Theorien über die Optimierung der täglichen Arbeiten gesucht

[black_ahab]

Hallo,

Kurzfassung meines Anliegens:

• es gibt eine neue Führungskraft in der Firma
• will alles "Optimieren" und glänzt regelmäßig durch Aneinanderreihung von Phrasen, die er auf irgendwelchen Seminaren gelernt hat
• ich habe in 2 Wochen einen Gesprächstermin zu Auswertung meiner Arbeitsleistungen und soll meine täglichen Abläufe hinsichtlich Optimierungspotential untersuchen und Beispiele der gegenwärtigen Arbeitsabläufe vorlegen (damit die mit Sicherheit auseinander genommen werden können).

Ich bin seit 5 Jahren im F&E-Bereich tätig und arbeite ca. 85% eigenständig, 15% kommt mein Chef (jetzt ebenfalls Untergebener der "Führungskraft") an: "XYZ geht nicht/muss verbessert werden; kümmer dich drum" - und dann klappt es meistens auch mit Abstimmung und Ergebnisauswertung auf kurzem Weg (mündlich, telefonisch, mal ne Zusammenfassung per Mail).
Das Lustige: wenn ich stattdessen jedesmal irgendwelche Zeitstrahlen oder Waypoints oder sonstwas erstelle, ist das sicherlich sehr viel zeitraubender und ineffizienter als der bestehende Weg. Zumal es bei vielen konkreten Projekten in dieser Form gar nicht möglich ist.

Diese Arbeitsweise steht aber sicherlich im Gegensatz zu dem, was man auf schlauen Seminaren gelehrt bekommt. Und "Führungskraft" ist einer, der sich selbst bestätigt haben will - eine Diskussion, dass das alles Käse ist, will ich mir ersparen. Angriffspunkte will ich aber auch minimieren.


Meine Fragen:

• hatte jmd. schonmal sowas und weiß, was verlangt werden könnte?
• Tipps zu Links/Literatur (bitte keine 2täglichen Focus-Artikel "So arbeiten Sie effizienter", da gibt's genug; steht sowieso nur Blödsinn drin)?
• das Einzige was ich gefunden habe, ist die Theorie, Projekte nach Wichtigkeit einzuordnen und dann jeden Tag Zeitanteil x%/y%/z% je nach Wichtigkeit zuzuordnen. Funktioniert in meinem Fall in der Praxis in 5% der Fälle, aber ist was, was auf dem Papier gut aussieht.

Über Tipps und Erfahrungen wäre ich dankbar!

Gruß
black_ahab

 

[Airbag]

So ein Schwachsinn funktioniert meiner Meinung nach nicht, weil verschiedene Leute unterschiedlich effektiv arbeiten. Sinnvoller ist es Ziele zusammen zu definieren, die nach einem Jahr bewertet bzw. quartalsweise evaluiert werden. Arbeitsabläufe optimieren hat eher was von Fließbandarbeit, was für R&D bzw. höher qualifizierte Berufe nicht geeignet ist.

 

[ayngush]

Schmeiß ihn einfach Kanban und FMEA um die Ohren, mal schauen, ob er davon was hält.
Bei Kanban geht es darum, die Qualität und Quantität zu steigern, indem man strukturiert an die Aufgaben heran geht und damit eine bessere Prozessorganisation erzielt. Hat aber auch etwas damit zu tun sich transparent zu machen nach dem Motto: "Schaut her, was ist alles für euch tue." Um ehrlich zu sein, sehe ich das in Freizeit & Erholung eher nicht, weil man dafür eigentlich einen stetigen Produktionsfluss braucht. Kanbanboards werden jedoch auch häufig zur Selbstorganisation in der Softwareentwicklung verwendet, damit man seine Aufgaben strukturiert bekommt, haben da jedoch einen ganz anderen Ansatz als das Kanban, was da mal bei Toyota erfunden wurde.

FMEA hat den Ansatz sich im Vorfeld Gedanken um mögliche Fehlerursachen zu machen und bereits Lösungen dafür zu erarbeiten, damit man die 15% möglichst auf 10% oder 7,5% herunter bekommt. Ist Teil vom Risikomanagement. Keine Ahnung, ob das für dich überhaupt relevant ist, weil das eigentlich eher Managementaufgaben (also die vom Chef) sind oO

 

[konkretor]

Zur not quäle ihn mit agile. Das ist ja das Zauberwort schlecht hin. Alles ist agile und gibt keine Probleme.

