SpezNas2k15
Cadet 2nd Year
- Registriert
- Aug. 2015
- Beiträge
- 30
Hallo,
bisher nutze ich für die Verwaltung meiner zahlreichen, sich bereits auf meinem Windows-Rechner befindlichen unterschiedlichen Dokumente überwiegend die Möglichkeiten des Betriebssystems in Form eines alternativen Dateimanagers ("Directory Opus") sowie eine zusätzliche Suchmaschine ("Lookeen"). In diesem Zusammenhang habe ich mich bemüht, die Ordnerstruktur sowie die Bezeichnungen der einzelnen Dateien so aussagekräftig als möglich zu gestalten. Alles in allem bin ich mit dem erreichten Ergebnis dennoch nicht zufrieden, da sich für mich wichtige Inhalte nicht ausreichend genug in Form eines Ordners respektive Dateinamens abbilden lassen oder die Dateinamen schlicht zu komplex werden. Was mir im Besonderen fehlt ist die Vergabe von Schlagworten und die Verwaltung dieser. Zwar ist es mir gelungen ein bestimmtes Muster an Schlagworten für Ordner und Dateien zu etablieren, welches mit meiner Suchmaschine auch identifiziert wird, aber ich empfinde den gesamten Prozess doch als als ausgesprochen mühselig, zeitaufwändig und in letzter Konsequenz als unstrukturiert.
Aufgrund dieser soeben geschilderten Unzulänglichkeiten erhoffe ich mir, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Lösung für meine – zumindest gefühlte – digitale Unordnung sein kann. Die DMS sollte dabei jedoch nicht nur für typische bürospezifische Dokumente (z. B. klassische Geschäftskorrespondenz von Banken, Versicherungen, Behörden), sondern gerade auch für die Verwaltung von privaten Dateien (z. B. medizinische Befunde, Anleitungen, Zeitschriften(-artikel), wissenschaftliche Publikationen, Kochrezepte) geeignet sein. Bei meiner Recherche zu geeigneten DMS-Lösungen sind mir einige Namen (z. B. "ELOoffice", "ecoDMS", "Office-n-PDF", "CompuDMS", "Paperless-ngx") immer mal wieder begegnet, aber zu der Möglichkeit, diese Software sinnvoll und nicht als zusätzlichen Ballast für private Aufgaben einzusetzen, fehlen mir leider die Informationen.
Durch Drittsoftware verwalten ich bereits eBooks erfolgreich, wofür ich "Calibre" nutze. Für die Verwaltung von Zeitschriften(-artikel) und wissenschaftliche Publikationen hatte ich mal leise an "Citavi" gedacht, wobei mir der Pfad, den die Software seit der Unternehmensübernahme eingeschlagen hat, immer mehr missfällt, weshalb ich für mich diesbezüglich keine Planungssicherheit sehe. Dementsprechend nutze ich dieses Programm derzeit nicht. Zudem hoffe ich, so viele Aufgaben in so wenig Programmen wie nur möglich vereinen zu können. Zu Lasten der Funktionalität sollte dieses Vorhaben jedoch auch nicht gehen, weshalb ich im Zweifelsfall lieber eine Software mehr nutze, wenn sie denn nur meinen Arbeitsfluss verbessert.
Folgende Eigenschaften wären mir bei einer DMS (oder Alternativsoftware) außerdem wichtig respektive wünschenswert:
Kurz und knapp: Kann mir jemand, aus nach Möglichkeit eigenem Erleben, berichten, welche DSM oder Alternativsoftware für die Verwaltung von privaten Dokumenten (z. B. medizinische Befunde, Anleitungen, Zeitschriften(-artikel), wissenschaftliche Publikationen, Kochrezepte) gut geeignet ist und eine anständige Verschlagwortungsfunktion besitzt?
Oder habt ihr für euch persönlich einen "Workflow" aus unterschiedlicher Software/unterschiedlichen Maßnahmen etabliert, der sich gut bewährt und mit meinem obigen Vorhaben korrespondiert? Dann freue ich mich auch über diesbezügliche Informationen, die mir meinen Horizont erweitern!
Vielen Dank schon einmal im Voraus!
