iPad auf der Baustelle: Digitale Lösung für Aufmaß, Stundenzettel & Fotos gesucht

[Piep00]

Hallo zusammen,

ich suche aktuell nach einer Lösung für eine Wohnungsbaugenossenschaft. Meine Aufgabe ist es, die bisherigen Papierberichte der Bautruppe (Aufmaßzettel, Stundenzettel, Notizen, Fotos von Baustellen) digital umzusetzen.

Dafür steht ein iPad Air 7 (M3) mit Apple Pencil Pro zur Verfügung. Ich selbst nutze Apple-Geräte nur selten. Erster Anwender soll der Leiter der Bautruppe sein – er kennt sich kaum mit Technik aus, ist eher technokritisch und verwendet sein iPhone nur gelegentlich. Entsprechend muss die Lösung so einfach wie möglich sein, gleichzeitig übersichtlich und am besten kostenlos oder mit einmaliger Bezahlung.

Anforderungen:

• Vorlagen für Aufmaß, Stundenzettel und Notizen nutzen (kopieren, ausfüllen, abspeichern)
• Fotos von der Baustelle separat im gleichen Ordner speichern (nicht eingebettet in ein PDF oder Notizdokument)
• Nutzung einer Ordnerstruktur in der Dateien-App (oder wie die Dateien App):
  Baustellen → Jahr → Monat → Bauvorhaben → Dateien und Fotos
• Ergebnisse anschließend unkompliziert per E-Mail versenden

Bisher getestet:

• CollaNote: sehr gute Notizfunktion, aber Fotos nur im Dokument eingebettet und keine Nutzung der Dateien-App-Struktur (daher kann ich Fotos nicht integrieren)
• Xodo PDF: wirkt brauchbar, ist aber kostenpflichtig und passt wohl nicht ganz
• GoodNotes: kenne ich privat, ebenfalls kostenpflichtig, Fotos nur in Dokumenten
• Microsoft OneNote: Anmeldung zwingend nötig
• Apple Notizen: für mich schon zu umständlich – für den Bauleiter nicht machbar

Mein bisheriger Ansatz:

Ich habe in der Dateien-App die Ordnerstruktur angelegt und Vorlagen (Aufmaßzettel, Stundenzettel, leeres PDF für Notizen) hinterlegt. Diese müsste der Bauleiter für jedes Bauvorhaben kopieren und umbenennen.

Bearbeitung erfolgt über das Stift-Symbol (Markup), gespeichert wird automatisch. Fotos legt er dann über „Teilen → In Dateien sichern“ im passenden Ordner ab.

Das funktioniert grundsätzlich, ist für ihn aber recht umständlich, nehme ich an.

Meine Frage:

Hat jemand eine Empfehlung, welche App (oder vielleicht sogar nur Bordmittel) sich für diesen Zweck am besten eignet? Übersehe ich vielleicht etwas in meiner Strategie? Wichtig ist vor allem, dass Fotos und Zettel getrennt in der Dateien-App (oder einem ähnlichen System) liegen, da sie an unterschiedliche Empfänger gehen. Ich muss da eine saubere Trennung hinbekommen.


Vielen Dank schon mal für eure Hilfe.

 

[Aduasen]

Wohnungsbaugenossenschaft ... da würde ich mal bei Aareon Deutschland anfragen bzgl Lösungen - die haben auch Lösungen für Apple - zumindest war das vor 4 Jahren noch so, als ich dort damals (nach über 30 Jahren im Unternehmen) aufgehört habe.

 

[Sinatra81]

Nutzung einer Ordnerstruktur in der Dateien-App (oder wie die Dateien App):
Baustellen → Jahr → Monat → Bauvorhaben → Dateien und Fotos

Wäre das in einer Cloud(icloud/Onedrive) nicht besser aufgehoben?

So ein iPad geht auf der Baustelle gerne auch mal kaputt oder es wird irgendwo liegen gelassen.

Ergänzung (29. August 2025)

Diese müsste der Bauleiter für jedes Bauvorhaben kopieren und umbenennen.

Wenn es in der Cloud (icloud/Onedrive) ist und du das deinem Bauleiter nicht zutraust, kannst du das vom Büro aus selbst machen.

 

[Piep00]

Vielen Dank für die Antworten!

Wohnungsbaugenossenschaft ... da würde ich mal bei Aareon Deutschland anfragen bzgl Lösungen

Die Genossenschaft ist wirklich klein und möchte vorerst nur Testen, ob es generell angenommen wird und es soll erstmal nichts kosten.

Wäre das in einer Cloud(icloud/Onedrive) nicht besser aufgehoben?

Wenn es in der Cloud (icloud/Onedrive) ist und du das deinem Bauleiter nicht zutraust, kannst du das vom Büro aus selbst machen.

