Archivierung verschlüsselte Excel Datei

[Regor]

Guten Tag,

eine Kollegin aus der Buchhaltung hat eine verschlüsselte E-Mail vom Office 365 Account des Absenders bekommen. Im Anhang befindet sich eine Excel Tabelle. Per angeforderter Einmalkennung wird die Mail auch wie gewünscht im Web geöffnet und die Tabelle angezeigt. Zur Archivierung wollte die Kollegin die Excel Datei lokal speichern was über die Schaltfläche Herunterladen auch problemlos möglich war.

Nun zum eigentlichen Problem, die heruntergeladene Excel Datei möchte sich nicht so ohne weiteres lokal öffnen lassen. Excel zeigt einen Fehler an und verweist per Weblink auf den Download eines Azure Security Clients (144 MB) der sich dann offensichtlich automatisch in Excel integriert und eine Anmeldung erfordert.

Die Frage ist nun wie kann diese Datei entschlüsselt archiviert werden ohne ständig irgendwelche Sicherheits Software zu bemühen die dafür ihren Segen gibt ?

 

[meph!sto]

Frag' doch den Absender obs auch unverschlüsselt geht, solange das natürlich nicht gegen eine Betriebsanordnung / gegen die IT Sicherheit verstößt.

 

[Regor]

Die Aussage dazu ist eindeutig: "Aufgrund der Datenschutzverordnung werden wir E-Mails mit personenbezogenen Daten ausschließlich verschlüsselt versenden."

 

[meph!sto]

Was sagt denn eure IT dazu ?
Auch wenn das jetzt besserwisserig klingt: die sollten deine GoTo Person für solche Dinge sein.

 

[spcqike]

Die Exceltabelle verschlüsselt archivieren (also als ZIP oder RAR oder 7ZIP) und das verschicken, sollte dem doch auch entsprechen. Ist das eine Option?

 

[zazie]

Für mich klingt das nach öffentlicher Verwaltung (oder ähnlich), und dann stellen sich folgende Fragen:

- Wer ist der Daten-Herr?
- Hat deine Amtsstelle nur Leserechte?

Wenn der externe Lieferant der Daten in Excel der Datenherr ist, muss er eine dauerhafte Speicherung bei euch genehmigen oder verhindern. Der "Segen" muss also nicht von der Software kommen, sondern vom Datenherr.

Wenn deine Amtstelle (oder ähnlich) Lese- und Schreibrechte hat, muss sie ja die Daten bearbeiten und speichern können. Damit verändert sich die Datenstruktur und deine Amtsstelle wird zum Datenherr dieser neuen Daten.

In so einem Fall würde ich die Daten (ohne Metadaten) aus dem Ursprungsexcel in ein neues überführen. Dann kann deine Amtsstelle den Umgang mit den Daten selbst bestimmen. Aber bitte beachten: Die Schutzstufe muss datenschutzrechtlich mindestens dem Standard entsprechen, den die Erstellerin des urspünglichen Datensatzes definiert hat.

 

[Regor]

In so einem Fall würde ich die Daten (ohne Metadaten) aus dem Ursprungsexcel in ein neues überführen. Dann kann deine Amtsstelle den Umgang mit den Daten selbst bestimmen.

Das Ursprungsexcel sehe ich bisher ja nur in der Office 365 Anzeige im Web. Kann ich den Inhalt von dort überhaupt in ein neues lokales Excel File exportieren ? Auf den ersten Blick hab ich da nur die "Herunterladen" Schaltfläche entdeckt. Es besteht auf jeden Fall ein Leserecht für die steuerliche Bearbeitung der Daten.

 

[neofelis]

...
Die Frage ist nun wie kann diese Datei entschlüsselt archiviert werden ohne ständig irgendwelche Sicherheits Software zu bemühen die dafür ihren Segen gibt ?

Das würde den Sinn doch zunichte machen. Die Datei soll nicht unentschlüsselt lokal gesichert werden. Wenn man den Schutz einfach unterlaufen kann, kann man es mit der Verschlüsselung gleich seinlassen.

 

[zazie]

Ich kann nur vermuten, weil ich keine Erfahrung mit Office 365-Anzeige im Web habe. Aber eigentlich sollte es auch so möglich sein, die Daten zu kopieren und in Excel mit der geeigneten Einfügen-Option zu übernehmen.

 

[cumulonimbus8]

Ich kapiere den Gesamtkontext nicht.
Eine Mail muss verschlüsselt sein. OK. Die Datei drin auch. Naja.
Wenn aber die Zielperson mit den Daten umgehen soll und das mit solchen Konstrukten erfolgt (Azure Security Client) die offenbar der Zielperson nicht zu Gebote stehen - dann hat das System mächtig Wurzelfäule…

CN8