Organisation mehrerer E-Mail Konten - Wie mache ich weiter?

[MatMiller]

Hallo,

ich habe mehrere E-Mail-Accounts und Adressen bei gmx, strato, etc und nutze seit vielen Jahren Outlook und Notebook als "Sammelbecken". Abfrage per pop3. Die outlook.pst zog bisher auf jeden neuen Rechner mit um und wird immer größer, inzwischen mehrere GB. Gesichert in mehr oder weniger großen Abständen auf externe Platte. U.A. betreibe ich auch ein kleines Nebengewerbe und hab da auch eine E-Mail-Adresse, auf die aber recht selten - alle paar Wochen - geschäftliche E-Mails kommen.

Die Abfrage mit mobilen Geräten hatte ich bisher immer so eingerichtet, dass die emails auf dem Server bleiben und erst bei Abruf mit Outlook auf dem Server gelöscht werden.

Im Grunde ein klares sauberes Konzept, das aber zunehmend einige Schwierigkeiten birgt:
- Mit Outlook abgefragte und gesendete E-Mails sind online von Smartphone & Co nicht verfügbar
- Mit dem Smartphone gesendete E-Mails landen nicht in outlook
- WENN ich gesendete E-Mails in outlook haben will, kann ich nicht zeitnah antworten, sondern muss erst abends den Notebook @home anschalten, um zu antworten.
- etc.

Was ich möchte:
- auf E-Mails zeitnah antworten können
- auf allen Geräten empfangene und gesendete E-Mails sehen können
- E-Mails in Ordnern und ggf auch Unterordnern ablegen können
- E-Mails mit Signaturen versehen können

Ich habe nun schon mal mein Haupt-gmx-Konto auf IMAP umgestellt und teste das. Scheint ganz gut zu gehen, aber 100% blicke ich noch nicht durch, vor Allem bzgl. Sync von Ordnern.

Nun beschäftige ich mich gerade mit dem gmx-Sammeldienst und frage meine geschäftliche strato-Email-Adresse damit ab. Hab's noch nicht so ganz kapiert, aber scheint auch ganz gut zu klappen bis auf das offenbar lange Abfrage-Intervall von zig Stunden. Nicht gut.

Was wäre eine gute Lösung für mich? Wie kann ich mehrere E-Mail-Accounts gut, sicher, übersichtlich online verwalten?

Matthias

 

[Autokiller677]

Statt den Sammeldienst zu nutzen, kannst du auch die E-Mails von Strato weiterleiten lassen. Normalerweise hat jeder E-Mail Provider eine Option zur Weiterleitung von E-Mails, das geht dann quasi instantan.

Ansonsten eben IMAP benutzen. POP3 gehört im Multi-Gerät Zeitalter ins Altersteil geschickt.
Mit IMAP werden alle Ordner gesynct, nicht nur der Posteingang, und alles ist auf allen Geräten verfügbar. Fertig.

 

[Ebrithil]

pop3 ist halt einfach nicht mehr zeitgemäß.
IMAP sollte eigentlich alles können was du willst.

Edit: Da war wohl wer schneller

 

[cartridge_case]

- Mit dem Smartphone gesendete E-Mails landen nicht in outlook

Kann man nachträglich aber manuell importieren.

WENN ich gesendete E-Mails in outlook haben will, kann ich nicht zeitnah antworten, sondern muss erst abends den Notebook @home anschalten, um zu antworten

Siehe oben, nachträglich ins Outlook pflegen.

 

[Masamune2]

So viel Text für eine so einfache Lösung -> stell alles auf IMAP um und deine Probleme sind gelöst.

 

[LieberNetterFlo]

du nutzt einen Dienst als Sammler, zb Outlook.com, der ruft per POP3 deine E-Mails von allen anderen Anbietern ab, und kann per SMTP auch E-Mails in deren Namen verschicken.