Ich traue ihm das schon zu und in der Cloud habe ich es synchronisieren lassen.

Da ich das ganze "im Auftrag" mache, hängt noch ein Admin dazwischen, der sehr, sehr konservativ ist. Aus diesem Grund muss es erstmal ohne ihn funktionieren. Die Mail-Adresse muss er natürlich noch irgendwann aufspielen.

 

[TomH22]

Ich habe in der Dateien-App die Ordnerstruktur angelegt und Vorlagen (Aufmaßzettel, Stundenzettel, leeres PDF für Notizen) hinterlegt. Diese müsste der Bauleiter für jedes Bauvorhaben kopieren und umbenennen.

Mit der Dateien App zu arbeiten ist möglich, aber manchmal etwas „fummelig“. „Datei orientiert“ arbeiten ist typisch für klassische Desktop Workflows, für die sich ein iPad bzw. dessen ipadOS nur bedingt eignet.

Für so einen Anwender:

Erster Anwender soll der Leiter der Bautruppe sein – er kennt sich kaum mit Technik aus, ist eher technokritisch und verwendet sein iPhone nur gelegentlich.

wäre aber vermutlich selbst das Anlegen und umbenennen von Ordnern unter Windows eher ungeeignet und würde seine Abneigung vergrößern.

CollaNote: sehr gute Notizfunktion, aber Fotos nur im Dokument eingebettet und keine Nutzung der Dateien-App-Struktur (daher kann ich Fotos nicht integrieren)

Kenne das Produkt zwar nicht, aber was stört daran, dass die Fotos direkt im Dokument sind? Wie gesagt, ich glaube Dein Ansatz ist aus User Acceptance Sicht falsch.

Die Genossenschaft ist wirklich klein und möchte vorerst nur Testen, ob es generell angenommen wird und es soll erstmal nichts kosten.

Da wäre es eventuell besser einen UX Prototypen mit einem Tool wie Figma oder notfalls Adobe XD (das kann man glaube kostenlos nutzen, ging zumindest mal) zu machen und die Anwender zu fragen ob sie sich das vorstellen können.

Da ich das ganze "im Auftrag" mache, hängt noch ein Admin dazwischen, der sehr, sehr konservativ ist.

Damit ist Dein Projekt vermutlich sowieso zum Scheitern verurteilt, sorry wenn ich das so hart sage.

 

[kachiri]

Die Genossenschaft ist wirklich klein und möchte vorerst nur Testen, ob es generell angenommen wird und es soll erstmal nichts kosten.

Da denke ich mir: Darf ich eine Wohnung vorher auch nur, natürlich kostenlos, testen, um zu schauen, ob sie mir wirklich zusagt?
Wie man mit so einer Einstellung durch die Welt gehen kann...

Alle von dir genannten Punkte:

• konservativer Admin
• am Besten kostenlos
• technik-kritischer Mitarbeiter, der es am Ende nutzen soll

Das sind totale KO-Kriterien für so ein Projekt. Das schreit nach: Klaren Auftrag der Führung. Es wird gemacht und nicht vielleicht eventuell wenn es allen zusagt (das wird es nie). Sondern wir haben ein Ziel und das soll auch erreicht werden.

 

[Piep00]

Ich danke für eure Antworten.

Dass das Projekt schwierig wird, ist mir klar. Der Vorstand ist ein Freund von mir und der spricht dann natürlich ein Machtwort.

Da denke ich mir: Darf ich eine Wohnung vorher auch nur, natürlich kostenlos, testen, um zu schauen, ob sie mir wirklich zusagt?
Wie man mit so einer Einstellung durch die Welt gehen kann...

Ja, könntest du für eine Nacht, wenn du möchtest.
Ich muss jetzt Punkte zum Überzeugen finden und ich gehe eben nicht in finanzielle Vorleistung. Deswegen muss es mit den geringsten Mitteln getestet werden. Daher ist die Akzeptanz von allen Seiten zu betrachten und das muss eben erstmal mit Hausmitteln passieren.

Ich erwarte ehrlich gesagt Hilfe. Dass das ganze schwierig ist, weiß ich selbst, weswegen ich hier die Frage gestellt habe.

Kenne das Produkt zwar nicht, aber was stört daran, dass die Fotos direkt im Dokument sind? Wie gesagt, ich glaube Dein Ansatz ist aus User Acceptance Sicht falsch.

Das wird wahrscheinlich den Admin stören, weil es das Backup aufbläht und es stört den Chef der Bautruppe, der ja nur ein Aufmaß braucht und nicht die Bilder. Und die Bilder im PDF sind für den technischen Vorstand weniger nutzbar.