Obwohl ich mir hier einige Sachen für mein tägliches tun abgeschaut habe. Beispiel größere Umbau Maßnahmen. In einzelne Pakete runter zu brechen damit nix vergessen wird. Oder ich das Ticket meinem Kollegen geben kann. Damit er sieht was noch zu tun ist. Dafür mag ich jira und confluence.


etwas optimieren kann man immer die Frage ist. Wenn jeder in eine andere Richtung rennt wird es noch schlimmer. Das ist optimieren im Kreis. Aufpassen nicht gegeneinander ausspielen lassen. Ja der macht immer 2 Kaffee Pausen mehr...

Die andere Frage ist. Wird so ineffizient gearbeitet das es wirklich was zu tun gibt.
Mal mit den Kollegen über das Thema unterhalten? Werden die Ziele erreicht? Gibt es oft Termin Verschiebungen?
Das was entwickelt worden ist entspricht den Vorstellungen des Auftraggebers?

 

[Tomislav2007]

Hallo

ich habe in 2 Wochen einen Gesprächstermin zu Auswertung meiner Arbeitsleistungen und soll meine täglichen Abläufe hinsichtlich Optimierungspotential untersuchen

Vorsicht Glatteis, du selber solltest kein Optimierungspotential in deinen Arbeitsabläufen finden, der Schuss kann nach hinten losgehen.
Wenn du selber Optimierungspotential findest, vor allem wenn es sich hinterher als offensichtlich heraus stellt, könnte man dir vorwerfen das du absichtlich langsamer/schlechter gearbeitet hast.
Das machen diese Optimierungsfuzzies gerne, die lassen einen selber suchen und wenn man was offensichtliches findet kommt die Frage wieso man es nicht schon vorher gesehen/gemacht hat.
Bei uns war auch mal ein Six Sigma Black Belt Typ mit seinem Klebezettel und Stifte Köfferchen, der mich fragte was ich besser machen könnte: " Nichts, wenn ich was wüßte würde ich es tun".
Warum sollst du seinen Job machen ? Der soll sich sein Gehalt mal schön selber verdienen, deine Arbeit ist aus deiner Sicht selbstverständlich absolut in Ordnung, du weißt doch was du tust oder ?

Und "Führungskraft" ist einer, der sich selbst bestätigt haben will

Das sind in der Regel die jungen und unerfahrenen, vor allem sind das die schlechten.

Grüße Tomi

 

[black_ahab]

Wow, toll; danke für die ganzen hilfreichen Antworten! 👍

So ein Schwachsinn funktioniert meiner Meinung nach nicht, weil verschiedene Leute unterschiedlich effektiv arbeiten.

Sehe ich ganz genauso. Allerdings vermute ich, dass der Satz "Ihr Schwachsinn funktioniert doch hier eh nicht" eher suboptimal ankommen wird. 😁

@ayngush @konkretor
Super Hinweise! Das sind genau solche Theorien, die ich gesucht habe. Da kann man sich wenigstens mal vorher etwas belesen und weiß dann, wohin die Reise gehen soll.

Wird so ineffizient gearbeitet das es wirklich was zu tun gibt.
Mal mit den Kollegen über das Thema unterhalten? Werden die Ziele erreicht? Gibt es oft Termin Verschiebungen?

Ach i wo, gar nicht. Ist eher alte Schule. Wenn es Probleme gibt, müssen Sie gelöst werden. Da wird der Telefonhörer in die Hand genommen und das Ganze geklärt. Kurze Wege, kurze Entscheidungszeiträume. Sieht auf dem Papier natürlich nicht so schön aus, wie irgendwelche "Milestones", ist aber in der Praxis viel effizienter.
Ja, es gibt manchmal Terminverschiebungen; die liegen aber in den meisten Fällen daran, dass irgendwelche Projekte auf den Schreibtischen der Führungskräfte wochenlang liegen bleiben (weil die ja lieber damit beschäftigt sind, anderen Mitarbeitern effizienteres Arbeiten zu predigen).


