Bestätigung von Arbeitstätigkeiten Digital

[MoinKffee]

Hallo Zusammen,

wir haben ein Unternehmen, welches uns rechtlich betreut und mit dem wir zusammen ein Rechtskataster pflegen.
Aus diesem Rechtskataster heraus ergeben sich Aufgaben, Pflichten für alle unsere Mitarbeiter.

Mein Vorgesetzter möchte nicht, dass jeder Mitarbeiter in diesem Webportal zugange ist und möchte, dass ich es für alle Mitarbeiter pflege. (Bitte hier nicht über Sinn und Unsinn debattieren)

Ich könnte die personifizierten Pflichten aus dem Portal selber für jeden MA als pdf exportieren. Normalerweise würde man das drucken, jeder Mitarbeiter unterschreibt zur Bestätigung und man heftet es ab.

Ich will hier aber nicht noch mehr Papiermüll erzeugen. Habt ihr ne Idee wie ich das digital bewerkstelligen kann?

Danke Tommy

 

[robinjoooh]

Also brauchst du nur was damit du revisionssicher digital unterschreiben lassen kannst? Oder was ist das Problem? Gibt einige Unternehmen die sowas anbieten

 

[Yin Yang]

Aus diesem Rechtskataster heraus ergeben sich Aufgaben, Pflichten für alle unsere Mitarbeiter.

Mein Vorgesetzter möchte nicht, dass jeder Mitarbeiter in diesem Webportal zugange ist

Das sind zwei unterschiedliche Sachverhalte.

Generelle Sachen die alle Mitarbeiter einhalten müssen bedürfen einer schriftlichen Zustimmung. Wenn ich schon so etwas wie PDF lese klingt das alles sehr unprofessionell, eigentlich macht so etwas auch der IT-Dienstleister. Habt Ihr etwa keinen Datenschutz-Beauftragten? Auch diese Person müsste darüber Bescheid wissen. Solche Sachen sind gesetzlich in Deutschland vorgeschrieben. Vielleicht solltest du das anders abklären und nicht über ein Internetforum.

 

[Zer0DEV]

@Yin Yang
Wohl eher der Betriebsrat, welcher die Mitarbeiter vertritt. Der DSB nur, wenn das Rechtskataster auch Bezug zu Verordnungen bzw. Gesetzen die mit dem Datenschutz zu tun haben.

In jedem Fall sollte, wenn es darum geht das die Mitarbeiter alle rechtlichen/gesetzlichen Vorgaben einzuhalten haben, diese auch eigenständig in dem Portal arbeiten. Gut, wir kennen das Portal nicht und wissen nicht wie es aufgebaut ist, aber das was der Vorgesetzte sich da "ausgedacht" hat, ist der falsche Weg.

Traut man seinen Mitarbeitern nicht zu in solch einem Portal sinnvoll zu arbeiten, schafft man es nicht an oder aber man muss die Mitarbeiter schulen.


Ansonsten würd ich bei IT-Dienstleister nach einen Berechtigungsystem fragen, dass z.B. Änderungen vom Supervisor (z.B. dir) autorisiert werden müssen.

 

[cb_darkman]

Wenn ich sowas lese, wird mir echt schlecht und Ihr seid zu 99,9% nicht DSGVO konform!
Sowas kann echt teuer werden, siehe Deutsche Wohnen wo mehrere Mio. fällig wurden, weil Sie sich nicht an geltendes Recht gehalten haben.

Zum eigentlichen Thema. Da kann ich robinjooooh nur zustimmen.

 

[Gracchus]

Jeder Mitarbeiter muß ein digitales Zertifikat erhalten, du mußt jedem zeigen wie er/sie es benutzt, und du musst sicherstellen, daß niemand anderes dieses Zertifikat benutzen kann. Zusätzlich zu dem ganzen anderen Kram, der schon beschrieben wurde. Ehrlich, ich würde den "Papiermüll" vorziehen!

 

[MoinKffee]

Danke für eure Hilfe. Ich werde weder das eine noch das andere machen. Ich werde meinem Chef sagen, entweder nutzen wir das Portal wo jeder sein persönliches Login hat oder wir lassens bleiben. Wir sind ein rein operativer, kleiner Außenposten und regeln manchmal nicht alles auf konzernniveau. Aber hierbei machst du dich ja strafbarer, wenn du es trotz vorhandener Infrastruktur vorsätzlich schlampig machst als gar nicht.

Ihm geht's leider nicht um dir Sache, er hat die Aufgabe der Geschäftsführung das dieses Jahr mit leben zu füllen und er nimmt sich den entspanntesten Weg.