OneNote, Excel, Tabelle oder was, für eine Art Inventurliste verwenden?

[Midnight Sun]

Moin

Mein Chef und ich, wir wollen uns etwas mehr Arbeit machen um dann im Anschluss etwas weniger unnötig und umständlichen Aufwand betreiben zu müssen.

Es geht dabei um ein großeres Objekt mit vielen Zimmern.
Jede Etage (oder wenn möglich auch 2 gemeinsam) soll eine Obergruppe bilden.
Pro Etage sollen sämtliche Zimmer aufgelistet und jedes Zimmer zB nach Raum: Inventar, Zustand, Reparaturen etc. unterteilt werden.

Beispiel:

[ A ] [ B ] [ C ] [ D ]
Etage C

Flur

• Schrank
• Türen

Zimmer

• Bett
• Wand
• Schrank
• Gardinen
• Tisch
• Lampen

Bad

• Waschtisch
• WC
• WC-Deckel
• WC-Spülkasten
• Armatur
• Exzenter
• Siphon

Bei OneNote (ich habe damit bisher gar nichts gemacht und ist auch nur auf der Arbeit verfügbar) hatte ich bei den Vorlagen gesehen, es gibt etwas in der Richtung wie es für uns geeignet wäre.
Register wie bei Excel auf der linken Seite, und rechts ist dann der Inhalt zu sehen. Zudem kann man pro Register (linke) auf der rechten Seite ebenfalls noch welche erstellen.

- Erst einmal hoffe ich, das ihr mir bis hierhin ein wenig folgen konntet ? -

Ein Art Datenbank oder eine passende Alternative wäre gut, damit man das irgendwie digital Verwalten kann.
Eine Tabelle in Office täte es sicherlich auch, nur reicht da der Platz im Querformat nicht ganz aus - und im Grunde wollten wir weg von der Zettelwirtschaft.
(ob wie zum sammeln der ganzen Informationen Papier brauchen oder nicht spielt keine Rolle)
WICHTIG! ist am Ende, das wir sehen können, auf Etage "C" in Zimmer "105": Wand gestrichen, WC-Deckel NEU etc.


Kein Plan ob hier einer ist, der etwas in der Richtung schon umgesetzt hat und uns ein paar Tipps geben kann?
Sagen kann ich nur, es geht nur mit MS Office 2010. - Wir dürfen nichts weiter installieren bzw. wir haben dazu keine Berechtigungen.

 

[Aduasen]

Die wesentliche Frage bzgl. Datenbank oder nicht, ist doch, ob das einmalig verwendet wird oder in Zukunft dann permanent.

 

[W11_Fan]

Ich würde Microsoft Access empfehlen. Die Unterschiede zwischen Access 2010 und dem von mir verwendeten Access 2021 sind gering. Wer keinen Zugriff auf große Datenbanken (IBM DB2, MS SQL, Oracle) benötigt, wird die neuen großen Datentypen nicht benötigen.

 

[bubu9]

Ich würde das mit einem Programmierer oder Datenbankentwickler besprechen, der euch erstmal eine Datenbank-Grundstruktur aufbaut und euch zeigt, wie ihr die Datenbank dann selbst mit den Objekten füttern könnt. Somit kann sichergestellt werden, dass ihr euch die ganze Arbeit nicht umsonst macht und die Datenbank kann später für eine Art Verwaltungssoftware genutzt werden. Dafür braucht ihr dann aber wahrscheinlich wieder einen Programmierer, der euch Abfragen wie "Zeige alle renovierungsbedürftigen Zimmer" oder "in welchem Zimmer fehlt ein Schrank" bastelt.

 

[WulfmanGER]

btw MS Office 2010 - EOL seit 3 Jahren. Respekt das ihr das noch gewerblich nutzt

Datenbank - MS Access muss man sich erstmal einarbeiten. Dann aber die Frage ob das nicht zu mächtig dafür ist? Würde ich doch eher nutzen wenn ich auch eine entsprechende Menge an Daten habe.

