Mit Excel Rechnungen schreiben und autom Adressen einfügen

[Rambo]

ich soll hier in der firma ein rechnungsformular erstellen. ich denke dass ich dafür excel verwenden werde.

nun aber mein anliegen:

ich möchte mit excel eine kundenadressdatei erstellen mit allen kundenstammdaten.

kann man da was programmieren damit man die adressdaten dann einfach in das rechnungsformular (empfängeradressfeld) übernehmen kann.

wenn ja wie.

 

[stummerwinter]

Das würde ich normalerweise mit Access machen, sollte aber auch mit Excel gehen, zB:

Bau die Datenbank so auf, daß alle Kundendaten in einer Reihe stehen, dann kannst Du in dem Formular mittels einer Referenz über SVERWEIS die Daten raus ziehen...

Edit: hier ein Beispiel, hab das zwar mit OpenCalc gemacht, der Befehl ist in Excel der gleiche (schau mal in die Hilfe dazu).

In diesem Fall ist der Kundenname die Referenz. Über den Spaltenindex gekommst Du den gewünschten Wert. Bei Excel solltest Du aber noch ein FALSCH als Attribut anhängen, sieht dann so aus:

=sverweis($C$4;Tabelle1.$A$2:$D$5;2;falsch)

 

[kaepten]

Pragmatisch macht man das so, dass der Kundestamm (alle Adressen) In einem Excel sind und dort gepflegt werden. Die Rechnung schreibt man mit Vorteil aus dem Word heraus und nicht Excel. Dann kannst das mit der Serienbrieffunktionalität (und einem Filter auf jeweils die gewünschte Adresse) von Word machen.

In Excel Briefe schreiben ist unschön, speziell wenn Du CD beachten musst.

Die nächste höhere Stufe wäre was mit Acces (Datenbank) Wo dann die Rechnung als Report in Access gemacht wird. Mit dem reportdesigner kann man dann einigermassen schön das Rechnungs-Template gestalten.

Ist alles eine Frage wieviel Aufwand Du betreiben kannst/darfst. Woher kommen die Rechnungspositionen? Werden die "von Hand" jedesmal erfasst, oder kommen die auch aus einem (Informatik-)System?

 

[Rambo]

die rechnungspositionen kommen von hand

 

[kaepten]

die rechnungspositionen kommen von hand

Dann wärs aus der heutigen Sicht mit Word/Excel am einfachsten. Für das Addieren von Zahlen (Summenbildung) brauchst Du nicht zwingend Excel, das kriegt Word auch hin.

Wie geschrieben, es gibt X-Elegante Lösungen, aber für eine 1. Automatisierung bietet sich dieser Schritt an. Du hast:

1. Eine Vorlage für alle Rechnungen = Dein Wordserienbrief
2. Du kannst automatisch eine Adresse aus dem "zentralen" Kundenstamm einfügen = Dein Excel mit allen Adressen

Als nächsten Schritt kannst Du ja das Ganze mit Access machen, das wird Dir dann aber anfänglich etwas mehr Arbeit geben und Du brauchst etwas mehr "Informatik" Wissen, aber das Resultat ist dann eine Anwendung die Du ganz nach Deinen Bedürfnissen gestalten kannst. Den Kundenstamm im Excel kannst Du da dann relativ problemlos übernehmen. Du verbaust Dir also nichts, wenn Du mal mit der "Einfachvariante" anfängst.

 

[olampl]

die rechnungspositionen kommen von hand

Egal, mach es trotzdem mit Access.

Dann kannst Du dort die Kunden einpflegen (z.B. für die Rechungsadressen, oder auch ein Rundschreiben alla "Frohe Weihnachten").

Die Rechnungen (deren Positionen) würde ich auch in Access einpflegen, da Du diese Rechnung sehr leicht z.b. ein zweites mal drucken kannst.

Die Reportfunktion von Access ist sicher nicht schlecht, zumal Du die in der Vorschau erstellten Berichte auch nach Excel, Word oder sonstwohin exportieren kannst.


Aber Kundendaten in einer Excelliste zu pflegen ist sicher nicht sinnvoll

Glaub mir, (da ihr vermutlich keine ERP-Lösung haben möchtet) ist Access erstmal mehr arbeit, jedoch auf lange sicht weniger Verwaltungsaufwand .

Stell Dir nur mal vor der Chef will den Umsatz pro Kunde /Gesamtumsatz pro Wocje, Monat, Jahr.... ich hoffe Du verstehst was ich sagen will.


PS: Kannst DU programmieren oder willst es lernen? Nimm MySql als Db und schreib ein Frontend.

 

[kaepten]

Aber Kundendaten in einer Excelliste zu pflegen ist sicher nicht sinnvoll

Das sag ich unseren Kunden auch immer wieder Aber die Rechnung ist einfach: Excel kann Sekretärin XY und das kostet uns (fast) nichts. Access kann nur Poweruser Z und der soll gescheiter endlich schauen, dass das E-Mail läuft, oder dass das Backup läuft oder oder

Also wirds am Ende eine Excel-Liste.

Sei korrekt und kalkuliere den Aufwand und stelle es dem Nutzen gegenüber. Ich wette mit Dir dass im geschilderten Umfeld kein gutes Verhältnis entsteht. Geh hin und sag dem Chef = Mit Excel gehts, kostet mich 1 Tag Arbeit und jede Rechnung ist Zukunft in 10 Minuten gemacht. Oder sage: Mit Access muss ich das etwas genauer konzeptionieren, dann setze ich es um und teste es. Sind etwa 5 Tage. Dafür ist aber eine Rechnung in 5 Minuten gemacht. Hinzu kommt noch dass jede Rechnun / Positionen ebenfalls ins Access erfasst werden müssen, das ist pro Rechnung sagen wir auch nochmals 3 Minuten...

Quizfrage, wie lautet die Antwort. Klaro ist alles hypothetisch. Aber im Reallife will der Mensch immer Informatik über alles. Er vergisst dabe die Ziele, macht keine Kosten/Nutzenrechnung und schon gar nicht beachtet er den Betrieb und die Wartung.