Wie bekämpft ihr die Email-Flut an der Arbeit?

Da les ich doch grade einen Artikel auf SPON zum Thema "Emails sortieren"

Ich bin auch so ein "Sortierer"... aber ich habs mir zumindest teilweise abgewöhnt. Nur noch ganz wichtige Emails kommen in spezielle Unterordner. Früher hab ich ALLES sortiert, das spart tatsächlich keine Zeit, wie ich erfahren hab. Man kann sich quasi "zu Tode sortieren"

Wie managt ihr den täglichen Email-Wahnsinn im Büro? Ich krieg zum Glück kaum Spam, sonst wärs ganz aus

Also zu Hause sortieren meine Outlook - Regeln alleine...

Ja, zuhause nutz ich den Opera Mail Client. Der sortiert meine Emails automatisch An der Arbeit hab ich Outlook 2007 *kotzwürg* Nicht weils keine tollen Funktionen hätte... es schmiert laufend ab! Und ich bin nicht das einzige "Outlook-Opfer" in der Firma. Hab mich darüber schon bei unserem IT-Support beschwert... die schieben die Schuld auf Windows Vista *nochmehrkotzwürg*.

Sortieren, aber sinnvoll!
Zuviele Unterordner = Overkill
ich habe eine, der heißt persönlich, da kommt alles rein, was an mich DIREKT adressiert, also wo mein Name bei "AN" steht. darunter gibt's einen persönlich-CC. Da sagt der Name wohl schon alles.
An mein Department gesendetes Zeug landet ganz normal in der Inbox. D.h. wenn ich den Mail-Client aufmache, schaue ich zuerst mal in den "persönlich" ordner -und habe damit die wichtigsten Mails direkt vor mir.
Die CC-Nachrichten brauchen idR nicht direkt Aufmerksamkeit, darum werden die als letztes durchgeschaut.
Sonst wird nur manuell sortiert.
Allerdings habe ich für jedes unserer Department eine eigene Kategorie, was die Emails nochmal optisch besser unterscheiden lässt.

Das is mMn das Sinnvollste, was man machen kann, alles andere führt zur mehr Aufwand, als es letzlich bringt.

EDIT: Ja privat, sortiere ich auch stärker: zB ebay-Notifications, PN-Benachrichtigung, Zahlungsbestätigungen, nach diversen Mail-Verteilern,... aber das lässt sich auch leichter auseinanderhalten, was bei geschäftlichen Mails idR nicht der Fall ist...

MfG, Thomas

Mozilla: Thunderbird filtert Junk, Mailinglisten werden automatisch in einen dazugehörigen Ordner kopiert. Bei allem anderen wird im Eingangsordner gesucht. Achja, wenn ich Anmeldungen für irgendwelche Gelegenheiten entgegennehme, kommen die auch in einen dafür dann schnell aufgemachten Ordner, damit ich die 10 oder 20 Mails im Überblick habe.

Kenne jemanden, der das Mailprogramm "Pine" noch nutzt und inzwischen bei _Gigabytes_ Mails angekommen sind. Weiß nicht genau, ob der die 1000 Mails die Woche knackt. Der sortiert alles in Ordner. Aufgrund der Art und Weise, wie Pine funktioniert, ist das an der Stelle aber vllt. sinnvoller. (http://www.slackbook.org/html/basic-network-commands-email.html)

HighTech-Freak schrieb:

Sortieren, aber sinnvoll!
Zuviele Unterordner = Overkill

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Genau... ich hatte am Ende bald mehr Unterordner als Emails Das ging nicht mehr... mittlerweile nutze ich noch Unterordner für wichtige Emails... der Rest bleibt im Posteingang bzw. wird gelöscht.

Beim Opera Mail Client erstellt man gar keine Unterordner... man definiert Labels für seine Emails. Opera versucht, neue Emails mit dem richtigen Label zu versehen. Am Anfang ists noch was holprig, mit der Zeit funktionierts immer besser. Leider sind die Admins meiner Firma MS-Fanboys und würden mir niemals den Opera oder Thunderbird installieren...

Man muß auch mal vergessen können!

Meist antwortet man ja immer mit kompletter Historie, da kann man dann die Vorgänger Mails löschen

ich habe in der arbeit lotus notes 8.5 und ich habe drei oder vier unterordner. alles andere bleibt im posteingang. ich arbeite in lotus mit der vorschau und habe lotus so eingestellt, dass mails erst geöffnet (doppelklick) werden müssen, damit sie auf gelesen gesetzt werden. noch zu bearbeitende mails bleiben rot. ich kriege am tag ca. 20-40 mails, die auch relevant sind.

Also zu Hause wird gar nix beim Thunderbird von mir sortiert. Die E-Mails bleiben alle im Posteingang, unwichtige werden gelöscht (Papierkorb leer sich wenns zu voll wird automatisch) und wenn ich was finden will nutze ich die sehr gute Suchfunktion.

