Exchange Server 2013 soll Domino mit Lotus Notes 8 ersetzen

[nitroburger]

Tach zusammen,
eine Frage wir verwenden aktuell im Unternehmen Lotus Notes 8 mit Domino (Mitarbeiter 100, wachsend wenn Außenstellen dazukommen). Mein Wunsch wäre es auf Exchange Server 2013 und Outlook 2013 zu wechseln, da ich die Optik und die Integration von Outlook in die MS Office Welt perfekt am besten finde. Auch die Anbindung an den Windows Server 2012 Domain Controller wäre für uns Administratoren ein Segen.

Der Wunsch meines Vorgesetzten ist jetzt eine Übersicht von Vor- und Nachteilen beider Systeme. Wir haben auch sehr viele Außenstellen, die wir via Citrix mit Programmen unserer Server versorgen, hier wäre natürlich auch Outlook von der Partie.
Um mir etwas bei meiner Präsentation zu helfen würde ich euch bitten mir ein paar Vor- und Nachteile für beide Lösungen (Bestandslösung: Domino mit Notes, Wunschlösung: Exchange 2013 mit Outlook 2013) zu geben

 

[fandre]

Fang doch einfach damit an, die Schwachstellen der bisherigen Lösung aufzulisten und was ihr euch von der neuen erhofft.

 

[Caskaja]

Problematisch wird es eben, das sich 100+ Mitarbeiter auf komplett neues System umstellen müssen. Die frage ist natürlich ob sich dieser Aufwand + Kosten lohnen wird.
Und natürlich die Zeit + Kosten um alle clients umzurüsten.

 

[ryan_blackdrago]

Als Notes-Domino-Administrator sage ich zur 8er Umgebung:

Ein großer Nachteil von Notes ist, daß die Leute schlichtweg nicht verstehen, daß Notes KEIN E-MAIL-Programm ist. Es ist zuerst ein Datenbanksystem, welches eine zusätzliche E-Mail-Funktion zu Verfügung stellt. Möchte man Datenbanken auch öffentlich ins www zur Verfügung stellen => Notes; an dieser Stelle wird aber nie das volle Potential genutzt.

Wer Lotus-Script beherrscht, kann komplett bis auf die Betriebs-System-Ebene herunter aus Notes alles mit der Arbeitsstation machen bzw. ansteuern (Programme starten, registry-Einträge ändern, etc.).

Notes kann genauso in die Office-Produkte integriert werden (Mailing aus Office heraus, etc.): Stichwort MAPI Mail aktivieren.

Etwaige Dinge wie User-Umbenennung (Heirat, etc.) finde ich in Outlook nicht so schön gelöst. Da gefällt die Notes-Domino-Administration besser: User umbennen > Mailbox umbenennen > über admin4.nsf wird dies ausgeführt > Fertig

Keine Ahnung, ob Exchange etwas ähnliches beherrscht : Notes hat DAOS integriert (Domino attachment and object service); Man schickt 400 Mails mit Anhang. Der Anhang wird an die 400 Mails als eine Art Link/Verweis gehängt. Statt nun den Anhang in 400 Mailboxen zu haben, ist der Anhang einmal abgespeichert => Weniger Speicherplatz

Andere Programminhalte (z.B. Sametime, etc.)

Mit viel Fein-Tuning ist es möglich, es auch via Citrix als Application zur Verfügung zu stellen.. Leistungsschwache Terminalserver => keine Chance. IBM gibt als Empfehlung für den Notes-Client 1GB RAM vor..

 

[Andreas75]

vielleicht sollte man bei dem umfang eher schauen, ob eine schleichende migration sinnvoller wäre, es gibt ja ein paar tools die das ermöglichen sollten

 

[Simon]

Beide Systeme haben Vor- und Nachteile. Als reines Mailing-System würde ich kaum auf die Idee kommen, mit IBM Domino / Notes zu arbeiten, auch wenn der Domino-Server schon ein paar richtig coole Features drauf hat. Dafür ist der Client (Notes) in meinen Augen absoluter Crap und die Usability der Mail-Datenbanken ziemlich User-unfreundlich.

Allerdings lohnt sich der Blick auf IBM Notes 9 (aktuell als Public-Beta verfügbar). Da hat IBM m.E. doch ein wenig nachgelegt.

Problematisch ist bei solchen Szenarien immer die Migration der bestehenden E-Mails. Bei 100 Usern ist das aber noch relativ überschaubar.

In unserer Domino-Umgebung mit rund 25.000 Benutzern (allein in Europa) wäre das beinahe undenkbar.

