[Access] neu Sortieren nach Bereinigung

[esox66]

Wir nutzen hier bei uns Access für eine kleine Kundendatenbank, die DB besteht aus drei Tabellen.
Unsere Praktikantin hat nun die Aufgabe die DB zu bereinigen, dabei werden alle alten Daten aus der der DB gelöscht so das leere Zeilen entstehen d.h. es gibt also auch Lücken bei den ID’s.
Die Frage ist nun wie bekommt man die DB nach der Säuberungsaktion wieder schön Lückenlos und der Reihe nach sortiert ?
Die Abhängigkeiten der 3 Tabellen müssen natürlich erhalten bleiben.

 

[qhil]

Wie habt ihr denn gelöscht? Normalerweise löscht man, wenn man einen Datensatz entfernt, auch die dazugehörige ID.

 

[esox66]

ja, Datensatz wird komplett gelöscht.
ist:
80
81
85
89

soll:
80
81
82
83

 

[owny]

Die Datenbank befindet sich also nicht in der 3. Normalform, sonst gäbe es keine Lücken vermute ich?

Mach mal ein Beispiel für die Datenbank, sprich paar Attribute und Tabellennamen damit man sich darunter etwas vorstellen kann.

Gruß owny

 

[qhil]

@esox66: Das funktioniert nicht. Dazu müsstest du schon die gesamte DB exportieren und in eine neue einfügen. Das wäre mir aber zu umständlich.

 

[esox66]

so grad mal nachgesehen, es sind drei Tabellen - Adressen, Personen und Aktivitäten.
Es wird nun überprüft ob es die Firmen/Personen noch gibt u. ob die Daten noch aktuell sind.
Wenn z.B. einen Firma nicht mehr existiert wird der Datensatz gelöscht u. es ensteht dort eine Lücke.
Die Frage ist nun müssen wir mit diesen unschönen Lücken leben o. können wir das wieder der Reihe nach
sortieren ohne das manuell zu tun ?

 

[Mirakel]

Nur mal so als ganz dumme Frage: Warum stören die Lücken überhaupt?

Die sollten doch eigentlich nur in der Tabelle auftauchen und im Produktiven Einsatz gar nicht sichtbar sein.

Ansonsten müsste die ID ja für die Firma stehen. D.h. in jeder Tabelle werden die gleichen IDs gelöscht. Theoretisch müssten die Reihenfolge also überall gleich sein und man könnte die einfach "per Hand" neu durchnummerieren.

 

[owny]

Verstehe ich das richtig - wenn es eine Firma (Person) nicht mehr gibt sollen die Datensätze auch aus Adressen & Aktivitäten gelöscht werden?

 

[esox66]

ja, das scheint auch zu funktionieren.
Wie die Mädels aber nunmal so sind würde es doch schöner aussehen wenn das alles der Reihe nach wär und nicht so "defragmentiert".
Wenn man von 1300 Datensätzen 400 löscht tun sich eben Lücken auf.
Für den Vorschlag der Handoptimierung wurde ich mit dem "bösen Blick" gestraft, ist jetzt aber auch nicht so wild, wenn es zu komplziert wird bleibt es wie es ist.

 

[Mirakel]

Die Überlegung es "per Hand" zu ändern heißt nicht, dass du jede Nummer per Hand in die Tastatur hauen sollst

Die ID sollte ja die Verknüpfung zwischen den Tabellen herstellen.
Wenn du jetzt also eine Firma löschst, löschst du ja auch die zugehörige ID. D.h. die Spalte mit den IDs ist in allen drei Tabellen identisch.
Jetzt könnte man z.B. einfach per Makro die Spalte mit den IDs neu füllen lassen. Das ist keine schöne Access-Funktion, aber es sollte funktionieren.
Hab nur leider grad kein Access da um es kurz auszuprobieren.