Editierbare Feld in Excel bzw. PDF

[calvin™]

Hallo zusammen,

wie kann man eine PDF oder Excel Datei erstellen, in der einzelne Felder editiert/ergänzt werden können, das ganze Dokument aber nicht?

Auch ein Tutorials wäre sehr nett, hab Google bemüht aber nichts Brauchbares gefunden.

Geld spielt keine Rolle, wenn man eine Software kaufen muss!

Vielen Dank schon mal!

lg
Alex

 

[Talidor]

Bei Excel kannst du Zellen sperren (rechte Maustaste auf eine Zelle -> Zellen formatieren -> Schutz -> Häckchen bei gesperrt)

Dann noch das Blatt schützen (Extras -> Schutz)

und alle Zellen wo das Häckchen gesetzt wurde können nicht bearbeitet werden.

 

[zazie]

Mit der Professional-Version von Acrobat Reader kannst du "interaktive Felder" erzeugen, die genau deinen Zweck erfüllen. Du kannst beispielsweise in einem Formular die Bearbeiter Werte eintragen lassen, oder persönliche Daten, oder auch Text, der eine bestimmte Länge nicht überschreiten darf (damit kannst du den fürchterlichsten Vielschreiber disziplinieren: wenn du eine Obergrenze von 500 Zeichen eingibst, kann der nach dem 500 Zeichen einfach nicht weiter schreiben )

Zu meinem Erstaunen habe ich jetzt im netz auf die Schnelle weder auf deutsch noch auf englisch ein hilfreiches Manual gefunden. Die Funktion ist in Acrobat pro zu erreichen unter Advanced/Forms/Create New Forms ..., worauf sich ein Assistent öffnet, der aufgrund vordefinierter Anwendungen die Erstellung erleichtert. Einmal erstellte interaktive Felder können später auch editiert werden.

Zu dieser Kategorie gehören auch interaktive Buttons, die bestimmte Aktionen aus dem Dokument heraus starten können (beispielsweise Musik abspielen).

 

[calvin™]

Ok, und diese Felder, im Acrobat REader, kann die auch einer editieren, der kein Acrobat Pro installiert hat? Spricht kann man diese Felder mit dem einfachen Acrobat Reader ausfüllen?

 

[Mr. Snoot]

Ja. Wenn du den Adobe LiveCycle Designer hast einfach ein 'Textfeld' einfügen (nicht 'Text') und das ganze am besten als dynamisches PDF speichern. Dann werden Felder, die der Benutzer ändern/ausfüllen kann auch farblich hervorgehoben.

 

[calvin™]

Aber mir ist wichtig, dass der Benutzer dieser PDF, diese danach mit dem Acrobat Reader ändern kann, das geht ja?!

Wie schon gesagt, würde Excel auch gehen, was aber das Problem bei Excel ist, dass ständig die Spalten so geändert werden, dass die Tabelle nicht mehr auf eine Seite passt und die ständig erstmal wieder angepasst werden müssen.

Gibt es dafür auch so einen Schutz? Das die Spaltengröße nicht verändert werden kann. Nach unten ist das kein Problem, nach unten können die Seiten so lang werden die sie möchten, nur eben nicht zu Seite.

 

[zazie]

Die Frage ist eigentlich schon beantwortet, aber ich bestätige dir es ausdrücklich nochmals: um in einem dynamischen PDF einen Eintrag zu machen, reicht der Gratis-Acrobat Reader (oder ein anderes Program, das PDFs darstellen kann).
Nur der ERSTELLER muss Acrobat pro haben.

Persönlich würde ich dir zur Acrobat-Version raten, nicht aus technischen, sondern aus "psychologischen" Gründen: Excel-Sheets wirken auf viele eher abschreckend, der Umgang mit Tabs ist auch nicht überall bekannt (vorallem ältere Anwender), der Schutz für bestimmte Felder kann Verwirrung stiften etc.
Ob solches "DAU"-Verhalten in deinem Fall zu berücksichtigen ist, musst du selbst wissen.

In meinem Fall ist es eindeutig besser, dem Anwender ein Formular vorzulegen, wo falsche Eingaben praktisch ausgeschlossen sind (du kannst beispielsweise vorgeben, dass Zahlen eingegeben werden müssen).

 

[calvin™]

Ok, vielen Dank schon mal, dann werde ich das mal in Angriff nehmen! Wenn ich noch ne Frage habe, dann meld ich mich einfach nochmal! Vielen Dank!

lg
Alex

 

[Lasersword]

Was die Spaltenbreite in Excel angeht, da kannst du doch vorher unter "Zellen formatieren" den Zeilenumbruch einstellen.

Mach dann die Spalte so breit, wie sie halt sein darf und aktiviere den Blattschutz.

Jetzt kann auch mit der Seitenbreite nix mehr passieren.

 

[calvin™]

Auch gut! Danke vielmals!!

 

[calvin™]

Hallo zusammen, ich habe mir jetzt beides vorgenommen, PDF und Excel.

Excel ist um einiges einfacher und PDF um einiges schwerer zu erstellen. PDF sieht aber um einiges besser aus als Excel!