@Tomislav2007
Auch sehr wertvolle Hinweise! Soweit hab ich noch gar nicht gedacht, aber genau das könnte natürlich auch passieren. Man müht sich im Vorfeld ab, was man verbessern könnte, und am Ende wird einem noch ein Strick daraus gedreht.

Problem bei solchen F&E-Sachen: wenn dein Gegenüber keine Ahnung von der Sache hat, ist es manchmal schwer rüberzubringen, warum man bei Projekt XY viel Zeit reinstecken musste, aber es einfach nicht so super auf dem Papier klingt.


Danke bis hierher an alle!

 

[error]

Moin,

bei dem Text musste ich schmunzeln:

Ach i wo, gar nicht. Ist eher alte Schule. Wenn es Probleme gibt, müssen Sie gelöst werden. Da wird der Telefonhörer in die Hand genommen und das Ganze geklärt. Kurze Wege, kurze Entscheidungszeiträume. Sieht auf dem Papier natürlich nicht so schön aus, wie irgendwelche "Milestones", ist aber in der Praxis viel effizienter.

Das Entspricht der Heransgehensweise eines "Technikers/Praktikers". Ich habe ein Problem und löse es effizient.
Ich selber mache das auch so. Ohne die kurzen Wege würde vieles nicht funktionieren.

Nun zurück zum Thema:
Wenn ein neuer Chef kommt, steht er erstmal unter Druck. Einerseits soll er seine MItarbeiter richtig führen, sie anleiten und motivieren. Gleichzeitig soll er aber Leistung in Form von Kennzahlen liefern. Als "Neuer" wird er, wie ich deinen Text interpretiere, von euch eher als kritisch und "störend" angesehen.
Grade wenn er fachfremd sein sollte, ist es für Ihn schwierig, die aktuelle Situation einzuschätzen. Deswegen ist "optimieren" immer ein Garant, der bei seinen Chefs gut ankommt. Kosten sparen, etc. ist immer gut.

Ich vermute, diese "Optimierungsgespräche" sind nur zum Teil wirklich der Optimierung geschuldet sondern mehr um euch als Mitarbeiter kennen zu lernen. Wie tickst du als Mitarbeiter? Bist du eine Konkurrenz für Ihn oder hattest du dir Hoffnung auf die Stelle gemacht? Wie arbeitest du und was hast du auf dem Kasten? Wie gehst du mit der Situation um? Etc...

Ohne deine Position in der F&E zu kennen, denke ich mal dass du mehr Entwickler und Techniker bist als Manager.
Demenstprechend soll es auch nicht deine Aufgabe sein (deine) Prozesse oder Arbeitsweisen zu optimieren sondern entsprechend mit deinem Projekten voran zu kommen. Er als Chef hat sich um die größeren Problem (schlechte Kommunikation mit anderen Abteilungen, fehlen von Arbeitsmitteln, Kaffee laufend leer, etc.) zu kümmern.
Wie schon Tomislav2007 geschreiben hat, kann das selber bei sich nach Fehlern suchen auch problematisch werden.

gruß

 

[Mextli]

ich habe in 2 Wochen einen Gesprächstermin zu Auswertung meiner Arbeitsleistungen und soll meine täglichen Abläufe hinsichtlich Optimierungspotential untersuchen und Beispiele der gegenwärtigen Arbeitsabläufe vorlegen (damit die mit Sicherheit auseinander genommen werden können).

Beliebtes Thema für solche Anfragen sind doch immer ineffiziente interne Prozeße, die man regelmässig nutzt, zB Budgetplanungen & -freigaben etc..

 

[U-L-T-R-A]

Ich bin seit 5 Jahren im F&E-Bereich tätig

Fertigung und Entwicklung oder was is des?

Jeder Neue muß sich ja immer mit irgendnem Scheiß rechtfertigen...
Ich kann mich da erinnern dass ich mal jede Minute Projektbezogen dokumentieren sollte.
Macht in gewissem Rahmen für die interne Abrechnung/Zuordnung Sinn - kostet aber idR mehr Zeit, als es einfach zu schätzen.
Ich hab dann die Abläufe grob gemessen/geschätzt und dann immer die gleichen Zeiteinheiten verwendet.

