Outlook Ressourcenplanung

Hallo zusammen,

Wie es bis jetzt ist:
Ein Mitarbeiter braucht für eine Schulung/Meeting einen Laptop von uns (IT-Administration), den reserviert er über einen Termin in Outlook (Terminplanungsassistent). Laptops sind als schulungs-notebooks@FIRMA.com aufm Exchange angelegt. Nun ist es aber so, dass wir das nicht mitbekommen wenn sich jemand einen Laptop reserviert, die kommen halt dann zu uns in die Abteilung und sagen "hey ich hab mir einen Laptop reserviert, her damit".

Wie es zukünftig sein soll:
Ein Mitarbeiter braucht für eine Schulung/Meeting einen Laptop von uns (IT-Administration), den reserviert er über einen Termin in Outlook (Terminplanungsassistent). Danach soll eine Mail von schulungs-notebooks@FIRMA.com an admin-ticket@FIRMA.com gehen, damit wir in unserem Ticketsystem ein Ticket erstellt bekommen.

Meine Idee war es jetzt, von schulungs-notebooks@FIRMA.com eine Weiterleitung nach admin-ticket@FIRMA.com zu machen, das hat auch funktioniert, jedoch wird es nicht gerade vorteilhaft angezeigt, im Anhang des erstellten Tickets ist dann der Outlook Termin, den man erst in Outlook öffnen muss um zu sehen wann die den Laptop brauchen, da kann es halt dann auch bestimmt mal vorkommen, dass man den Termin wieder vergisst oder änliches.

Hab ihr vllt. änliches Szenario und könnt mir weiterhelfen? Optimal wär es wenn das Ticket dann den Namen hat:

Max Mustermann 12.12.2016 braucht 3 Laptops


Was auch noch möglich wäre:

Der Account schulungs-notebooks@FIRMA.com legt bei sich denke ich mal einen Termin an im Kalender (sonst würde er ja den Termin nicht an unser Ticketsystem weiterleiten). Es würde auch gehen wenn dann der Termin auf unseren Admin Kalender Kopiert wird.

Ich hoffe ihr könnt mir weiterhelfen.

LG
vEiT736

Hmmm... dann lass die User doch ein Ticket machen und wenn ein Notebook verfügbar ist, dann stellt ihr den Termin von Hand ein, oder euer Ticketsystem legt den an.

Danke für die Antwort.

von meiner Seite aus würde gegen deinen Vorschlag nix sprechen, jedoch reagieren unsere Mitarbeiter meistens nicht sehr gut auf solche Veränderungen....

LG

Ich nehme an Exchange Server vorhanden?
In das Thema Ressourcenpostfächer einlesen und entsprechend konfigurieren, mit stellvertreterfunktion und automatischer antwort.
Stichwort: Buchungsautomatik

@st0rax meinst du das hier?




und ja, Exchange Server vorhanden.

genau das meine ich.
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten.

Mit aktivierter Buchungsautomatik nimmt das notebook den termin bzw die reservierung automatisch an und ihr bekommt eine Benachrichtigung per Email in der dann drin steht wer was wann haben will.
Hier kann man Stellvertreter konfigurieren die das ganze dann Überblicken.

Andere Variante ist das die Anfragen nicht automatisch akzeptiert werden und der Stellvertreter das erst freigeben muss.