Und auf diesen einen Dienst greifst du dann per IMAP zu. Deine E-Mails von deiner PST Datei kannst du im Bedarfsfall auch wieder hoch kopieren in deinen Sammeldienst.

 

[Reepo]

du nutzt einen Dienst als Sammler, zb Outlook.com,

Weiterer Vorteil, man kann bei outlook.com Regeln erstellen. Dann versinkt man nicht im Chaos. Habs auch so gemacht.

 

[zazie]

Zwei Ergänzungen aus der Praxis:
- Erstelle unter Outlook "Jahresordner" (oder nach sonst geeigneten Kriterien, beispielsweise Herkunft). Das erstellt eigene PST-Dateien. Wenn du die Mails deinen Kriterien entsprechend in die neuen Ordner hineinkopiert hast und das Lesen etc. einwandfrei funktioniert, dann kannst du danach die gleichen Mails im Ursprungs-PST löschen, dieses komprimieren und dann sämtliche PSTs zur Sicherheit auf dein Backup-Medium neu speichern. Bei mir funktioniert das mit insgesamt rund 13 GB in PSTs bestens.
Danach Outlook die Suchindizes neu erstellen lassen. Die Outlook-Suche ist wirklich gut, schnell und findet dir im Handumdrehen auch Mails in deinen "Archivordnern" - falls du die Indizes eben auch dort hast aufbauen lassen.
- Dein "Smartphone-Problem" würde der "Hub" von Blackberry elegant lösen. Diese Software holt auf den Konten, die du dafür im Hub eingegeben hast, die Mails ab (Intervall ist einstellbar; bei mir beispielsweise nur dann, wenn WLAN vorhanden). Sie werden auf einer Seite dargestellt, du kannst jedes Mail direkt beantworten (gleiche Oberfläche für alle Konten, aber die Absender wechseln je nach Konto, also gmail, gmx, me.com oder was auch immer). Der Clou ist aber, dass die Mails auf den verschiedenen Konten verbleiben.
Den Hub gibt's auch unter den neuen Android-Versionen der BBs. Ich selbst nutze (immer noch) den Passport und der läuft unter der letzten BB-Version 10.

 

[Autokiller677]

Diese Funktionalität des Hubs bietet quasi jeder Mailclient für Smartphones, dafür muss es kein Blackberry sein.
Verbleiben auf dem Server regelt IMAP, mehrere Konten der Mailclient (quasi wie Outlook). Fertig.

 

[MatMiller]

So viel Text für eine so einfache Lösung -> stell alles auf IMAP um und deine Probleme sind gelöst.

Ja, hab ich mir auch gedacht ;-) Aber manchmal hilft es mir selbst, meine Gedanken zu ordnen, wenn ich Anderen Situationen erläutere ;-)

Vielen Dank erstmal für Eure Antworten. Ich schaue mir outlook.com mal näher an.

 

[Autokiller677]

Der Hinweis mit Outlook.com ist zwar nett, aber letztlich ist auch das einfach nur eine E-Mail Adresse. Du kannst auch jede deiner bestehenden Adressen nutzen, wenn du alle E-Mails in ein Postfach haben willst. Einfach alles dahin weiterleiten.

Ich mache das auch so, aber ein Problem habe ich bisher noch nicht lösen können: Vom Smartphone mit unterschiedlichen Absendern antworten. Da passt irgendwas noch nicht so richtig.

 

[MatMiller]

Der Hinweis mit Outlook.com ist zwar nett, aber letztlich ist auch das einfach nur eine E-Mail Adresse. Du kannst auch jede deiner bestehenden Adressen nutzen, wenn du alle E-Mails in ein Postfach haben willst. Einfach alles dahin weiterleiten.

Ich mache das auch so, aber ein Problem habe ich bisher noch nicht lösen können: Vom Smartphone mit unterschiedlichen Absendern antworten. Da passt irgendwas noch nicht so richtig.

