Tipp!

 

[Snowi]

Ich hab vor kurzem für jemanden einen Mailserver aufgesetzt, und festgestellt, dass es Anbieter gibt, die trotz SPF, DKIM und DMARC sowie aktueller Krypto, vorhandenem rDNS usw. E-Mails zumindest als Spam einstuft. Bestes Beispiel war Outlook. Dort hab ich dann ein Ticket aufgemacht und gefragt, woran das liegt, dass die Mail als Spam eingestuft wird, weil im Header der Mail beim Empfänger kein Hinweis darauf war.
Antwort: Les bitte unser FAQ dazu unter Link blabla, dann geht das.
Hab dann das ganze Teil gelesen und ich habe genau alles erfüllt, was da stand. Nirgendwo blacklisted. Trotzdem im Spam-Ordner gelandet.

Ich verstehe dass vor allem so große Unternehmen keine Lust haben, ständig ihre Mailfilter für andere Server anzupassen, aber ich hab das Gefühl dass einige Anbieter ihre Filter auch einfach nicht im Griff haben, und du nur im Nicht-Spam landest, wenn dich genug Empfänger vorher whitelisted haben unter der Domain bzw. IP.
Ich meine, gebounced wurde bisher wohl noch nichts, aber ist halt nervig. Sämtliche Mailtests sagen auch, dass alles perfekt konfiguriert ist.

 

[BFF]

Bei den Mailservern kann man alles richtig machen und dennoch im Spam landen, wenn z.B. die Nutzer/Empfaenger (Exchange/Outlook-Kombination) einmal eine Mail die reinkommt als Spam markieren.

War bei uns mal als z.B. mehrfach Mails aufschlugen mit Betreff "Hier das Angebot auf Grund Ihrer Anfrage" dann der StandardBlaBlahText und ein PDF als Anlage. Da das wirklicher Spam war wurde das als solcher markiert. Irgendwann wurde sowas und echte Angebote dann direkt auf dem Server aussortiert. Da kam Freude auf.

BFF