Excel oder Access Daten "einfach" eingeben und eine automatische Auswertung erhalten

[Hagen_67]

Hallo Leute,

ich hab ne schwere Aufgabe.
Es geht um die Eingabe und Auswertung von Daten (hierbei um "Fehleranalyse"). Ich möchte dieses als ein Projekt auf meiner Arbeit einführen und brauche Hilfe von Euch (wie schon so oft ).

(Und es kommt jetzt ne ganz große Menge zu lesen, SORRY)

Bei der ganzen Sache denke ich mir den Ablauf wie folgt:

1. Erfassung der Fehler
2. Sortierung der Fehler nach "systemischem" oder "menschlichem" Versagen
3. Bei systemischen Fehlern: Anpassung/ Veränderungen der Abläufe an sich
4. Bei "menschlichen" Versagen: Anpassung der Abläufe an menschliche Bedürfnisse/ Fähigkeiten, um eine größtmögliche Fehler- Vermeidung als Ergebnis zu bekommen

Die Mitarbeiter sollen die "Fehler" selber im PC eingeben. Dabei stehen folgende Prioritäten im Vordergrund:

1. Nicht jeder Mitarbeiter ist ein "PC- Power-User" - also muss die Eingabe sehr einfach sein
2. Wenn ein Fehler passiert soll die Eingabe "zeitnah" geschehen"
3. Der Mitarbeiter muss in jedem Fall anonym bleiben

Ich habe mal eine Excel-Datei erstellt, wie ich es mir "einfach" mal vorstelle, wie sowas dann aussehen könnte:

Wenn der Mitarbeiter einen Fehler feststellt, öffnet er die Datei. Im Register "Codierung" sieht er dann wie er den "Fehler" einstufen muss.
Im Register "Eingabe" trägt er dann die "Codierung" ein. Sobald er unter dem Punkt "Code" eine Zahl ( von 1-x, je nach angegebenen Fehlern im Register "Codierung") eingegeben hat, wird im daneben stehenden Feld "Datum" das aktuelle Datum automatisch eingetragen.

Die Ergebnisse der Eintragungen können dann die Mitarbeiter, ich, als Abteilungsleiter und meine Vorgesetzte jederzeit abrufen und unter dem Register "Auswertung" analysieren. In diesem Register kann man dann sehen, welche Fehler im Monat "X" gehäuft vorgekommen sind.


Die wichtigsten Punkte dabei sind mir die Anonymisierung der Mitarbeiter (alle benutzen die gleichen PC's unter der gleichen Anmeldung - das läuft schon so)
Und es geht weder mir, noch meinen Mitarbeitern und Vorgesetzten darum "Fehler" zu personalisieren.

Was ich suche:

• Im Register "Eingabe" z.B. den Vorgang "A" in der Spalte "Code" eingeben. Damit erscheint in der Spalte " Datum" automatisch das Datum der Eingabe
• Am Monatsende sehe ich im Register "Auswertung" welcher Fehler wie oft passiert ist

Was noch ein Traum wäre:
Wir sind sechs, in etwa vergleichbare Abteilungen. Die Daten der einzelnen Abteilungen zusammen zu tragen, automatisch.
Des wär noch mal ein riesiger Erfolg.

So, und jetzt kommt meine Frage:
Ist sowas in Excel zu schaffen, und wenn ja, Wie?
Oder muss ich da dann anfangen mich in Access reinzuwühlen? (Sorry, und wenn ja, WIE?)

Ihr seht, ich habe eine Idee. Nur keine Ahnung um das "WIE".
Daher ein DANKE an Euch
und liebe Grüße

Hagen

 

[7H0M45]

Hi,
sollte für jemanden ders kann keine schwere Aufgabe sein. Aber wenn ichs recht verstanden habe, bist du eher Anfänger?

Prinzipiell würde ich soetwas mit Access lösen. Der größte Vorteil wäre das Access von mehreren Nutzern zeitgleich verwendet werden kann, was bei Excel nicht der Fall ist.
Wenn ichs richtig verstanden hab dann habt ihr aber mehrere Nutzer gleichzeitig.