 

[DerGast]

Kurze Frage: kennt ihr die Möglichkeiten des Exchange und habt damit schon Erfahrungen? Oder geht es hier nur um das Look&Feel?
Andere Frage: was nutzt ihr im Zusammenhang mit Lotus Notes?

Es gibt Unternehmen die haben eine ganz krude und eigene Mailapplikation die eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit anderer Applikation bekommt. Auf einmal soll das vorhandene (Mail-)System abgelöst werden (zB Tobit) und dann kommt plötzlich zu Tage dass die Anwendung "X" keinen offiziellen Support für den aktuellen Exchange bietet.
Dabei wäre der Exchange in vielen Belangen "einfacher", Integrierter und zukünftige Updatekosten geringer.

Die Migration kann über Wochen verlaufen, der Exchange wird parallel aufgesetzt, sprich in einer Koexistenz (ähnlich wie Ex2003-> Ex2010).
Zur Migrationshilfe dient dann z.B. das 3rd Party Tool von Quest.

Auch wenn man Outlook aus dem privaten Bereich kennt, sollte man die Designänderungen des neuen Outlook nicht unterschätzen.
Zudem würde ich auf das SP1 von Exchange 2013 warten und/oder den jetzigen Exchange2010 SP3 nehmen.

Ryan hat DAOS angesprochen - sowas Ähnliches gab es bis Exchange 2007. Wurde dann abgeschafft, den Hintergrund kenne ich nicht, vielleicht wurde ja die Deduplizierung des Server 2012 dafür genutzt? (Wenn da jemand mehr Infos hat, gerne an mich).
Ich finde es aber auch kritisch, deduplizierung hin oder her... manche Benutzer kommen einfach nicht klar und sie kapieren nicht dass es unnötig ist ein PDF File von 50MB INTERN an 10 weitere User zu senden, statt einfach den Freigabepfad als Link zu versenden. Wenn man davon ausgeht dass die Mails auch noch archiviert werden - echt unnötig.
Um soetwas etwas zu regeln nutzt man entweder die globalen Einstellungsmöglichkeiten oder Transportregeln. Und dank der DLP Richtlinien im Exchange 2013 noch besser

Beantwortet zwar nicht deine Frage, aber vielleicht hilft es ja.

Ups: da fällt mir doch was ein..
Wie siehts aus mit Fernzugriff auf Mails oder per MobileDevice?
Oder Richtlinien zur Archivierung (das was MS darunter versteht..).
Wie sehen die hardwaregrundlagen des Notes aus? Kann man das auf "jedem" Server installieren?

 

[Frightener]

Wir stehen auch gerade kurz vor der Migration von Lokus Notes nach Exchange, Lync und SharePoint. Ich kann mich mal erkundigen, ob ich Informationen unseres Projektplanes rausrücken darf.

Mein Fazit nach 2,5 Jahren Notes Nutzung: Ich sehe das wie Simon, Notes ist als Messaging System eine absolute Katastrophe. Zumal unser Client (ich glaube 8.5.3) nichtmal Windows 7 kompatibel ist.

 

[nitroburger]

Danke für die ganzen Reaktionen.

Notes wird aktuell bei uns im Haus noch in den Version 6 und 8.5.2 (Standardclient) verwendet. Bis letzte Woche war geplant auf 8.5.3 (Full-Client) komplett umzusteigen und ist aktuell immer noch geplant, sofern ich das nicht ändern kann

Dieser Wechsel bedeutet Arbeit und diese Arbeit plane ich in Exchange Server und Outlook zu stecken und nicht mehr in Notes. Mir ist durchaus bewusst, dass Notes ein mächtiges Tool sein kann, aber ich finde die Handhabbarkeit fürchterlich und 95% unserer User verschicken damit nur Mails und pflegen weder ihren Kalender noch Kontakte. Und meiner Meinung nach liegt das zu einem gewissen Anteil an unseren User selbst, aber zum größten Teil an Notes. Da die Darstellung und auch die Funktionen oft sehr ungewöhlich gelöst sind.

Von daher verspreche ich mir mehr Ordnung und Nutzbarkeit durch Outlook beim User. Mir persönlich gefällt am besten die nahtlose Anbindung an das Active Directory.

Danke schon mal an alle die mir hier schon viele Punkte für meine meine Liste gegeben haben.

