Digitalisierung alltäglicher Dokumente (Rente, Versicherung, Zertifikate etc... )

[XShocker22]

Grüße Base'ler,

da ich langsam aber sicher endlich mal alle meine Dokumente, von Rentenversicherung, Versicherung, Rechnung und einfach alle Belege in Zukunft digitalisieren und ich diese nicht einfach nur in Ordner auf eine Platte lassen möchte, suche ich eine Art Verwaltungsprogramm, welches mir auch eine Volltextsuche innerhalb der Dokumente (PDF) ermöglicht.

Geordnet sollen sie natürlich schon in Ordner, jedoch suche ich sowas Ähnliches wie Calibre für Schriftverkehr, bei denen ich auch sowas wie Tags setzen kann.

Gibt es da etwas Vergleichbares?

 

[madmax2010]

https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx
Es kann OCR, formate wandeln und volltext suche

hast' einen raspberry pi?

 

[XShocker22]

@madmax2010

Daa sieht ja mal mega interessant aus!

Ja, ich habe einen RP4, auf dem Wireguard und Pi-Hole laufen.

Nutzt du es auch in deinem privaten Umfeld?

Wenn ich das richtig verstehe ist Paperless-ngx ein Paket, welches auf, in dem Falle Pi, den Server bereitstellt. Ist es möglich, die Dokumenten-Daten, von denen ich vor habe sie auf meine Synology zu packen, dort aufzugreifen? Außerdem wird ja eine Datenbank erstellt - kann diese als Backup auf der Synology und andere (Netzwerk-) Pfade automatisiert kopiert (Backup) werden?

 

[madmax2010]

schon mal was mit containern / docker gemacht?

 

[XShocker22]

Ein ganz klares Nein. 😅

Du meinst ich sollte paperless-ngx in einem Container direkt auf der Synology ausführen lassen?

 

[Abe81]

Welches Synology hast du denn am laufen?

 

[XShocker22]

Die Synology DS918+.

 

[halwe]

Eigentlich kann das Windows ab Werk. Sofern du eine Lösung für OCR hast bietet dir der Windows Explorer, richtig eingestellt auch eine indexierte Suche über alle Dateien (hab ich hier schon ein paar mal verlinkt, das Thema taucht ja fast im Wochenrhythmus auf).
Ansonsten komme ich weitestgehend mit der Nutzung einer intelligenten Ordnerstruktur zzgl. Verlinkungen zurecht.
Nur fürs Kategorisieren musste ich auf eine Ergänzung des Dateinamens zurückgreifen, z. B. sowas wie [vertrag] in den Dateinamen schreiben. Diese Form der Kennzeichnung hat den Vorteil, dass ich jederzeit mit meinen Dateien auf ein anders System umziehen und z. B. auch vom Handy aus nach den Dateien recherchieren kann.

 

[sikarr]

Eigentlich kann das Windows ab Werk.

Insofern es in für Windows lesbare Formate vorliegt. Ich glaube um PDF Inhalte zu durchsuchen brauchte man ein installierten Adobe Acrobat Reader, bin mir nicht mehr sicher.
Auch ist der Windows Index recht träge was Aktualisierungen angeht und braucht auch beim Ersten mal sehr lange zum indexieren.
Asserdem muss man in dem Fall alles über den Ordner- bzw. Dateinamen realisieren. Eine DMS ähnliche Lösung hätte den Vorteil das man es viel granularer einstellen kann, mit Kategorien, Schlagworten, Indexen usw. muss aber jeder selbst wissen was einem da reicht.

Diese Form der Kennzeichnung hat den Vorteil, dass ich jederzeit mit meinen Dateien auf ein anders System umziehen und z. B. auch vom Handy aus nach den Dateien recherchieren kann.

Insofern das Handy Zugriff auf den Speicherort der Dateien hat, Unterwegs auf eine SMB Freigabe wird da schon schwierig. Eine Fertige Lösung bietet im Idealfall eine App an und man bracht keinen direkten Dateizugriff sondern nur den aufs Portal.

 

[halwe]

Ja, von unterwegs per SMB auf die Freigabe ist nicht ohne, mache ich schon aus Sicherheitsgründen nicht. Da ich außerdem persönliche Dateien aus Datenschutzgründen nicht der Cloud anvertraue, habe ich zu den wichtigen Ordnern, die ich gern unterwegs dabei habe, per MyPhoneExplorer Synchronkopien eingerichtet.

 

[Abe81]

Kann man nicht von der Drive-App auf die Dokumente zugreifen?

 

[sikarr]

Ja, von unterwegs per SMB auf die Freigabe ist nicht ohne, mache ich schon aus Sicherheitsgründen nicht.

Geht auch Sicher, VPN und dann hintunneln. Eigentlich sollte man nie ohne VPN auf das Heimische Netzwerkzugreifen.

Kann man nicht von der Drive-App auf die Dokumente zugreifen?

ja kann man, dann liegt es aber auch in der Cloud, je nach dem ob gewollt oder nicht.

 

[halwe]

Geht auch Sicher, VPN und dann hintunneln.

Ich befürchte, dass mich auch ein VPN nicht vor dem Ausspähen meiner Zugriffsdaten schützt.

 

[sikarr]

Arbeitest du für die Regierung?

 

[halwe]

Jein. Wichtiger ist hier aber der Schutz meiner persönlichen Daten, denn seit ich, so wie der TE hier, begonnen habe, ersetzend alles zu scannen, sehe ich einen potentiellen Fremdzugriff auf alle meine Unterlagen deutlich kritischer.

 

[sikarr]

suche ich eine Art Verwaltungsprogramm, welches mir auch eine Volltextsuche innerhalb der Dokumente (PDF) ermöglicht.

Um mal zum Thema zurückzukommen ecoDMS fällt mir da noch ein. Das kann mach z.B. auch auf einem NAS wie Synology direkt laufen lassen.