Der Einstieg in Access ist finde ich schwieriger, bietet aber das bessere Endergebnis.
Du wirst aber auf jedenfall die Programmiersprache VBA erlernen müssen um das Problem ordentlich zu lösen.

Hoffe ich konnte ein wenig helfen, falls du noch fragen hast gerne auch per PN.


Gruß Thomas

 

[Coldframe]

Hi,
das geht auf jeden Fall mit Excel.
Userform für die Eingabe und eine Pivot für die Daten und Auswertungen.

Aber wie Thomas schon sagte, die Schwäche von Excel liegt hier ganz klar darin, dass immer nur eine Person damit arbeiten kann.

 

[Janush]

Hallo,

Hier mal ein Vorschlag der beides nutzt. Macht vor allem Sinn wenn eure Mitarbeiter oft Ecxel benutzen, oder eh den ganzen Tag offen haben.

Bastel einfach ein Excel Add In welches per DAO Verbindung die Daten in eine Access Datenbank schreibt.

Dann muss niemand irgendwelche Excelfiles öffnen, sondern nur ein paar Knöpfe drücken. Und das beste daran: Du hast die volle Kontrolle, ohne das jemand die Daten sehen, oder verändern kann

Das ist übrigens mal ne richtig coole Aufgabe. Lohnt sich allerdings nur wenn da auch mal n bisschen Daten zusammen kommen. Sonnst könnt Ihr es auch manuell in ein Word Doc eintragen

 

[Hagen_67]

Hallo,

Danke für die Tips. Aber wo kann ich anfangen. Ich weiss, dass es geht, aber nicht wie. Wo sollte ein Noob, wie ich anfangen?

 

[Janush]

Wieviel Erfahrung hat Du mit Excel, Access, SQL und vor allem mit VBA?

Wie soll die "Daten Kollektion" am Ende aussehen? Welche Programme stehen den Kollegen zur Verfügung? Access, Excel, oder beides?

Man kann auch ein Excelfile so einstellen das mehrere Benutzer drauf zugreifen können.

Vieviel Zeit hast Du?

Das ist erstmal alles was mir dazu einfällt.

 

[Hagen_67]

Meine Erfahrung mit Excel:
Nur ausgesprochen wenig. Hab vor längerer Zeit mal ne simple "Kassenabrechungstabelle" erstellt. Verschiedenene Zellen einer Spalte werden miteinander addiert im "Haben- Bereich" und im "Soll- Bereich". Wenn dann die Summen im "Soll" und "Haben" - Bereich gleich waren - alles gut. Wenn nicht in anderer Zelle Fehlermeldung.
Das Know-How dazu hab ich mir im Internet zusammen gesucht und teils auch wieder vergessen.
Mit Access, SQL und VBA hab ich null Erfahrung.

"Daten- Kollektion":
Ich versuche es mal so zu beschreiben: Ich habe 10 "Fehler- Kategorien" die erfasst werden sollen.
Ich habe 6 Abteilungen, bei denen das laufen soll. (Für jede Abteilung gibt es je einen Account an dem bis zu 19 Mitarbeiter Daten eingeben können. Die Arbeit am PC ist nicht das Hauptgeschäft, wie man sieht)

Diese Abteilungen treffen sich einmal alle drei Monate zu einer "Fehler- Konferenz". Dabei werden die unterschiedlichen Fehler besprochen. Es geht dabei nie um "Runter machen", sondern um das Erarbeiten von Lösungen.
Dazu brauche ich dann die Info welche "Fehler- Kategorie" wie häufig vorgekommen ist. Und wie häufig in den einzelnen Abteilungen. Dadurch kann man eventuell sehen, was die eine Abteilung besser als die anderen macht - und kann dann eventuell als "Vorbild" für die anderen sein.

Was zur Verfügung steht: Hab heute nochmal geschaut. Auf jeden Fall Excel 2003. Access hab ich nicht gefunden. Da muss ich morgen mal die Admins fragen.

