Frage, Archivierung für Finanzamt, Software tipps

[Domi83]

Hallo Leute, ich wollte mal horchen wer von euch selbstständig ist oder in Firmen mit Software arbeitet mit der man am besten Belege (Eingangs und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge) archivieren und bei einer Kontrolle am einfachsten für das Finanzamt zugänglich machen kann.

Ich hatte gestern mal mit der Sachbearbeiterin vom Finanzamt gesprochen und sie musste schon etwas lachen und meinte "ich möchte die Belege gar nicht mehr sehen, archivieren sie diese digital, ebenso Kontoauszüge und bei einer Prüfung schauen wir dort nach"

Leider bin ich da noch etwas analog veranlagt, obwohl ich für das Papierlose Büro bin und drucke noch alles aus und hefte es weg... Meine Kontoauszüge kann ich aber im PDF Format von der Sparkasse Hannover bekommen, Rechnungen die ich schreibe, versende ich mittlerweile als PDF und Rechnungen die ich bekomme, kommen in 80% der Fälle auch als PDF. Scannen könnte ich diese aber auch direkt als PDF über meinen HP Drucker... nun ist halt die Frage, wie archiviert man das am besten (auch gegen Veränderung) so dass der Sachbearbeiter vom Finanzamt (wenn mal jemand vorbei kommt) sehr schnell, einfach / unkompliziert an alles heran kommt?!

Es gibt so Dokumentenmanagement Lösungen / Software, aber ist genau so etwas das richtige? Wichtig ist mir halt, dass ich dem Sachbearbeiter nicht stunden erklären muss, wie er an die Daten kommt denn es soll ja einfach zugänglich für die Leute bei einer Prüfung sein.

Gruß, Domi

 

[Benzer]

Das Stichwort ist Revisionssicher. Dazu noch Worm und Signatur und fertig ist die 100% Lösung, die aber idR auch entsprechend kostet.
Bleibt die Frage: Wie weit willst du es treiben und was willst du dafür ausgeben. Wo legst du die Daten aktuell hin?

 

[Domi83]

Aktuell wird alles ganz analog ausgedruckt und in den Ordner abgeheftet. Dazu kommen die Kontoauszüge und fertig ist der Spaß. Da ich Einzelunternehmer bin, hab ich das unserer Buchhaltung im Büro (wo ich hauptberuflich arbeite) abgeguckt und lege immer die Belege hinter den Kontoauszug.

Im Falle einer Steuerprüfung bestimmt ganz gut, aber halt alles andere als "Papierlos"

Bezüglich kosten, kann ich leider nichts sagen da ich überhaupt keine Vorstellung habe in welchem Segment man sich da bewegt. Reden wir hier von 100 - 500 Euro oder eher von 2000 und mehr?! Da ich einen Linux Server im Keller stehen habe, wäre eine Variante die im Netzwerk läuft ganz gut. Dann könnte ich vom Notebook und / oder PC darauf zugreifen...

Gruß, Domi

 

[JamaicanFlyer]

Grundsätzlich ist es so zu machen:

Kommt eine Rechnung auf Papier wird sie auch auf Papier abgelegt. Kommt eine Rechnung als PDF, dann bleibt sie auch PDF. Stichwort Medienbruch

Revisionssicher ablegen heisst nachträgliche Änderungen sind nicht möglich, bekommst auch automatisch immer nur eine Kopie des Belegs über dein E-Mail Programm. Die original Datei wird direkt gesichert und lässt sich von dir auch nicht mehr aus dem System entfernen oder verändern. Falls doch ist es keine revisionssichere Lösung.

Edit:

Gesetzliche Anforderungen

Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein (UStG §14 Abs. 4).
Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1).
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein (durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können; UStG §14 Abs. 1). Unbeschadet dieser zulässigen Verfahren kann dies auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).
Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre (UStG §14b).

 

[Thor9]

Hi,

mit viel Langeweile. :-)

BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)

und https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-fokus/aktuelle-themen/ersetzendes-scannen/

Als Info.

Wichtig ist halt sich an die Rahmenbedingungen zu halten .. Entsprechende Einstellungen in der Software usw ....

Ist halt für den schlimmsten Fall, wenn Dein Wort gegen das FA steht und ein Gericht entscheiden muss.

Wichtig ist die sorgfältige Speicherung und die nicht Änderbarkeit der Daten.
Z.B. Worm und Backup und PDF/A usw ...

Wenn es um den Zeitpunkt des Erhalts der RE geht dann wird man um ein DMS nicht herumkommen wegen Uhrzeit und Datum. Ansonsten ordentliche Verzeichnisse / Benennung der Daten ..

Wenn Du nicht viele Belege hast und 4/3er (EÜR) machst, kannst Du z.b. den Bankbeleg mit den "Belgen" zusammen scannen oder oder oder...

Gruß

 

[Domi83]

Moin moin, die Gesetzliche Anforderungen sind mir ja bewusst, hatte ja ein längeres Gespräch mit der Frau vom Finanzamt und Anfang des Jahres hatte ich sogar E-Mail Verkehr mit jemandem vom Finanzamt der mir auch bestätigt hatte das ich meine Daten digitalisiert hinterlegen könne.

Darum wollte ich halt fragen, welche Software man empfehlen kann und wie bei Benzer schon erwähnt, wo bewege ich mich da im finanziellen Kreis? Revisionssicher ist mir halt alles bekannt, hatte mich da vor ein paar Jahren schon mal mit beschäftigt. Da ich zu dem Zeitpunkt meine Selbstständigkeit allerdings erst angefangen hatte, hab ich das Thema nicht weiter verfolgt und alles sehr analog (in Papierform) gehalten

Gruß, Domi