Wie kann man KI im Bereich der Finanzen nützen? Welche Erfahrungen habt ihr?

[awanagana]

Ich arbeite seit rund zehn Jahren in einem kleinen Unternehmen, was erfreulicherweise auch recht erfolgreich ist. Allerdings ist beim gestrigen Jour Fixe wieder einmal die Tatsache, dass die Regelungen rund um den Finanzbereich relativ viel Zeit in Anspruch nehmen, ein Thema gewesen. Was doppelt bitter ist, weil einige Mitarbeiter durchaus auch andere Qualifikationen hätten und das Unternehmen auch in anderen Bereichen unterstützen könnten. Daher wollte ich einmal fragen, ob und wie man diese KI auch im Bereich der Finanzen nützen kann. Hat vielleicht jemand in dieser Runde Erfahrungen damit gemacht und kann mir etwas berichten? Vielen Dank vorab!

 

[ThomasK_7]

Ich habe Deinen Beitrag 3x lesen müssen um zu begreifen, wer was benötigt bzw. für was genau gesucht wird.

Ich komme für mich zu dem Schluss, das wohl das innerbetriebliche Rechnungswesen gemeint ist, welches den Mitarbeitern zu viel Zeit wegfrisst.
Dafür kenne ich keine KI, sondern als Verbesserung lediglich klare Handlungsanweisen/Formvorschriften, welche die Bedienung der vorhandenen Finanzsoftware durch die Mitarbeiter erleichtern wird bzw. ein Wechsel zu einer besseren Software mit mehr vorbereiteten/vorbereitbaren Vorauswahlmöglichkeiten bei der Eingabe (Buchungsvorlagen).

 

[_killy_]

Die Frage wo die KI helfen kann würd ich mal nach hinten anstellen. Eher sollte sie doch lauten: Wie hoch ist der grad der Automatisierung aktuell im Finance-Bereich?
Sprich, was wird derzeit noch alles manuell gemacht? Wenn ihr hier einen Überblick habt, dann könnt ihr nachdenken ob es hierfür schon bestehende Lösungen gibt oder ob ihr zu einer KI greifen müsst.

Wenn ihr nicht wisst, wie hoch der manuelle Aufwand ist, dann kann eine KI m.E. nicht viel helfen. Einfach ohne Ziel irgend ein KI System "zu kaufen" hilft nicht.

 

[quadratauge]

Mit Rechnungswesen kenne ich mich persönlich nicht aus, aber ich glaube schon, dass Buchhaltung und andere Bereiche nicht mehr genauso ablaufen, wie das noch vor einigen Jahrzehnten oder sogar Jahren der Fall war. Ich denke schon, dass es da aktuell einiges an Automatisierung gibt und dass es in Zukunft auch noch weitere Möglichkeiten geben wird.

Wenn ihr selbst in dem Gebiet kein Wissen habt, wäre vielleicht Weiterbildung eine Lösung? Oder ihr sucht nach neuen Mitarbeitern, die den neun Aufgabenbereich übernehmen könnten? Durch Digitalisierung fallen ja nicht nur Jobs weg, es entstehen auch laufend neue.

 

[awanagana]

Vielen Dank für eure Antworten und entschuldigt mich bitte, dass ich mich erst jetzt wieder melde, aber die letzten Tage haben es bei mir in sich gehabt. Gleichzeitig tut es mir leid, dass ich mich missverständlich ausgedrückt habe. Und ja, ich habe gemeint, dass das innerbetriebliche Rechnungswesen den Mitarbeitern zu viel Zeit weg frisst. Sprechen wir im Zusammenhang mit der Automatisierung von der Verwendung der Softwares mit einer größeren Anzahl an Vor-Auswahlmöglichkeiten bei der Eingabe? Oder ist auch anderes gemeint? Und ja, eine Weiterbildung zum Thema wäre auf jeden Fall gut für uns. Gibt es außer Handbüchern auch andere Möglichkeiten dafür?

 

[_killy_]

Fragen beantworten wäre auch nicht verkehrt ... welche Schritte werden aktuell noch in der Buchhaltung manuell durchgeführt. Was frisst wirklich Arbeitszeit?

Ansonsten so mal ein paar Sachen die typischerweise automatisiert werden:

• automatische Verarbeitung der Ausgangsrechnungen (erstellen, drucken, versenden)
• automatische Buchungssatzerstellung AR
• automatische Zuordnung Eingangszahlungen zu offenen Posten AR
• automatische Verarbeitung der Eingangsrechnungen (scannen)
• automatische Buchungssatzerstellung AP

...