Nach Ablauf von 12 Monaten schaut man sich dann den "Verlauf" der Fehler- Häufigkeit an und gleichzeitig die einzelnen Maßnahmen, um diese Fehler zu vermeiden. Dann bekommt man ein gutes Bild davon ob die eine oder andere Maßnahme positiv gegriffen hat. (Das soll aber nicht in einer Datenbank/ Tabelle erfasst werden.)

Zeit, die ich zur Verfügung habe: Naja, ich hab jetzt erstmal ganz simple Tabellen ausgedruckt, die dann von Hand ausgewertet werden müssen. Geht also. alles weiter ist eine freiwillige Leistung von mir. Nur so aus Spass an der Freud. Aber wenn's mal funzt macht es uns die Arbeit auch leichter. Und man kann es eventuell auf andere Bereiche übertragen.
Also, ich bin nicht gehetzt. Kein Erwartungsdruck vom Arbeitgeber. Aber ich würd es ganz gerne in den nächsten 3 Monaten hinbekommen.
Hab k.A. was da auf mich zukommt.

Lieben Dank

 

[Janush]

Guten Morgen,

Ich dachte schon das Thema ist tot. Schön, dass es doch nicht so ist. Also, sollten wir es nach meiner Art machen, hast Du am Ende das Folgende:

Eine Access Datenbank in der alle Informationen über die Fehler zusammen laufen und ein Excel AddIn welches Du auf den entsprechenden Abteilungsrechnern installieren kannst. Der user kann dann per drop down Menü einen Fehler auswählen und per Sendbutton an deine Datenbank schicken. Was Du dazu benötigst ist Access an Deinem Rechner um die Datenbank zu verwalten und Excel an allen anderen Workstations.

Zeitaufwand für diese Übung normalerweise ein paar Stunden. Allerdings sollten wir schauen das Du auch was dabei lernst.

OK, ich kann nicht zu jeder Zeit was schreiben, also nicht wundern wenn mal ne Weile nix kommt. Außerdem gibt’s ja hier genug Bro's die sich auskennen :-)

Ich würde vorschlagen das wir mit den einfachen Dingen anfangen. Legen wir doch zuerst einen Ordner an in welchem alle Projekt Dateien abgelegt werden und zu welchem alle Workstations eine Verbindung haben. Nennen wir diesen "FehlerAnalyse". In diesem Ordner legen wir eine neue leere Datenbank und ein leeres Excel an. Beides nennen wir FehlerAnalyse, einmal als .xls und einmal als .mdb

Wenn das erledigt ist öffnen wir die Datenbank und legen zwei Tabellen an. Einen welche die vordefinierten Fehler enthält und eine welche später alle Eingaben sammelt. Wenn das erledigt ist kannst Du ja schon mal anfangen die Fehler zu definieren.

So long…

Ich bin gerade beim Googlen nach "Grundlagen VBA Excel" auf folgenden Link gestossen.
https://www.google.de/url?q=http://www.galileocomputing.de/download/dateien/2923/galileocomputing_einstieg_in_vba_excel.pdf&sa=U&ei=89F1U_KvDauB7Qae7oHQDw&ved=0CDEQFjAC&usg=AFQjCNHV71OTRV-_DxINvrhP-7CmSUo3mQ

Da kann man mal drin blaettern wenn man lange Weile hat ;-)

 

[Hagen_67]

@ janush: Erstmal vielen Dank für Deine Hilfe. Ich glaub, so wie Du das beschreibst kann ich das durchaus schaffen, mit Deiner Hilfe. Allerdings muss ich noch klären, ob bei uns Access zur Verfügung steht. Und leider habe ich im Moment Urlaub . An meinem letzten Arbeitstag habe ich in der EDV niemanden erreicht.
Ich melde mich hier in dem Thread wieder Mitte Juni, wenn ich wieder arbeite und näheres weiss.
Bis dahin
Grüße
Hagen