Gruß und schönes Wochenende
SpezNas2k15
bisher nutze ich für die Verwaltung meiner zahlreichen, sich bereits auf meinem Windows-Rechner befindlichen unterschiedlichen Dokumente überwiegend die Möglichkeiten des Betriebssystems in Form eines alternativen Dateimanagers ("Directory Opus") sowie eine zusätzliche Suchmaschine ("Lookeen"). In diesem Zusammenhang habe ich mich bemüht, die Ordnerstruktur sowie die Bezeichnungen der einzelnen Dateien so aussagekräftig als möglich zu gestalten. Alles in allem bin ich mit dem erreichten Ergebnis dennoch nicht zufrieden, da sich für mich wichtige Inhalte nicht ausreichend genug in Form eines Ordners respektive Dateinamens abbilden lassen oder die Dateinamen schlicht zu komplex werden. Was mir im Besonderen fehlt ist die Vergabe von Schlagworten und die Verwaltung dieser. Zwar ist es mir gelungen ein bestimmtes Muster an Schlagworten für Ordner und Dateien zu etablieren, welches mit meiner Suchmaschine auch identifiziert wird, aber ich empfinde den gesamten Prozess doch als als ausgesprochen mühselig, zeitaufwändig und in letzter Konsequenz als unstrukturiert.
Aufgrund dieser soeben geschilderten Unzulänglichkeiten erhoffe ich mir, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Lösung für meine – zumindest gefühlte – digitale Unordnung sein kann. Die DMS sollte dabei jedoch nicht nur für typische bürospezifische Dokumente (z. B. klassische Geschäftskorrespondenz von Banken, Versicherungen, Behörden), sondern gerade auch für die Verwaltung von privaten Dateien (z. B. medizinische Befunde, Anleitungen, Zeitschriften(-artikel), wissenschaftliche Publikationen, Kochrezepte) geeignet sein. Bei meiner Recherche zu geeigneten DMS-Lösungen sind mir einige Namen (z. B. "ELOoffice", "ecoDMS", "Office-n-PDF", "CompuDMS", "Paperless-ngx") immer mal wieder begegnet, aber zu der Möglichkeit, diese Software sinnvoll und nicht als zusätzlichen Ballast für private Aufgaben einzusetzen, fehlen mir leider die Informationen.
Durch Drittsoftware verwalten ich bereits eBooks erfolgreich, wofür ich "Calibre" nutze. Für die Verwaltung von Zeitschriften(-artikel) und wissenschaftliche Publikationen hatte ich mal leise an "Citavi" gedacht, wobei mir der Pfad, den die Software seit der Unternehmensübernahme eingeschlagen hat, immer mehr missfällt, weshalb ich für mich diesbezüglich keine Planungssicherheit sehe. Dementsprechend nutze ich dieses Programm derzeit nicht. Zudem hoffe ich, so viele Aufgaben in so wenig Programmen wie nur möglich vereinen zu können. Zu Lasten der Funktionalität sollte dieses Vorhaben jedoch auch nicht gehen, weshalb ich im Zweifelsfall lieber eine Software mehr nutze, wenn sie denn nur meinen Arbeitsfluss verbessert.
Folgende Eigenschaften wären mir bei einer DMS (oder Alternativsoftware) außerdem wichtig respektive wünschenswert:
- Kosten
- einmalige Kosten sind nicht dramatisch (Obergrenze: 500 Euro, wenn die Software wirklich hervorragend ist)
- KEIN Abo
- Dokumente mit Schlagworten versehbar
- Schlagworte sollten in Verzeichnis organisiert und auffindbar sein
- Schlagworte sollte nach unterschiedlichen Kategorien sortierbar sein
- Dateitypen: Sollte neben .pdf, den Import der gängigen Dokumentenformate unterstützen
- keine zwingende Cloud: Keine "Klaut", die sich nicht unter meiner Kontrolle befindet
- Datenzugriff via Netzwerk: Daten sollten auch auf NAS/Server liegen und vom Client dort abrufbar sein können
- erhalt der Daten-/Ordnerstruktur (wünschenswert, aber kein Zwang): Daten-/Ordnerstruktur auf Festplatte sollte erhalten bleiben
- Notizfunktion (wünschenswert, aber kein Zwang)
- versehen von einzelnen Dokumenten mit Kommentaren
- vermerk von Notizen auch unabhängig von einzelnen Dokumenten
- Gestaltungsmöglichkeiten der Notizen (z. B. Fett, Kursiv, Aufzählung)
Kurz und knapp: Kann mir jemand, aus nach Möglichkeit eigenem Erleben, berichten, welche DSM oder Alternativsoftware für die Verwaltung von privaten Dokumenten (z. B. medizinische Befunde, Anleitungen, Zeitschriften(-artikel), wissenschaftliche Publikationen, Kochrezepte) gut geeignet ist und eine anständige Verschlagwortungsfunktion besitzt?
Oder habt ihr für euch persönlich einen "Workflow" aus unterschiedlicher Software/unterschiedlichen Maßnahmen etabliert, der sich gut bewährt und mit meinem obigen Vorhaben korrespondiert? Dann freue ich mich auch über diesbezügliche Informationen, die mir meinen Horizont erweitern!
Vielen Dank schon einmal im Voraus!
Gruß und schönes Wochenende
SpezNas2k15