Beim Verwendung des gmx-Sammeldienstes kann man beim Schreiben einer Email entscheiden, über welches Konto man sie sendet. Auch über die gmx-App auf dem Smartphone. Ich denke das unterscheidet auch die 2 Ansätze "Sammeldienst" und "Weiterleitung". Wenn ich z.B. meine strato-Mails auf gmx weiterleite, kommen sie zwar dort an, aber ich kann nicht von gmx aus mit der strato-Adresse antworten. Wenn ich den Sammeldienst verwende, kann ich das.

 

[zazie]

Ich mache das auch so, aber ein Problem habe ich bisher noch nicht lösen können: Vom Smartphone mit unterschiedlichen Absendern antworten. Da passt irgendwas noch nicht so richtig.

Genau das geht aber mit dem von mir beschriebenen BB-Hub
Ich will keine Werbung betreiben und schliesse nicht aus, dass es dafür auch andere, funktionierende Lösungen gibt. Aber wie ich oben beschrieben habe: Erfahrungen aus der Praxis. Der Hub ist eine elegante und absturzfreie Lösung, nicht nur für Mails. Man kann auch Textnachrichten, Audiofiles oder was auch immer über den Hub erstellen und die entsprechenden Konten versenden (die EmpfängerInnen erhalten die Messages nicht vom BB-Konto, sondern aus den im Hub zusammengeführten Einzelkonten)

 

[Autokiller677]

Ok, dann ist das eine GMX Extra Funktion. Ich hab auf dem Smartphone meine Mails einfach per IMAP eingerichtet, damit geht es nicht. Im Webinterface meines Providers kann ich den Sender auch auswählen. Mit der GMX App können die das natürlich auch aufs Smartphone bringen.

Weiterleitung kannst du trotzdem nutzen - dann sind deine Mails instantan da. Lass den Sammeldienst einfach trotzdem an, damit du die Sende-Option behälst. Der Sammeldienst findet dann halt nur nix mehr zum Sammeln, aber das stört ja nicht weiter.

EDIT:
@zazie
Ja, aber der BB Hub braucht dafür auch Einzelkonten. Mit Einzelkonten kann das für E-Mail jeder Mailclient. Geht man weiter zu Chats, Textnachrichten etc. spielt der Hub zweifelsohne seine Stärken aus. Nur für E-Mail lohnt es sich halt nicht.

Hier geht es ja darum, alle Mails in ein Konto weiterzuleiten / einzusammeln, damit sie an einem Ort sind - nicht nur auf dem Handy, sondern auch in Webmail und Outlook.
Und wenn ich nur ein E-Mail Konto habe, kann der BB Hub da auch nicht über unterschiedliche Adressen antworten.

 

[MatMiller]

Weiterleitung kannst du trotzdem nutzen - dann sind deine Mails instantan da. Lass den Sammeldienst einfach trotzdem an, damit du die Sende-Option behälst. Der Sammeldienst findet dann halt nur nix mehr zum Sammeln, aber das stört ja nicht weiter.

Guter Gedanke und gerade mal probiert. Da gibt es aber 2 Haken:

1.) Eine m.E. nützliche Funktion beim gmx-Sammeldienst ist, dass man ein Haken bei "in extra Ordner legen" machen kann. Man sieht damit auf einen Blick, welches die "eingesammelten" Emails sind. Bei der Weiterleitung kommt sie aber im Posteingang an. Das spielt natürlich nur dann eine Rolle, wenn man sie überhaupt in dem Extra-Ordner abgelegt haben will.

2.) Die bei strato weitergeleitete Email wird nicht als gelesen markiert und wird noch zusätzlich vom gmx-Sammeldienst abgeholt. Kommt also dann 2 mal bei gmx an.