Zu meinem Problem in PDF:

Ich habe so ein Formular erstellt, so wie es fast haben möchte, aber einige Probleme habe ich noch, wo ihr mir eventuell helfen könnten.

Und zwar:
1. Ich habe Querformat gewählt und in die Zeilen, darf man jetzt seins eintragen, aber die wenn es mehr Zeichen sind, als die Zeilenspalte erlaubt, dann werden die Zeichen versteckt! Ich hätte es aber gerne so, dass ein Zeilenumbruch stattfindet.

2. Die User können die editierte Datei nicht speichern. Da steht nur, dass man die als Blank speichern kann oder ausdrucken.

3. Ich habe einen Button erstellt, "Formular verschicken", wenn ich drauf drücke, dann wird nur eine XML-Datei verschickt, aber nicht das PDF.

Super wäre es, wenn die Leute diese Datei auf ihrem Computer speichern könnten und wenn sie auf Formular verschicken klicken, dass diese editierte Datei auch verschickt wird.

Hat jemand hierfür Lösungen?

Vielen Dank!

lg
Alex

 

[zazie]

Arbeitest du mit einer deutschen Version ?

Meine ist englisch. Wenn ich also die Befehle "übersetze", stimmen sie vielleicht nicht immer genau mit der deutschen Version überein. Bitte berücksichtigen.

1. Ich habe Querformat gewählt und in die Zeilen, darf man jetzt seins eintragen, aber die wenn es mehr Zeichen sind, als die Zeilenspalte erlaubt, dann werden die Zeichen versteckt! Ich hätte es aber gerne so, dass ein Zeilenumbruch stattfindet.

Wenn du im Designer ein "Textfeld" erstellst und anschliessend das Textfeld aktivierst (=einmal drauf klicken, erhält schwarzen Rand), dann hat's am rechten Rand des Programms in der Mitte ein Kästchen "Objekt". Dort kannst du unter "Feld" u.a. auswählen, ob "mehrere Zeilen" erlaubt sind oder nicht (Häkchen setzen).
In der gleichen Objekt-Box stellst du auch die Gesamtmaximallänge und ähnliches ein.

Die Box ist ein mächtiges Tool. Je nach ausgewähltem Feld-Typ ändern sich die Anzeige- und Einstelloptionen.

2. Die User können die editierte Datei nicht speichern. Da steht nur, dass man die als Blank speichern kann oder ausdrucken.

Ist mir ein Rätsel. Hast DU deine Vorlage korrekt gespeichert,? Also unter "Datei" als "publish under repository" (keine Ahnung, wie das deutsch heisst; es handelt sich um die 8. Option unter Datei, mit Trennlinien vor- und nachher), und dann - wichtig! - als dynamisches PDF-Formular speichern.

3. Ich habe einen Button erstellt, "Formular verschicken", wenn ich drauf drücke, dann wird nur eine XML-Datei verschickt, aber nicht das PDF.

Beim Erstellen eines NEUEN Dokuments liefert dir der Designer vier Möglichkeiten zur Auswahl, ob das Formular nur elektronisch, elektronisch und Print, etc. übermittelt werden soll. Da musst du die Option E-Mail/Print wählen, worauf automatisch zwei Felder/Buttons generiert werden.

übrigens: Die XML-Datei müsstest du nur auf deinem PC mit dem Formular öffnen, und dann speichern.

Ach ja: es spricht nichts dagegen, dass deine Leute das PDF lokal speichern, ausdrucken, weiterleiten, was auch immer. Das geht so wie mit jedem andern PDF.

 

[calvin™]

Hallo zazie und vielen Dank das du mir hilfst!

zu 1. Dieses habe ich schon entdeckt. Wenn ich auf Zeilenumbruch klicke, dann erlaubt er das auch, aber er vergrößert das Feld nicht nach unten. Sondern macht diese Scrollpfeile dahin.

zu 2. Ich habe die Option Speichern Unter ausprobiert und die Option In Repository veröffentlichen. Beide haben nicht funktioniert. Könntest du mir das vielleicht Schritt für Schritt erklären? Mit dem Adobe Acrobat kann man das speichern, mit dem Reader nicht.

zu 3. Das habe ich gewählt, ich habe auch die beiden Buttons, aber leider macht er das nicht. Er verschickt nur die XML-Datei. Es wäre gut wenn er das normale PDF verschickt, verstehe ich nicht, warum er das nicht macht.

Du sagst es spricht nichts dagegen, dass die User das lokal speichern. Das ist richtig, so hätte ich das auch gerne, aber das klappt leider nicht. Er sagt nur das er ein Blank Dokument speichern kann, aber nicht mit den Inhalten.

Es wäre so super wenn das klappen würde!!

 

[calvin™]

Ah, hat keiner eine Idee hierfür?

 

[RdogpinK]

Hiho Alexalfeld,
Dein 2. Problem wirst du beheben können, indem du in Acrobat Pro unter "Erweitert" den Punkt "Rechte für Adobe Reader erweitern" (oder so ähnlich), dann können auch Readernutzer die Dokumente vollständig speichern.
Grüße

 

[calvin™]

Ich Danke Dir sehr für deine Antwort! Leider hat sich das jetzt auch erledigt, aber ich werde das auf jeden Fall probieren!

Vielen Dank!