In dem Fall würde ich doch eher Excel nutze. Ist schneller gemacht.
Je Etage einen Reiter: A, B, C, D

In jedem Reiter eine kleine Tabelle:
Zimmer | Inventar | Zustand | Status
1 | Wand | Schimmel | offen
1 | Boden | Top | offen
1 | Tisch | Elektrisch Höhenverstellbar; Defekt | erledigt
WC | Kloschüssel | aus Sicherheitsgründen nicht alleine betreten | offen


Wenn man dann mit Excel noch etwas Fit ist, kann man sich eine Abfragemaske in einem Reiter packen:
Ich wähle dann Etage C, Raum "WC" aus und bekomme den dortigen Zustand + Status angezeigt.

Vorteil der Lösung: es ist letztendlich eine einfache Auflistung. Wenn man in den Reiter noch eine bedingte Formatierung auf "Status" macht, kann man sich die ganze Zeile Rot, Gelb, Grün markieren und weiß beim durchblättern immer wie weit man ist.

OneNote für eine Einfache Auflistung reicht das ja auch. Auch in OneNote kann man einfache Tabellen erstellen und mit Feld für Status versehen. Anklicken, Erledigt. Man erstellt einen Abschnitt "Inventur". Da drunter dann für jede Etage eine Seite - hier kann man dann auch etwas mehr zum Zustand schreiben. Ggf. auch mal leicht ein Bild einfügen. Für so ein Inventur-Thema vielleicht sogar etwas besser als Excel (ist halt eine Tabellenkalkulation). (ich denke mal wir reden hier jetzt nicht von hunderten von Räumen ).

BTW; wenn ihr damit allerdings euer Geld verdient (und wirklich große Immobilien habt) - würde ich das doch eher Professioneller Aufziehen ... aber für eine Inventur alle jubel Jahre würde ich nicht soviel Zeit und Geld investieren.

 

[StefanArbe]

eigentlich excel

 

[Midnight Sun]

Zur den ganzen Antworten:

Es wird jetzt benötigt um alle, für uns wichtigen Punkte, zusammenzutragen und im weiteren Verlauf soll das dann immer wieder aktualisiert werden. - Nicht täglich oder wöchentlich, aber wir muss dann da schon ein paar mal im Jahr was verändern.
Die Übersicht dient auch dazu (wir beide sind nur ein Teil des Ganzen, also nur Angestellte), denjenigen sagen zu können, was in welchem Zimmer gemacht wurde (das "wann" ist dabei egal).

Professionell oder mit einem Programmieren oder durch etwas, wo Extra-Kosten anfallen etc. fallen komplett weg. - Im Grunde ist das "nur" für uns, eben wegen den Zetteln und quasi alles auf einen Blick sehen zu können.

Gerne würde ich da selber etwas machen, nur kann ich das zeitlich nicht auf der Arbeit machen und auf der rechtlichen Seite bezogen auf Zugriffsrechte und durch einbringen anderer Dateien(Datenbank, Software ...) ist uns derartiges nicht erlaubt. - Wir müssen also selber schauen wie wir damit klar kommen.

Excel wäre dann auf jeden Fall die erste Wahl bzw. war meine, da Tabelle in Word dafür zu klein ist und man pro Etage eine Register erstellen kann.

Access habe ich mir vorhin angeschaut und habe gleich zu viel bekommen, da zu mächtig und für jemanden der einfachste Dinge vor Jahrzenten damit gemacht hat ... man kommt sich dumm vor und weiß nicht, was man wo machen soll. - Es ist auf viel zu umständlich/komliziert aufgebaut.

Generell wäre etwas mit Datenbank, Formularen oder Eingabefeldern super, so etwas lässt sich nur eben so, nicht umsetzen.

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Ich werde dann wohl hier Zuhause in Excel was anfangen und dann per Mail auf die Arbeit schicken, in der Hoffnung, der Mailserver lässt das durch.

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DANKE