 

[Sherman123]

Vorteil Outlook:

Hatte ich sinngemäß im Postfach:
"Derzeit ist die Nutzung von Outlook nur mit VPN Verbindung möglich. (wenn man eben nicht im Firmennetz hängt)
Diese Regelung war bisher nötig, da frühere Exchange Versionen von sich aus keine ausreichenden Schutzmechanismen vorsahen.
Mittlerweile ist seit Exchange 2010 eine verschlüsselte Verbindung möglich. (Zertifikate werden bei Anmeldung an der Domäne übermittelt)"

PS: Im Arbeitsalltag ist imho Outlook in jeglicher Hinsicht Notes überlegen, das ich noch aus dem Uni Alltag kenne.

 

[GreCCoikarus]

Hallo Nitroburger,

ist das Thema bei euch noch aktuell? Wenn ja, Migrationen von anderen Groupware Lösungen wie Notes oder Groupwise zu Exchange sind mein tägliches Brot. Wenn du möchtest, können wir gerne mal telefonieren und du erzählst mir was ihr vor habt. Ich kann dir gerne paar Tipps geben und ggf. euch auch unterstützen.

 

[Frightener]

Unsere Migration Notes -> Exchange 2013 CU3 ist für das Osterwochenende angesetzt

 

[Simon]

Nur CU3 und kein SP1? ^^

 

[Dukey]

weiß nicht ob es schon jemand genannt hat;

Ein wesentlicher finanzieller Aspekt stellt auch die Lizenzierung der Software dar.
Du benötigst ne Exchange Server Lizenz. Wenn der Exchange Server virtualisiert wird (z.B. vmWare Cluster mit aktiviertem vMotion) muss die Lizenz zwingend mit Software Assurance gekauft werden (License Mobility).
Dazu benötigtst du für die zugreifenden User oder zugreifenden Geräte auch noch Exchange Standard CALs (Client Access License).
Je nach bereitgestellter Funktion brauchst du dazu noch pro User/Gerät eine Exchange Enterprise CAL.

Wenn ihr OWA nutzen wollt (Outlook Web Apps/Access) dann sind User-CALs zwingend erforderlich.

Soviel zur Lizenzierung ;-)

 

[Frightener]

Nur CU3 und kein SP1? ^^

Nein, die Umgebung wurde erstmal bis Abschluß der Migration eingefroren.

 

[GreCCoikarus]

Migriert ihr alle Postfächer an einem Wochenende? Wie viele Postfächer habt ihr? Ab 100 Postfächer hätte ich ja eine Phasenmigration und eine Koexistenz empfohlen. Die Nachwehen bei einer "Big Bang"Migration mit >100 User werden ganz schöner Stress werden für den Support. Wenn ihr Pech habt, rufen 100 Leute am ersten Arbeitstag um 8 Uhr am mit den schönsten Fragen: Wieso läuft mein Notes nicht mehr. Emails fehlen (auch wenn die schon in Notes nicht mehr da waren). Wie kann ich XY machen. Früher war alles besser... usw. Drücke euch die Daumen. Hoffe ihr habt euch einen Consultant ins Haus geholt der die ganzen Bauchschmerzen und Stolpersteine schon oft genug erlebt hat und kennt.
Kleiner Tipp noch: Da ihr noch nie Public Folder genutzt habt, fangt erst gar nicht damit an. Die werden euch immer und immer wieder vor die Füsse fallen.
Berichte mal wie es gelaufen ist.
Noch paar kleine Tipps:
-Die DBs der Zielumgebung werden größer werden als die der Quellumgebung. Exchange legt Anhänge nicht mehr in eine Streamingdatenbank und setzt Referenzen in die Postfächer (Seit EX 2003 gestorben). Notes schon - falls aktiviert.
-Plant genau wie viele Postfächer ihr parallel verschieben könnt. Dabei ist die Quellumgebung (und hier die CPU und die IOPs der LUNs) wichtiger als die Zielumgebung.
-Schult die Leute vorher wie man Outlook nutzt
-Der Klassiker - Umlaufprotokollierung im Exchange setzten bevor die Migration beginnt

Welche Tools nutzt ihr für die Migration? Quest, BinaryTree, etc?

 

[Frightener]

Danke für die Tipps, das ist alles eingeplant
Wir migrieren ca. 9000 Mailboxen an dem Wochenende. Eine Koexistenz ist nicht möglich wegen der verschlüsselten Mails. Wir haben eine externe Firma mit 10 Consultants zur Unterstützung und zwei externe Firmen, die die Mitarbeiter schulen. Public Folders werden nicht genutzt - dafür wird SharePoint eingeführt. Eine Testmigration mit 600 Postfächern als Last- und Performancetest wurde bereits durchgeführt.

