ELO (elektronischer Leitz-Ordner) Office

[sg282]

Hallo Gemeinde!
Ich hätte ein paar Fragen zu der Software „ELO Office 11“.
Worum geht es konkret?
Ich nutze seit ein paar Jahren ELO Office 8 zur Ablage bzw. zur Archivierung von so allmöglichen privaten Dokumenten und Dateien.
Das ELO Office 8 wurde ca. 2009 installiert und dann so mehr oder weniger autodidaktisch verwendet. Also Betriebssystem habe ich z.Z. Win10.
Für einen Umstieg auf Win11 habe ich bisher, u.a. wegen dem älteren ELO, noch nicht den Mut gehabt.
Ich möchte jetzt vielleicht etwas „Vorbeugen“ und mir eine aktuelle Version von ELO Office (11) anschaffen, auch um sicherzustellen das ein Zugriff auf meine Daten erhalten bleibt.
Ein Weg über einen offiziellen Support von ELO Partnern (soweit für ELO Office überhaupt zu haben) ist auch wirtschaftlichen Gründen nicht möglich bei,
Ich bräuchte zur Sache eine paar Empfehlungen und vielleicht auch eine Art Anleitung, zu einem eventuellen Umstieg von ELO Office 8 auf die aktuelle Version ELO Office 11.
GRÜSSE aus Sachsen, sg282!

 

[|Moppel|]

sicherzustellen das ein Zugriff auf meine Daten erhalten bleibt.

Wenn man die Dokumente nur mit einer speziellen Version des Programms öffnen kann disqualifiziert es sich meiner Meinung nach zur Archivierung.

Die Idee ist doch, dass Dokumente auch nach Jahren noch lesbar sind.

Würde mir überlegen ob es die Software sein muss.

 

[Don_2020]

paperless-ngx so probiert?

Ansonsten kann ich nur Moppel zustimmen.

 

[sg282]

Danke für Deine Gedanken zu meiner Frage.
„ELO Office“ (elektronischer Leitz Ordner) ist eine spezielle Anwendung um z.B. auf archivierte Datensätze (oft im PDF Format) zugreifen zu können.
Hier geht es nicht nur um das „Öffnen“, sondern uns viele andere Dinge, wie z.B. Suchen, elektronische Haftnotizen, Daten zur Ablage und zu den Zugriffen usw.
Sicher könnte man das auch ganz ohne spezielle Software erledigen, nur dann sind die meisten, in den letzten 13 Jahren erfassten Zusatzinfos, weg.
Vielleicht habe ich noch Glück und meine Frage zu ELO Office 11 stößt auf einen Nutzer und/oder Spezi zu dieser Anwendung.

 

[Art Vandelay]

Wir hatten im Job auch mal ELO Office im Einsatz, war von der Sache her eine coole Lösung, aber eben das geschlossene System, was nur mit deren Software zu öffnen war, war auch leider der Problem. Bei einer größeren Migration haben wir es dann durch OneNote 2016 abgelöst und ELO nur noch auf einer virtuellen Windows 7 Maschine für die Alt-Daten verwendet.

Viel Glück bei deiner Migration!

 

[Drölfzehn]

Ich werde dir zwar in der Hinsicht nicht wirklich weiterhelfen können, aber ich möchte dennoch darauf hinweisen, dass EloOffice 11 schon seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt wird und im Grunde tot ist. Die Firma konzentriert sich nur noch auf ihre ECM Suite.

Ich weiß nicht wie es bei älteren Versionen ist, aber du kannst zumindest bei der Version 11 die archivierten Dateien exportieren. Sämtliche Dateien liegen dann in einem Ordner. Die Dateinamen werden aber nicht exportiert, sodass die Dateinamen dann am Ende nur aus Zahlen bestehen.

 

[Compandgo]

Hi sgs282,
ist Dein Anliegen noch aktuell?

Ich meine ich habe damals mit ELO 5 begonnen, bin dann nach ELO 7 migriert, anschließend nach 10 und bin jetzt bei ELO 11 angelangt.
ELO 11 ist bei mir als Einzelplatz lizensiert, aber wie bereits die Vorredner geschrieben haben, wird es nicht weiter entwickelt.

Die ELO Upgrades auf die jeweils höheren Versionen verliefen ohne jede Komplikation. Ich meine ich habe einfach die neue installiert und das wars. Da die Daten unabhängig von der eigentlichen Applikation gehalten werden gehst Du dabei auch kein Risiko ein.

Nachdem ELO 11 nicht mehr weiter entwickelt wird und es mit Office 365 immer wieder Probleme gibt, möchte ich nach der OpenSource paperless-ngx migrieren. Einen hierfür geeigneten Export bietet aber ELO 11 nicht an.

Dennoch würde ich an Deiner Stelle zunächst nach ELO 11 upgraden. Das sollte unkompliziert und auch nicht teuer sein. Auf ebay werden ELO Office Lizenzen für ~ EUR 70 angeboten.
Vorteil des Upgrades ist die Anwendbarkeit der in diesem Buch vorgestellten VBA Makros: Skriptprogrammierung mit ELOoffice

https://cdn2-shop.elo.com/downloads/book_skriptprogrammierung-mit-elooffice_thiele_19892_de.pdf

Ab Seite 131 wird in Kapitel: „Export eines Teilarchivs in das Dateisystem“ ein Skript vorgestellt welches hoffentlich einen brauchbaren Export ermöglicht.

Bei diesem erhalten die exportierten Dokumente sinnvolle Dateinamen und werden strukturiert abgelegt.

 

[Compandgo]

Habe das Skript gerade mal in ELOoffice Version 11 ausprobiert und oh-Wunder es funktioniert.

Es wurde testweise zwar nur auf einen kleinen Zweig meines Archives los gelassen, hat super funktioniert und im Ergebnis wurde pro Register ein Verzeichnis angelegt in welches sämtliche Dokumente mit dem verschlagworteten Namen und in erster Näherung korrektem Zeitstempel abgelegt wurden.

Nicht abgelegt werden Dateien mit einem Slash / in der Kurzbezeichnung. Dies kann aber in Skript Zeile 105 per RegEx wie folgt angepasst werden:

Reg.Pattern = "[\*\:\\\&\t\|\r\n\/<>]"

Bin positiv überrascht