Ohne zu wissen, was bei euch aktuell noch manuellen Aufwand erzeugt, kann man auch keine wirklich sinnvolle Empfehlung geben. Also erstmal eine IST Analyse machen und dann können wir gezielter beraten.

 

[quadratauge]

Bist du denn generell für die Buchhaltung verantwortlich, awanagana? Oder hast du mit dem Thema eher nur am Rande zu tun? Dass du dir selbst Gedanken machst, ist lobenswert. Aber generell sollte der Arbeitgeber da auch dahinterstehen und selbst Interesse daran haben, dass seine Mitarbeiter sich weiterqualifizieren können. Ich meine, Berufsbilder bleiben heutzutage ja auch nicht mehr über Jahrzehnte gleich, sondern ändern sich eigentlich laufend. Natürlich gibt es abseits von Handbüchern auch Möglichkeiten, sich weiterzubilden. Zu dem Thema Digitalisierung und Künstliche Intelligenz, gibt es sogar ganze Kongresse mich hochkarätigen Vortragenden. Aber auch an der VHS bei mir in der Nähe habe ich gesehen, dass Kurse angeboten werden. Ist halt immer auch die Frage, auf welchem Niveau die Weiterbildung sein soll.

 

[ThomasK_7]

Es gibt keine Kurse zur Digitalisierung des Rechnungswesens an der HVS oder anderen unteren Bildungseinrichtungen! Aber Du sagtest ja bereits, dass Du keine Ahnung von der Materie hast.

 

[ascer]

an der VHS bei mir in der Nähe habe ich gesehen, dass Kurse angeboten werden

Viele Menschen bieten viele Kurse an, weil das Geld gibt. Den Wenigsten würde ich auch nur irgendwas zutrauen.

Für "herkömmliche" Digitalisierung gibt es zig große Unternehmen, etwa sowas wie SAP. Ein Mitarbeiter, der mal eben ein paar Schulungen macht, wird da kaum bessere Ergebnisse erzielen.

Im Bereich von Data Science / KI-Lösungen gibt es gewaltiges Potential, allerdings darf man da dann entsprechende Investitionen nicht scheuen. Neue Lösungen kosten natürlich erstmal. Unabhängig davon braucht man dort aber ordentliches Personal, d.h. Spezialisten, in aller Regel mit Masterabschluss oder mehr und gerade wenn es nicht um das replizieren vorhandener Lösungen sondern wirklich individueller und/oder neuer Lösungen geht, dann findet man entsprechendes Personal auch nicht mehr an jeder "Dorf-FH".

 

[GoetzCebu]

Deine Fragestellung ist leider viel zu unpräzise um beantwortet zu werden !

Erklär uns erstmal WAS die Mitarbeiter zu tun haben, und WAS daran so "aufwändig" ist, dann können wir Dir auch gezielt helfen.

 

[awanagana]

Vielen Dank für eure Antworten und entschuldigt mich bitte, dass ich mich viel zu unpräzise ausgedrückt habe (das lag daran, dass es zunächst geheißen hat, ich solle nicht zu viele Internas preisgeben) und dass ich erst wieder zum Zurückmelden komme.

Ich bekomme die Buchhaltung nur am Rande mit, aber wir sind eben ein kleines Büro und so kommt es, dass die Buchhalterin genau mir gegenüber sitzt. Und nachdem die Firmenchefs da ziemlich "antik" sind, muss sie jene Punkte, die Killy, aufgezählt hat, manuell erledigen. Was halt teilweise auch Fehler mit sich bringt, das macht jetzt eben Hoffnung auf ein Umdenken in Richtung Künstliche Intelligenz. Zudem gibt es ja, wie ich mitbekomme, immer wieder neue Regelungen.

Und verstehe ich richtig, dass man die Kurse von VHS mit Vorsicht genießen sollte? Bzw. gibt es auch kürzere und gleichzeitig professionellere Veranstaltungen wie Kongresse und dergleichen? Das wäre für die Chefs denk ich passender.

 

[ThomasK_7]

Was Ihr braucht, ist mehr menschliche Intelligenz!
Z. Bsp. Fragestellungen beantworten.

Das es um Buchhaltung geht, war schon weitestgehend klar.
Mit welchem Programm wird gearbeitet?
Wie viele Rechnungen pro Tag fallen an?
Wie bekommt die Buchhalterin die Daten von Mitarbeitern usw.?

Ein gutes Programm (Buchhaltung/Warenwirtschaft) kann mittlerweile schon vieles alleine machen, da müssen aber dann die Mitarbeiter die Daten richtig eingeben und nicht nur die Buchhalterin. Aber ich sehe nach Deinen Schilderungen bei Euch in der Firma weit und breit keinen Mitarbeiter/Chef, der so etwas einführen könnte, auch nicht Dich.