 

[zazie]

@Autokiller677: Reden wir aneinander vorbei? Ich habe mich auf deine Aussage bezogen, dass du VOM SMARTPHONE aus nicht mit unterschiedlichen Absendern antworten kannst. Mit dem Hub geht das. Ohne dass du die Einzelkonten aufrufen müsstest (sei es per App oder über den Browser).
Wenn es jeder andere Mailclient auch kann, warum geht es denn bei dir nicht (#11)?

Der Hub verhindert übrigens nicht, dass man beispielsweise aus Outlook heraus noch andere "Abruf-" oder "Gruppierungsoptionen" konfiguriert, beispielsweise in Outlook, also einer Exchangeserver-Umgebung.

 

[Autokiller677]

@zazie
Ja, wir reden aneinander vorbei. Solange ich Einzelkonten habe, kann es jeder halbwegs vernünftige Mailclient. Einen zusammengefassten Posteingang bieten die alle, und automatisch über das Konto antworten, an das gesendet wurde machen die auch.

Was ich meine ist, dass man keine Einzelkonten mehr hat - z.B. wenn man einen Sammeldienst oder Weiterleitungen benutzt. Ich leite alle meine E-Mails auf eine Adresse weiter, und synce nur die mit dem Smartphone. Da kann auch der Hub nix mehr machen, weil er auch nur ein Konto kennt.
Und genau das habe ich auch in #11 geschrieben. Dass ich eben alles auf eine Adresse weiterleite.

Ausnahme sind hier Systeme wie das von GMX, bei denen man online die SMTP Daten weiterer Konten eingibt und dann die GMX App nutzt. Damit hat man quasi die Funktionalität des Hubs - aber auf Seiten von GMX realisiert, so dass es auch online verfügbar ist, und nicht nur auf dem Smartphone.
Damit kann ich alle E-Mails in einem Konto sammeln + von unterschiedlichen Konten antworten auf dem Smartphone.

 

[cbtestarossa]

IMAP musst du bei GMX pro Konto in den Optionen noch freischalten

 

[MatMiller]

Hallo nochmal kurz.

Ich habe nun vorerst mal alle meine E-Mail-Konten (3 ohne gmail) auf imap umgestellt und experimentiere damit bzgl. Ordnererstellung, E-Mail-Ablage, Signaturen, Zugriff per Browser, Apps, Outlook, etc.

Mein Hintergedanke eines "Online Sammelkontos" war, dass ich ggf. einen leistungsfähigen sicheren Anbieter mit Bezahl-Account und fettem Speicher nehme und dort meine Emails incl. ggf. großer Anhänge über Jahre auch gut aufgehoben sind. Aber dass z.B. outlook.com per pop3 nur in großen Zeitabständen von mehreren Stunden abfragt, ist ja schon mal ein Ausschlusskriterium. Geht ja irgendwie gar nicht.

 

[Autokiller677]

...
Wie schon x mal geschrieben: Dann richte einfach eine Weiterleitung deiner Konten auf dieses Sammelkonto ein. Quasi jeder Anbieter hat das. Jede eingehende E-Mail wird dann sofort an eine beliebige andere Adresse weitergeleitet. Ist quasi instantan. Damit kannst du jedes Konto zum Sammelkonto machen, egal ob die so einen Sammeldienst haben.

Ich verstehe auch, das Outlook.com nicht öfter abfragt. Wenn die alle Minute oder so abfragen, verursacht das auf deren Seite einfach massiv lasst. Und die allermeisten abfragen werden ohne neue E-Mail zurückkommen. Diese Sammelfunktion ist nur für Postfächer gedacht, bei denen selten was auftaucht oder deren Bearbeitung Zeit hat.

Aber wie gesagt: Einfach Weiterleitung einrichten und das ist gegessen.

EDIT: Wie oben schon gesagt arbeite ich auch so.
Mein Hauptaccount ist bei https://servercow.de/mailcow
Braucht man allerdings eine eigene Domain für. Dafür Daten in D, 20GB Speicher, viele Adressen, Exchange Anbindung.