 

[kachiri]

Was du für eine hohe Nutzerakzeptanz brauchst, ist ein geführter nachvollziehbarer Prozess. Dein Ansatz mag für eine Einzelperson funktionieren, aber wie du merkst: Er ist zu umständlich und setzt ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Disziplin voraus.
Es gibt dafür sicher "spezielle" Software-Lösungen. Die sind aber mit Sicherheit eben nicht kostenlos. Ich würde mich da halt tatsächlich im Web erkundigen, welche Software-Lösungen für deine genannte Anwendung existieren und was sie kosten würden...
Dann ggfs. gezielt Kontakt mit Firmen aufnehmen und sich das ganze auch mal vorstellen lassen, damit man eine Vorstellung davon bekommt, wie die Software funktioniert.

Alles andere sind Bastellösungen die auf wenig Gegenliebe stoßen werden bzw. einfach zu viele "Ausbruchsmöglichkeiten" bieten. Der Aufwand für die Personen, die es am Ende nutzen sollen, muss überschaubar bleiben und das Ergebnis muss auch für alle Personen, die mit den Informationen arbeiten, sinnvoll nutzbar sein.

 

[TomH22]

Es wird gemacht und nicht vielleicht eventuell wenn es allen zusagt (das wird es nie).

Man muss in der Praxis immer die richtige Balance finden, d.h. die wichtigsten Leute (Key User, Admins, etc.) muss man im Boot haben. Eventuell durchaus mit Überzeugungsarbeit

Ich muss jetzt Punkte zum Überzeugen finden und ich gehe eben nicht in finanzielle Vorleistung.

Wer ist denn Dein Stakeholder / Auftraggeber für das Projekt?
Was sind die „Business Goals“?

Das wird wahrscheinlich den Admin stören, weil es das Backup aufbläht und es stört den Chef der Bautruppe, der ja nur ein Aufmaß braucht und nicht die Bilder. Und die Bilder im PDF sind für den technischen Vorstand weniger nutzbar.

Das hört sich jetzt nach dem typischen problem an, dass man es allen recht machen möchte und damit die Komplexität erhöht.
Z.B. „aufgeblähtes Backup“, um wieviel geht es da, was wären die Mehrkosten? Am Ende ist das ein „Nebenkriegsschauplatz“ den man löst, wenn das Konzept steht.
Also erstmal andere Frage:
Wer nutzt die Bilder?
Wie lange werden sie gebraucht? Wann können sie gelöscht werden?
Reicht es eventuell sie einfach in der Foto App auf dem iPad zu lassen (ggf. auch einfach je Baustelle/Projekt) ein Album erstellen?

 

[knoxxi]

Reicht es eventuell sie einfach in der Foto App auf dem iPad zu lassen

Und die Bilder sollen also nicht gesichert werden? Bezogen auf „aufgeblähtem Backup“!

 

[Aduasen]

Es gibt dafür sicher "spezielle" Software-Lösungen. Die sind aber mit Sicherheit eben nicht kostenlos.

Richtig und genau auch deshalb mein Einwurf vorhin.

 

[TomH22]

@knoxxi :
Das war die Frage die ich mir auch gestellt habe. Aber daher bin ich einen Schritt von der Technik zurückgetreten und frage nach dem zu realisierenden Geschäftsprozess. Ich kann mir auch nicht vorstellen, dass die Baustellenfotos nicht mindestens bis zum Ende der Gewährleistungsfrist aufgehoben werden, sie können ja wichtige Beweismittel in einem eventuellen Rechtstreit sein.

 

[derlorenz]

Wir haben hier bei uns folgendes im Einsatz bzw. stellen das bereit: https://handwerkersoftware-test.de/smarthandwerk-pro/ (ist natürlich nicht kostenlos).

Vllt passt das ja auch bei euch.

 

[Piep00]

Ich danke euch erstmal sehr für eure Hilfe. Ich werde nun mein Grundkonzept vorstellen, damit alle eine Vorstellung davon haben, dass die Abkehr von der „Zettelwirtschaft“ – zusammen mit einer Fotodokumentation – sinnvoll ist, da sie auch der Beweissicherung dient.
Anschließend beraten wir gemeinsam, wie wir das Konzept weiterverfolgen. Am Ende müssen schließlich alle Beteiligten mit ins Boot: Der Bautrupp-Leiter braucht eine einfache Bedienung, die technische Verwaltung geordnete Fotos und Aufmaße und die Geschäftsführung weniger Papier sowie im Krankheitsfall eine bessere Nachvollziehbarkeit.

Ich verabschiede mich nun ins Wochenende. Nächste Woche stehen dann die weiteren Entscheidungen an.

 

[knoxxi]

Ende der Gewährleistungsfrist aufgehoben werden,

Ich würde die Frist eher auf 8 Jahre erweitern