Also Kurz und knapp:
Es gibt solche KI bereits in kaufbaren Programmen. Implementiert werden diese aber von Fachleuten und bedient werden müssen sie von allen Mitarbeitern.
Eure IHK kann weitere regionale Adressen für Anlaufstellen (Betriebsberater z. Bsp.) geben.
Die IHK bietet auch entsprechende Grundkurse an. Da sollte man der Buchhalterin + Chef mal empfehlen hinzugehen!

 

[_killy_]

Kann mich nur Thomas anschließen, alle Probleme können und werden ohne KI oder DataScience gelöst. Selbst die Zuordnung von Einganszahlungen zu offenen Posten kann per reguläre Ausdrücke erfolgen.

Frage: habt ihr nur eine Buchhalterin? Wenn ja - investiert in eine weitere Buchhalter/in. Kann ja auch eine Teilzeitposition sein.
Warum?

1. sollte das bisherige Buchhaltungssystem dies nicht können, wäre das IT Projekt + Software wahrscheinlich deutlich teurer
2. Know-How Sharing - damit bei Krankheit/Urlaub der Buchhalterin auch weiterhin gebucht werden kann

@ascer
Bitte nicht den typischen Anfängerfehler machen und eine Lösung vorschlagen bevor du das Problem kennst/verstanden hast. DataScience ist kein Allheilmittel für alles ... man braucht auch kein ML und automatisch Buchhaltungssätze erstellen zu lassen.

 

[ascer]

Bitte nicht den typischen Anfängerfehler machen und eine Lösung vorschlagen bevor du das Problem kennst/verstanden hast. DataScience ist kein Allheilmittel für alles ... man braucht auch kein ML und automatisch Buchhaltungssätze erstellen zu lassen.

Das wollte (und habe?!) ich doch auch nicht. Ich wollte aufzeigen, dass es für "herkömmliche" Digitalisierung zig Lösungen und darauf spezialisierte Unternehmen gibt, sowas wie z.B. SAP eben. In solchen Bereichen wird dann "ein Mitarbeiter mit ein paar Schulungen" nie bessere Ergebnisse erzielen.

Und ferner wollte ich das in zwei Absätzen getrennt aufzeigen: das eine ist "herkömmliche" Digitalisierung (was man eben bei zig darauf spezialisierten Unternehmen einfach einkaufen kann), das andere DataScience / KI.
Mir scheint, hier wurde primär über Ersteres geredet und z.B. für automatische Buchungserfassungen & Co. braucht man Letzteres auch in der Tat gar nicht. Da herrscht hier imho noch etwas Durcheinander.

DataScience-/KI-Lösungen brauchen (a) Spezialisten und (b) sind solche Lösungen (i.d.R. ausschließlich) für die Fälle interessant, die nicht mit herkömmlicher Software abgedeckt/automatisiert werden können. Die Schilderungen waren bis jetzt zwar noch etwas vage, aber z.B. bei den hier mehrmals genannten Buchungssätzen sehe ich nicht, warum das nicht herkömmliche Software lösen können sollte und man da unbedingt KI bräuchte.

 

[awanagana]

Vielen Dank für die weiteren Antworten! Ich muss gleich einmal gestehen, dass ich den genauen Namen der Software jetzt nicht weiß (ich habe wie gesagt nur am Rande damit zu tun), aber wir sind ja in Österreich und sie lassen die Buchhaltung nach den österreichischen Richtlinien erstellen. Die Preise dafür sind soweit ich weiß gering, wie sieht bei den Softwares mit mehr KI aus? Eine zweite Buchhalterin war bislang in der Geschäftsführung kein Thema... meint ihr, dass ich das einfach so vorschlagen kann? Und über was Zeiträume laufen diese Grundkurse üblicherweise?

 

[_killy_]

Was soll ich da nur zu sagen. Also für Python gibt es die Bibliothek scikit-learn welche eine KI für euch bereitstellt die bei euch dann völlig umsonst ist. Allerdings müsstest du für die erfolgreiche Installation die README.TXT genau lesen und befolgen, sonst aktivierst du noch versehentlich Skynet.

 

[florian.]

Offensichtlich kennst du dich bei dem Thema nicht aus.
Wenn der Ablauf geändert werden soll, dann holt euch doch einen externen Berater.
Kostet ein bissel was, aber der weiß dann auch was es aktuell am Markt gibt und was für eure Betriebsgröße eine passende Lösung wäre.

