Word 2010 fortlaufend oder Open Office Writer

[drunkenartist]

Hi guys,

mal eine ganz bescheidene Frage, die vielleicht nicht ganz so einfach zu lösen ist. Ich möchte gerne in Word 2010 eine fortlaufende Rechnungsnummer haben, die sich jedes mal, wenn man die Word-Vorlage öffnet, um "+1" erweitert. Ich habe vieles probiert, wie z. B. ReNo oder die Idee von René Probst, doch alles hat irgendwie nicht funktioniert. Ich kenne mich, um ehrlich zu sein, nicht mit dem Programm großartig aus, da ich tendentiell eher die OpenOffice Variante benutze, doch habe ich zu Testzwecken von meinem Vater mal seine Verison auf meinem Rechner installiert.

Kunden möchten von mir immer wieder wissen, wie sie so etwas erstellen, bzw. wie sie generell Word-Rechnungsvorlagen erstellen. Ich sage ihnen natürlich immer wieder, dass ich Grafiker bin und ihnen lediglich ihre Rechnungsköpfe designen kann, aber gewisse Kunden sehen das als selbstverständlich an, daher würde ich gerne eine Gesamtlösung anbieten wollen, die die Leute zufriedenstellt. Und wie man ja schließlich weiß sind zufriedene Kunden, die Kunden, die zählen

Am liebsten würde ich alle meiner Kunden auf OpenOffice verweisen und viele können sich das Officepakte als Lizenz für ihr Kleinunternehmen auch nicht leisten, aber viele kennen sich auch so wenig mit Rechnern aus, dass ich es nicht einmal im Ansatz schaffe, sie vielleicht auf Excel mit Ihren Rechnungsvorlagen zu verweisen, da es dort bekanntermaßen einfacher ist, eine Rechnungsvorlage zu erstellen.

Aber genug "Einleitung". Also mein eigentliches Anliegen ist eine benutzerfreundliche Rechnungsvorlage in Word 2010 und OpenOffice Writer die folgendes beinhaltet: Bei jedem Öffnen der vorhandenen Vorlage erweitert sich die Rechnungsnummer um "+1" (mit der Möglichkeit, das ohne Probleme zurückzustellen, falls Probleme auftreten und vorallem einfach); Am besten ein Fenster das sich bei dem Öffnen der Datei öffnet, welche die Möglichkeit bietet die Komplette Adresse des Rechnungsempfängers einzutragen und sich bei der Anrede, die man im Adressfeld angibt, auch die Anrede in der Begrüßungsformel ändert. Ich weiß, dass man das über Serienbriefe möglich machen kann, doch sehe ich ein Problem in der Tatsache, dass meine Kunden nur einmalige Rechnungen für einen Kunden erstellen und die Tatsache, für jeden "einmaligen" Kunden eine "Datenbank" zu erstellen wenig Sinn hat.

Gibts da eine wirklich einfach erklärte Lösung für mich oder eine Lösung die zwar viel arbeitet bedeutet, mich aber nicht verzweifeln lässt? ^^

Für jede hilfreiche Antwort wäre ich mehr als dankbar

Gruß

drunkenartist

 

[davidbaumann]

Grober Ansatz: Statt einer Vorlage machst du eine geschützte "Excel"-Datei.
Darin programmierst du ein Makro das eine Kopie in einer neuen Datei erstellt, mit der Nummer im Dateinamen.
Diesen Teil des Dateinamen zeigst du dann in der Kopie an.

-> Einfach aber Effektiv. Die Rechnungsnummer kannst du in einem Zähler in der Quelldatei hochzählen.

Gruß.

 

[nurmalsoamrande]

Da eine einmal gestellte Rechnung sich nicht mehr ändern darf, ist die Idee mit dem Zähler beim öffnen eine schlechte Idee. Ausgangsrechnungen sind Steuerunterlagen, auch in elektronischer Form, da darf sich nichts mehr ändern, und schon gar nicht, wenn man die Rechnung "nur mal eben" öffnet um sie nochmal auszudrucken.

Und doch, eine Datenbank wäre genau das richtige, was deine Kunden brauchen. Zugegeben, man schaut in Rechnungen nicht so häufig mehr rein, vor allem, wenn man sie schon bezahlt bekommen hat. Aber du bist auch verpflichtet, deine Rechnungen zu archivieren. Und das über mindestens 10 Jahre hinweg. Und gerade, wenn man mit Kunden in Preisverhandlungen steht, kann es sehr Hilfreich sein, zu sehen, ob es ein guter Kunde ist oder ob nicht (höhere Rabatte).

Im Falle einer Datenbank würde das Worddokument lediglich einen Report einer Datenbankabfrage darstellen, und das kann auch ein Kleinkunde brauchen bzw würde es ihm sehr einfach machen, seine Unterlagen wiederzufinden.

Zum Thema Open Office in der Geschäftswelt: Finger weg!!! Die Microsoftformate sind nunmal Standard und eine Quasinorm. Da kann man sich drehen und wenden wie man will, ähnlich wie PDF-Dateien ein Standard sind. Und bei Open Office/Libre Office und wie sie alle heißen hast du immer wieder Kompatibilitätsprobleme bzw zerhaut es dir das Format beim Datenaustausch mit anderen Kunden/Firmen.

 

[davidbaumann]

Er öffnet die Vorlage.
Hier startet er ein Makro, welches in Der Vorlage den Zähler hochzählt, anhand dessen eine Datei erstellt. Das ist dann die Rechnung. In diese trägt der Bediener dann die Daten ein, und druckt es als PDF. Das PDF landet dann auch beim Kunden.

Wie die Firma intern arbeitet ist doch egal. Da der Kunde die Rechnung sowieso nicht ändern soll, ist für ihn eine (signierte) PDF Datei optimal.

​Gruß.