gesucht: Dokumenten- / Wissensmanagementtool

Hallo zusammen,

ich brauche mal Eure Kreativität. Mit der Suchfunktion bin ich nicht wirklich weiter gekommen.
Zusammengefasst suche ich vermutlich ein Dokumentenmanagementtool, bzw. eine clevere Idee zum Wissensmanagement im Unternehmensumfeld.

Da ich wie gesagt auf Eure Kreativität und Ideen hoffe, schildere ich mal kurz die Situation.
Ich arbeite in einem Beratungsunternehmen mit sechs Standorten in Deutschland. Die zentrale Datenablage erfolgt auf einem Server in München auf den alle anderen Zugriff haben.
Derzeit wird versucht auf dem Server in München ein Ablagesystem im Rahmen der normalen Windows-Explorer-Möglichkeiten zu etablieren mittels einer themenbasierten Ordnerstruktur.
Dennoch passiert immer wieder folgendes: Kollegen benutzen alte Vorlagen, weil die neuen nicht sofort auf auffindbar sind. Kollegen bereiten bestimmte Themen doppelt und dreifach auf, weil einfach keiner weiß, dass es dazu auf unserem Server schon etwas gibt. Häufig liegt es an der mangelnden Disziplin der Mitarbeiter, sich an die festgelegten Abläufe und Ablageorte zu halten, oft ergeben sich die Probleme aber auch aus den Möglichkeiten, die der Windowsexplorer nunmal jedem User bietet. Jeder kann ablegen, zugreifen und löschen wo und was er möchte.

Es klingt jetzt chaotischer als es ist, aber die Doppelarbeit nervt.

Optimal wäre aus meiner Sicht eine Art Wiki oder eben DMS, das einem zu einem Stichwort alles liefert was wir haben.
Die Frage ist, ob jemand Erfahrungen hat, die sich auf ähnliche Probleme beziehen und ob ihr Ideen habt, wie man dieses Problem lösen kann.

Vielen Dank vorab.

Da wirst du dir Systeme wie Dokuwiki oder Regisave sehr genau anschauen müssen um zu entscheiden ob das was für euch ist.
Auf jeden Fall ist das kein ganz kleines Projekt, denn es zieht einiges an Einrichtungs- und Schulungszeit nach sich.

Je nachdem was ihr genau macht, wäre eventuell auch sowas wie OTRS was für euch. Dort kann man auch Wissensdatenbanken aufbauen.

drupal-wiki

Definitiv DSM! Aber ich sag es gleich, das beste DSM bring nichts bei unmotivierten Mitarbeitern

Wusste gar nicht das es Regisafe noch gibt Ansonsten OSECM /enaio

Ein wiki oder Microsoft Sharepoint

Mir ist bewusst, dass sich vermutlich keine schnelle Entscheidung und vor allem auch keine schnelle Einführung realisieren lässt.
Allerdings fehlt im Moment generell eine genaue Vorstellung, was wir eigentlich suchen. Daher auch meine recht ausführliche Problembeschreibung.

Kennt jemand evtl. Informationsplattformen oder auch Firmen, bei denen man sich informieren bzw. beraten lassen kann?
Google und Konsorten erschlagen einen bei derartigen Stichworten. Daher hoffe ich auf euren Input, der sich vielleicht auf Erfahrungen begründet.
Die vorgeschlagenen Ansätze schau ich mir mal an.

Da hilft es wenn sich das Beratungsunternehmen beraten lässt - lustig Spaß bei Seite. Ausschreibung machen? Selber recherchieren und sich die Produkte durch Hersteller vorführen lassen. Diverse Systemhäuser kontaktieren.

So hat jeder Berater eben sein Kerngebiet
Ein Problem was ich insb. bei den großen Systemhäusern sehe ist die Komplexität. Eine Maxime unserer eigenen Beratungstätigkeit ist der Versuch alles soweit möglich zu vereinfachen; die Komplexität auf das notwendigste Maß zu reduzieren. Lösungen vieler Softwarehersteller wie SAP, Oracle oder ähnliches sind häufig derart komplex und überladen, dass sie sehr schwerfällig werden.
Bei unserer Arbeit stellen wir das immer wieder fest: Je einfacher, desto besser.

Schau dir mal Atlassian Jiira an mit Confluence. Vorausgesetzt man will auch an den Prozessen was machen

Nur, um dem Thema mal einen Abschluss zu geben 😏 wir haben uns im Sommer 2019 dann für eine Einführung von Confluence (cloud) entschieden. Gegen Ende 2020 war die Einführung weitgehend abgeschlossen und es hat sich für unsere Zwecke mehr als bewährt!