Ich würd mir grob die Arbeitsanweisungen angucken und mich so weit wie möglich dran halten.
Damit hast du dann auch nich den schwarzen Peter, sondern der, der die Anweisungen rausgehauen hat.

Das klingt jetzt erstmal nach dem klassischen Heissporn - mach Dienst nach Vorschrift und den rest soll er "optimieren". Wenn er Dir nich über die Schulter guckt machste halt wie es praktikabel is.

 

[ayngush]

F&E steht mehrheitlich für Forschung und Entwicklung - manchmal auch für Freizeit und Erholung.

 

[ascer]

Ist eher alte Schule. Wenn es Probleme gibt, müssen Sie gelöst werden. Da wird der Telefonhörer in die Hand genommen und das Ganze geklärt. Kurze Wege, kurze Entscheidungszeiträume. Sieht auf dem Papier natürlich nicht so schön aus, wie irgendwelche "Milestones", ist aber in der Praxis viel effizienter.

Alte Schule ist aber auch nicht umsonst alt.

Es mag in deinem Fall stimmen - das kann hier keiner beurteilen, aber es zeugt dennoch von einer gewissen Hybris, Optimierungspotential bei einem selbst oder den in Benutzung befindlichen Methodiken vollumfänglich auszuschließen.
Insbesondere, wenn deine Kenntnis von entsprechenden Methodiken ganz offensichtlich begrenzt ist.

irgendwelche Projekte auf den Schreibtischen der Führungskräfte wochenlang liegen bleiben (weil die ja lieber damit beschäftigt sind, anderen Mitarbeitern effizienteres Arbeiten zu predigen).

Dies mag abermals auf deinen Fall zutreffen, aber i.d.R. zeichnet man sich als Führungskraft für weitaus mehr als Predigertätigkeiten verantwortlich. Ebenfalls wird man selten durch Inkompetenz Führungskraft.

Ich möchte nichts pauschal unterstellen, aber die Zusammenarbeit mit jemanden, der seiner eigenen Arbeit kein Fehlerpotential einräumt und darüber hinaus die Arbeit seiner Führungskräfte nicht schätzt, stelle ich mir mindestens schwierig vor.

Das Entspricht der Heransgehensweise eines "Technikers/Praktikers". Ich habe ein Problem und löse es effizient.
Ich selber mache das auch so. Ohne die kurzen Wege würde vieles nicht funktionieren.

Das tue ich die allermeiste Zeit auch und in der Tat sind kurze Wege häufig praktisch. Ich präferiere aber, stets von Optimierungspotential und Fehlern auszugehen. Dann schaut man sich nämlich viel eher neue Lösungen an, von denen man nicht immer, aber auch nicht selten, profitiert.

Und der erste Schritt überhaupt um Fehler zu minimieren und mit der Zeit besser zu werden, ist erst mal festzustellen, dass Fehler existieren.

Obwohl ich mir hier einige Sachen [agile] für mein tägliches tun abgeschaut habe. Beispiel größere Umbau Maßnahmen. In einzelne Pakete runter zu brechen damit nix vergessen wird. Oder ich das Ticket meinem Kollegen geben kann. Damit er sieht was noch zu tun ist. Dafür mag ich jira und confluence.

So was halte ich auch für mit am sinnvollsten. Möglichst viele Neuentwicklungen anschauen und nach kritischer Begutachtung ausprobieren, was vielversprechend erscheint und übernehmen, was sich bewährt.

In der Uni haben wir z.B. einige (ist eine Minderheit, sind aber tatsächlich fast ausschließlich ältere -> scheint also bei einigen eine Folgeerscheinung von Gewohnheit zu sein), die selbst mit konstruktiver Kritik schlecht umgehen und es sind genau die gleichen, die die Meinung vertreten - angesichts ihrer Erfahrung - effizient arbeiten zu können.
Und dann sind es wieder die gleichen, die mit einem Vanilla-Ubuntu, bash in Schwarz-Weiß, Git ohne Git Flow, GitLab ohne Epics, automatisierte Tests, ..., Editoren ohne "modi/shortcuts" wie Vim/Emacs oder IDE Funktionalitäten usw. arbeiten.
Da weiß man also auch ohne Untersuchung, dass sie in puncto Effizienz nicht gerade gut abschneiden.

