Ich kann ja mal für die Allgemeinheit eine mögliche Vorgehensweise skizzieren: Man fährt gut damit, wenn man die Sache zunächst wie eine Ausgaben- und Einnahmenrechnung angeht. In einem ersten Schritt müssen die Ausgabenarten ermittelt werden. Diese findet man durch die Beantwortung der Frage, wofür Geld ausgegeben wird. Grob gesagt sind das solche Posten wie Miete, Strom, Heizung, Festnetz, Handy, Hardware, Lebensmittel, Restaurantbesuche, Musik-CDs, Kfz-Steuer, Zugfahrkarten, Friseur usw. Diesen Ausgaben (Kosten) stehen Einnahmen gegenüber: Gehalt, Bafög, Prämien, Geldgeschenke, Casino-Ausbeute, Ebay- und Flohmarkterlöse, erhaltene Trinkgelder, Zinsen usw.
Während sich die Einnahmen meist auf wenige Positionen beschränken und gut im Überblick zu behalten sind, sieht es bei den Ausgaben schon anders aus. Aber wer will schon jede Flasche Bier und jedes Pfund Butter einzeln aufführen? Zur Lösung dieses Problems bildet man Rubriken. So könnte man alle Transportkosten zu einer Position zusammenfassen (Auto, Bahn, Bus, Rad, Taxi, Flugzeug). Aber das macht nicht immer Sinn. Wer öfter mit dem Auto unterwegs ist, möchte wahrscheinlich wissen, welche Ausgaben er im Einzelnen für Sprit, Wartung/Reparaturen und Steuern/Versicherungen hatte. Möglicherweise interessieren ihn sogar die Kosten für die Autowaschanlage. Und wer nur dann ein Flugzeug besteigt, wenn er in Urlaub fliegt, wird die Flugkosten wahrscheinlich den Urlaubsausgaben zuschlagen. Alles machbar.
Es kommt also darauf an herauszufinden, wie genau man es haben möchte und wo die individuellen Schwerpunkte liegen. Es spricht z. B. nichts dagegen, einen umfassenderen Posten für die sog. Lebenshaltung zu wählen, der alle Positionen enthält, die anderweitig nicht separat ausgewiesen werden. Ob die neue Badezimmer-Garnitur dann darunter fällt oder nicht, muss jeder selbst entscheiden.
Die praktische Umsetzung kann so aussehen, dass man sich (pro Monat) eine Spalte für seine Bankkonto-Bewegungen anlegt. Was kommt an Geld herein, was geht wofür heraus (Versicherungen, GEZ, Bargeldabhebungen, Mietnebenkosten, Abos, Beiträge, diverse Lastschriften). Eine zweite Spalte erfasst das Bargeld. Hier werden alle Zugänge erfasst (auch die Bargeld-Abhebungen vom Konto) sowie die Ausgaben, die man ganz nach seinen individuellen Vorliegen zu Rubriken zusammenfasst.
So erhält man schon mal eine Übersicht über die Monatsanfangs- und Endbestände. Die Endbestände des Monats Januar sind zugleich die Anfangsbestände für Februar usw. – Bis hierher ist das noch nicht so spannend, weil man nur die Daten erfasst hat. Als Hinweis möchte ich anmerken, dass es keinen Spaß macht, jedes einzeln gekaufte Brötchen in die Tabelle aufzunehmen. Vielmehr schaut man sich abends den Bargeldbestand an, den man einträgt und am Abend darauf erfasst man mit einem Blick in die Geldbörse den neuen Bestand. Die Differenz kommt dann z. B. auf ein allgemeines Sammelkonto wie „Lebenshaltung“, sofern man keine besonderen Ausgaben hatte, die anderweitig erfasst werden.
In einem zusätzlichen Tabellenblatt kann man jetzt zur Analyse schreiten. Ich würde in der ersten Spalte die verschiedenen Posten aufführen und die Spalten rechts davon für die Monate reservieren. – Anfangen würde ich mit Fixkosten, die jeden Monat in gleicher Höhe anfallen. Hier kann auch das Gehalt stehen, selbst wenn es monatlich schwanken sollte. Also z. B. Gehalt, Miete, Strom, monatliches Abo usw. – Darunter ermittelt man die Differenz der Einnahmen abzüglich dieser Fixkosten. Wenn sich da Gehalt nicht ändert, müsste hier stets dieselbe Summe herauskommen. – In die nächsten Zeilen trägt man diejenigen Fixkosten ein, die nicht jeden Monat fällig sind, z. B. werden die GEZ-Gebühren im Regelfall vierteljährlich bezahlt. Auch Versicherungen zahlt man meist nicht monatlich. Wer keine Telefonflat besitzt, kann sich überlegen, ob er die Grundgebühr bei den monatlichen Fixkosten einträgt und die darüber hinaus angefallenen Kosten in diesen „variablen“ Fixkostenbereich.
Zieht man von den Einnahmen nun die gesamten Fixkosten ab (d. h. die monatlich fixen Kosten und die unregelmäßig anfallenden Fixkosten), ergibt sich das verfügbare Einkommen für jeden Monat. Davon zieht man nun alle Posten ab, die anfallen (Lebensmittel, Hygiene, Geschenke, Kleidung usw.). Hier werden also entweder die Positionen aus der Ein- und Ausgabenrechnung übernommen oder aber man fasst bestimmte Positionen erst hier zusammen. Beispiel dazu: Jemand kauft eine Jacke, die er mit der EC-Karte bezahlt, und eine Hose, die er bar bezahlt. Zunächst werden beide Posten getrennt erfasst (einmal Bank, einmal Kasse), aber hier könnte man sie unter der Rubrik „Kleidung“ zusammenfassen, weil das übersichtlicher ist.
Am Ende der Tabelle summieren sich diese Ausgabenposten und man erkennt, ob von dem zuvor ermittelten „verfügbaren“ Einkommen noch etwas übrig geblieben ist oder nicht. Vor allem aber erkennt man über die Monate, wie sich die einzelnen Positionen entwickeln. Wer möchte, kann daraus Durchschnittswerte ermitteln, die wiederum für die Prognose der Ausgabenentwicklung dienen können. Der Spielerei sind hierbei keine Grenzen gesetzt.