Wir benutzen Quest.

 

[GreCCoikarus]

Sauber. Klingt nach einem Plan

Viel Erfolg!

 

[BeckerAA]

Hallo zusammen,

mit Neugier und Interesse habe ich Eure Diskussion verfolgt.

Leider vergleichen die meisten hier Äpfel mit Birnen.

IBM Notes ist einem Outlook schon vom Funktionsumfang deutlich überlegen. Das wurde auch vorher schon mal angesprochen. Es ist vor allem eine Datenbanksystem, welches mailen kann. Mit dem neuen Notes 9.0.1 Client ist es auch richtig schnell und sehr komfortabel geworden.

Aber egal, welches System man favorisiert, so stellt ein Umstieg egal in welche Richtung eher eine deutliche Verschwendung von Firmengeldern dar. Es macht schlicht keinen Sinn, ein funktionierendes System, gegen ein anderes zu tauschen. Persönliche Animositäten sind hier völlig fehl am Platz. Es ist eigentlich Veruntreuung von Firmengeldern. Es ist das gleiche, als wenn man eine funktionierende Fertigungsmaschine, gegen eine andere austauscht, weil sie ne andere Farbe hat.

In Anbetracht der Kosten liegt auch die IBM mit Notes deutlich günstiger. Bitte lasst Euch da nicht von den tollen Verkaufsargumenten der Consultants blenden und macht Euch die Arbeit mal selbst nachzurechnen. Selbst eine "angeblich" schönere Bedienung macht das nicht wieder gut.

Ein kleiner Ansatz steht weiter oben zum Thema Lizenzierung. Die Lizenzierung von IBM ist einfach. Lizenz pro "named User" und fertig. Im Enterprise-Bereich noch der Server, aber im Enterprise Express ist der Kostenlos.

Bitte nehmt auch die Migrationskosten mit in die Kalkulation. Allein die dürfte richtig Geld verschlingen.

Es gibt hierzu eine Studie, die besagt, dass noch kein einziges Migrationsprojekt von Notes auf Outlook finanziell funktioniert hat und damit auch nicht erfolgreich war. Es ist zwar richtig, dass hier in Deutschland viele auf Exchange migrieren, doch ist das der typisch Deutsche "Lemming-Effekt". Wenn einer in ein Loch springt, springen die meisten hinterher, auch wenn dort ein Löwe wartet, das neues Futter kommt.

Ein realer Vergleich hilft hier wirklich. Ein ganz wichtieger weiterer Aspekt ist die Produktivität der Mitarbeiter. Nur wenn hier eine echte Steigerung zu erwarten ist, sollte ein solcher Schritt gewagt werden. Nur die Wünsche der IT sind hier absolut irelevant. Die User müssen damit klar kommen, nicht der Admin. Der sollte eh beide Systeme beherrschen, sonst ist er schlicht zu teuer bezahlt, egal wie wenig, oder viel er bekommt. Im Vordergrund sollte immer der User stehen und die damit verbundene Produktivität. Sie sind es, die über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens entscheiden, nicht der Admin, oder die IT-Abteilung.

Also bitte unbedingt darüber anchdenken, bevor das Kind in den Brunnen fällt.

Viele Grüße
BeckerAA

 

[Frightener]

Das ist totaler Quatsch. Du mußt auch das Unterrnehmensumfeld berücksichtigen. In eine Microsoftwelt integriert sich Outlook/Exchange deutlich besser. Hast Du schonmal Notes als Collaborationprodukt mit AD und SharePoint betrieben? Lizenztechnisch ist es (zumindest in unserem Umfeld) etwa gleich. Hier vergleichst Du Äpfel mit Birnen, da Du die Lizenzverträge mit den Anbietern nicht kennst.

Die Migrationskosten können die gleichen sein. Unsere Version ist nur durch einen Neukauf der Lizenzen upgradebar, d.h. die Kosten für Exchange und Notes sind die gleichen. Office 2007/2013 haben wir sowieso im Einsatz. BTW: Ich bin kein Notes Admin, aber selbst diese beführworten die Migration. Ich bin ein Anwender und kann nur sagen, daß die Produktivität unter Outlook deutlich höher liegt.

Bei den Kosten kann man evtl. noch erwähnen, daß - zumindest aus unserer Erfahrung der letzten 5 Jahre - der Notes Support eigentlich nicht existent ist. teilweise hat uns sogar Microsoft bei den Problemen mit Notes weitergeholfen.