Das ist jetzt natürlich ein spezielles Beispiel aus der Informatik und mag für andere, sich langsamer entwickelnde Branchen, weniger stark gelten. Dennoch ist es denke ich exemplarisch kein schlechter Vergleich: nicht wenige Menschen sind absolute Gewohnheitstiere. Gewohnheit bedeutet stagnierende Entwicklung und das bedeutet, mindestens langfristig, Ineffizienz.

Deshalb finde ich es immer sehr gut, so viel Kritik wie möglich zu bekommen. Ich sehe das als Chance auf Verbesserung.


@black_ahab zumindest in höheren Führungspositionen lernt man normalerweise, dass man mit Zuckerbrot mehr erreicht als mit der Peitsche. Ich würde insofern einen radikal anderen Vorschlag unterbreiten: anstatt deinen Vorgesetzten nur Mist zu erzählen, um möglichst schnell und unbeschadet wieder zurück an deinen Schreibtisch zu können, kooperiere doch einfach. Vielleicht geht ihr dann beide positiv aus dem Gespräch.

Wenn er der letzte Idiot ist, dann wäre das natürlich keine Option. In jedem anderen Fall aber dürfte auch er selbst deutlich glücklicher über ernsthafte Mitarbeit sein.

 

[black_ahab]

@ascer

Theoretisch hast du natürlich nicht unrecht.
Wenn es in der Praxis aber so ist, dass es sich um recht spezifische Aufgabengebiete handelt, in die man sich z.T. mehrere Jahre einarbeiten muss, wird es schwierig. Natürlich ist so ein Input von Außen immer nicht falsch und hilft manchmal die eingefahrenen Bahnen zu verlassen.
Aber: wenn jemand von außen kommt und anhand von seinem absolut theoretischen McKinsey-und-Co-Wissen meint, alles besser machen zu müssen, dann wirkt das schon etwas "Heilsbringer"-artig. Nach dem Motto: "ich zeig euch jetzt mal, wie es richtig geht. Das hab ich nämlich in so einem 3-Tage-Seminar gelernt". Dass es vorher gut geklappt hat und die Firma seit 10+x Jahren jedes Jahr ihren Gewinn steigern konnte, spricht nicht unbedingt dafür, dass hier nur Deppen arbeiten.
Und zu deinem Stichwort "Predigertätigkeiten" - doch, leider trifft es mit dieser Beschreibung den Nagel auf den Kopf. Man fühlt sich da immer an das "Peter-Prinzip" erinnert: Berufsaufstieg bis zur Stufe der Unfähigkeit.


Abschließend: Termin ist rum, und was kam raus? Nichts. Nada.

Viel (freundliches und sachliches) Geplänkel über Organisationsabläufe, die am Ende bei uns sowieso schon überraschend gut mit irgendwelchen Theorien übereinstimmen. Am Ende blieb bis auf die Vereinbarung über Straffung und bessere Zeitdokumentation nichts Praktikables hängen.
Was mich in meinen - ja, vielleicht durchaus falschen - Vorurteilen bestärkt hat. 2 Stunden über irgendwelche Effizienzsteigerungen zu reden, die halb schon angewendet und halb nicht durchführbar sind - die 2 Stunden hätte ich effizienter für mich selbst gestalten können. Mit richtiger Arbeit. Anstatt Gerede.

Getreu dem Motto:

Vielen Dank an alle für die Tipps und Hinweise! 👍 🙂

 

[Lost_Byte]

Schiel weniger auf deine eigene Arbeitsweise, sondern mehr auf die Prozesse, die deine Arbeit verlangsamen. Musst du beispielsweise erst seitenweise Anträge schreiben um mehr Arbeitsspeicher im PC zu haben / Fachartikel/Fachzeitschriften auf Firmenkosten zu kaufen oder kann so etwas einfach von dir entschieden werden?
Wie sind die Entscheidungswege bei Personal? Kann unkompliziert jemand qualifiziertes eingestellt werden, oder dauert das Ewigkeiten? Bei dem derzeitigen Arbeitsmarkt warten gute Leute keine 4 Monate auf eine Antwort, sondern sind schnell weg vom Markt. Dann bleiben nur die Reste als Arbeitskollegen und die sind dann optimierungsbedürftig