Nur der Junkfilter wird von mir noch gepflegt, da ich seit dieser Datenklauaktionen bei diversen Onlineshops wieder SPAM bekomme teilweise sogar mit meinem vollständigen Namen. Das gab es vorher noch nie. Diese Drecksunternehmen, welche den Datenschutz vernachlässigt haben, meide ich seit dem auch.

Na ja in der Firma ist das Aufkommen in Outlook 2010 sehr viel höher, aber da landet auch alles im Posteingang. Dieser ist nach Absender sortiert. Wenn es zu voll ist, dann wird im Schnellverfahren ausgemistet. Wichtig und aktuell= bleibt im Eingang. Wichtig aber nicht aktuell wird in einer der "Themenordner" weg sortiert. Der Rest wird gelöscht!

Wenn dein Outlook dauern dabschmiert hast du womöglich zuviele Mails im Postfach. Ein Kolege auf Arbeit hatte das selbe Probelm. Bei mehr als 1GB Mails war das Ding nicht mehr zu gerbauchen.

3 Ordner: Wichtig/unmittelbar; Nicht unmittelbar; Gorleben (alles was nicht gelöscht werden sollte, aber trotzdem relativ belanglos ist)

So habe ich es privat. Beruflich hält sich die email-Flut bei mir in Grenzen.

2fastHunter schrieb:

Wenn dein Outlook dauern dabschmiert hast du womöglich zuviele Mails im Postfach. Ein Kolege auf Arbeit hatte das selbe Probelm. Bei mehr als 1GB Mails war das Ding nicht mehr zu gerbauchen.

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Das vermute ich auch... ich hab die Unterordner allerdings im Mail-Archiv. Macht wahrscheinlich aber keine Unterschied. Auch andere betroffene Kollegen haben sehr viele Emails gespeichert.

Warum ueberhaupt sortieren? Lass doch einfach alles in der Inbox und nutze die Suchfunktion wenn du was bestimmtes brauchst.

Turas schrieb:

Warum ueberhaupt sortieren? Lass doch einfach alles in der Inbox und nutze die Suchfunktion wenn du was bestimmtes brauchst.

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Das funktioniert bei mir nur teilweise... ich brauche tatsächlich einige Unterordner, damit ich einen schnellen Überblick über spezielle Anfragen habe. Würd ich nur mit Suchfunktion arbeiten, würde ich gewisse Anfragen zu spät oder auch gar nicht beanworten, da diese wichtigen Emails schlicht absaufen würden in der Flut der Emails, die ich so jeden Tag bekomme.

Beim Opera Mail gibts die Möglichkeit, nur die ungelesenen Emails angezeigt zu bekommen. Geht das auch bei Outlook?

ich mache es eigendlich genauso wie einige andere...in Unterordner was von meinen direkten Kollegen und Chef kommt, div Newsletter, sonst einige nach Betreff ...den Rest in Inbox...wird nach 30Tagen gelöscht (inbox) automatisch. Schön per Regel alles eingestellt. Allerdings bekomme ich pro Tag nur ca. 20-30Mails.

[ironie des Arbeitens]
0. Wenn ich da manche Kollegen sehe,die viel in der inbox haben und dann E-Mails suchen...
1. Wozu sind Regel im EMail-Programm zum Automatisieren, wenn ich alles per Drag and Drop Email für
Email sortieren kann.
2. Man rechne alle Formeln mit Taschenrechner, wenns mit Excel vielleicht schneller geht....beklagt sich aber
das man keine Zeit hat.
3. ich schreibe x-AdressEtiketten von Hand aus einer Textdatei, wenns ein Kollege nur einen Bruchteil der
Zeit das gleiche per PC macht.
4. Alle Kollegen meckern wenn du am PC sitzt, programmierst deine Excel-Tabellen um deine tägliche Arbeit
schneller zu effizienter zu machen.
Nach deinem Urlaub sitzten alle deiner vorher meckerden Kollegen vor genau dieser Excel-Tabelle
und wundern sich das ein PC die Arbeit schneller machen kann als es vorher war...ein Danke hört man nicht.
5. Der PC kann Sachen die einige Kollegen nie kappieren...Erklären ist Sinnlos...

Beruflich habe ich Zugriff auf einen Exchange. Dafür ist bei uns festgelegt, dass alle identische Unterordner dort haben. Dazu gehörten Persönlich, Intern, Mitarbeiter, Kunden, Partner etc. Die könnte man noch weiter untergliedern, was ich aber nicht mache. Im Posteingang kommt immer alles an, wird von mir dann per Hand sortiert. Ist auch nicht sooo viel. Dank Spam-Filterung und Greylisting habe ich seit Jahren keine Spam-Mails mehr dort reinbekommen. Zu bearbeitende Mails markiere ich mit rot, Mails für die ich eine Antwort von jemand anderem Browser geld, Mails die ich irgendwann mal beantworten kann blau. Abgearbeitete Mails schiebe ich dann wie gesagt in die Ordner.

Privat sortiere ich nichts. Alles in einem Ordner und über die Gelesenmarkierung im Thunderbird sehe ich sofort was neu ist.