Das ist besser als sich Tagelang einzulesen nur um dann festzustellen, dass man eigentlich Garnichts ändern will.

 

[quadratauge]

Das hat awanagana doch selbst geschrieben, dass er nur am Rande mit dem Thema zu tun hat. Ich glaube deshalb nicht, dass man mit noch detaillierteren Fragen zu einem besseren Ergebnis kommen kann. Wenn du, awanagana, persönliches Interesse hast, kannst du dich mal nach Weiterbildungsmöglichkeiten umschauen. Da gibt es nämlich schon welche. Für das Problem in eurem Unternehmen wäre es aber, da schließe ich mich meinen Vorschreibern an, wahrscheinlich am besten, wenn ihr euch neues, zusätzliches Personal holt, das auf derartige Probleme und deren Lösung spezialisiert ist.

 

[awanagana]

Vielen Dank für die weiteren Antworten! Und ja, das war gerade erst gestern ein Thema, dass sich die Geschäftsführung dazu überwinden möchte, einen Mitarbeiter für diesen Bereich einzustellen. Oder wäre ein externer Berater sinnvoller? Trotzdem würden sie sich auch selbst gerne zum Thema weiterbilden. @quadratauge weißt du selbst auch von Erfahrungen mit Weiterbildungsmöglichkeiten in diese Richtung?

 

[ascer]

@awanagana das hängt davon ab, was ihr genau machen wollt.

Wenn ihr z.B. diesbezüglich auch viel mit herkömmlicher Statistik & Co. zu tun habt, dann wäre unter Umständen ein Data Scientist auch zielführender als ein "richtiger" AI Engineer. Ersterer wäre Spezialist für Statistik, Stochastik, BigData, ... und könnte dann sicherlich gut bei aktuellen Lösungen anknüpfen und - wo es sinnvoll ist - diese um AI-Lösungen ergänzen.
Ein AI Engineer hingegen halt ein Spezialisit konkret für AI-Lösungen. Natürlich sind Statistik/Stochastik/... auch ein Teil davon, aber ein weitaus kleinerer, also bei Data Scientists. D.h. der könnte unter Umständen weniger direkt an vorhandene Lösungen anknüpfen und wäre eher der richtige, für vollkommen neue Modelle auf AI-Basis.

Grundsätzlich hängt das aber auch von der Dimension bei euch ab. Wenn es um in-house Analysen geht, dann kann unter Umständen ein Mitarbeiter genug sein. Insbesondere wenn ihr da selbst schon einiges tut und dann etwa ein Data Scientist dort gut anknüpfen/ergänzen könnte.

Wenn umfangreichere Projekte anstehen oder selbst bei nur in-house neue Wege beschritten werden sollen (z.B. nicht nur ergänzende Analysen, sondern etwa umfangreiche, manuelle Dinge vollständig mit AI automatisieren; Dinge, die auch nicht herkömmlich in Algorithmen "gießbar" sind, also nicht durch übliche Software abgebildet werden können) dann ist das eher Arbeit für mehrere Personen. D.h. i.d.R. Know-How außerhalb einkaufen.

Auch solltet ihr überlegen, wo die Reise bei euch hingehen soll. Gute Leute kosten und kommen i.d.R. nur, wenn es interessante Perspektiven gibt. Wenn es jetzt "nur" um in-house Analysen und ein festes Projekt geht, dann würde gutes Personal sicherlich ablehnen - ich zumindest würde das. Es sei denn, es ist von vornherein geklärt das es nur um ein Projekt geht und deshalb z.B. auch extra Kohle o.Ä.

Personal selbst einzustellen kann aber natürlich sehr lohnend sein, wenn ihr langfristige Ziele habt (also etwa mehrere Projekte und AI aktiv integrieren).

Nicht zuletzt aber natürlich auch eine Kostenfrage: egal ob nun DataScience, AI Software Engineer, ... -> gutes Personal geht erst so bei 60k+/Jahr los. Da wäre erst mal nur einkaufen kurzfristig immer günstiger.

Weiterbildungsmöglichkeiten in diese Richtung

Nochmals: nein.
Wenn wir hier von einem kleinen Projekt reden, vor allem wenn es nur um Ergänzung bestehender Lösungen geht und das meiste dann doch in normaler Software abbildbar ist, dann ja. Insbesondere wenn man bereits studierte Software Engineers im Unternehmen hat.
Andernfalls sind DataScience, AI, ... spezialisierte Akademiker mit Masterabschluss oder höher, also min. 5 Jahre akademische Ausbildung in Vollzeit. Dafür gibt es keine Abkürzung/"Crashkurs"/Weiterbildung, die einen fundiert ausbilden würde.