Gesucht: Kontrollprogramm zum Prüfen & Exportieren von digitalisierten Dokumenten

[Wolfsrabe]

Liebe Experten,

ich bin beruflich auf der Suche nach einem Programm, mit dem ich eingescannte Dokumente überprüfen, ggf. korrigieren und nach PDF zu Archivierungszwecken exportieren kann.

Das Ursprungsmaterial sind Akten mit sehr unterschiedlichem Umfang (zwischen 5 und 300 Seiten stark), meist A4, die doppelseitig gescannt werden müssen. Die Auflösung beträgt 300dpi, Farbtiefe Graustufen, gescannt wird zurzeit mit einem Multidokument-Scanaufsatz auf einem Kyocera Taskalpha 3050ci (Multifunktionsgerät) auf ein Netzlaufwerk.

Bisher wird - völlig daneben in meinen Augen - direkt in das PDF-Format gescannt, was zur Folge hat, daß massig leere Seiten mit in den digitalen Dokument drin sind, da doppelseitig gescannt wird und Leerseitenerkennung nicht exisitiert. Außerdem gibt es Seiten, die nicht leserichtig gedreht sind (Querformat-Seiten, versehentlich auf Kopf eingelegte Seiten usw.).

Da mir professionellere Scantechnik nicht zugestanden wird (Scanner und Software von Kodak wären der Hammer für solche Zwecke), dachte ich an die Variante, den Stapel zunächst in einzelne, durchnummerierte TIFF-Dateien zu scannen und anschließend mit einer Kontrollsoftware manuell zu überprüfen, zu korrigieren, und zu exportieren.

Dazu benötige ich aber eine halbwegs brauchbare Software.

Folgende Fähigkeiten wären wichtig:

• Übersichtliche Kontrollansicht
• verschiedene Zoomstufen (z.B. 50, 20, 10, 5 Seiten auf einmal, Einzelseitenansicht)
• Sortiermöglichkeit: nach Höhe, nach Breite (um Doppeleinzüge und schief eingescannte Seiten zu erkennen)
• Sortiermöglichkeit nach Helligkeit (um Leerseiten zu erkennen)
• Möglichkeit zum Markieren von Seiten, um sie vom PDF-Export ausschließen zu können (z.B. Leerseiten)
• Möglichkeit, einzelne Seiten einzufügen (Korrektur-Scans usw.)
• PDF-Export des fertig kontrollierten Dokuments

Die Software sollte möglichst auf einem TS-Server (Win Server 2008 R2) laufen können. Wenn sie frei oder gar Open Source ist, wäre das sehr schön.

Es würden mir sicher noch mehr Anforderungen einfallen (OCR wäre noch eine Option), aber das sind die zunächst wichtigsten Dinge, die mir einfallen.

Abgesehen von professioneller (und leider auch teurer) Software bin ich bisher nicht fündig geworden. Also, wenn jemand von so einer (freien) Software weiß, oder sogar fit ist, selbst sowas zu programmieren, immer raus damit!

Danke schon mal!

Beste Grüße!

 

[Benzer]

Bisher wird - völlig daneben in meinen Augen - direkt in das PDF-Format gescannt, was zur Folge hat, daß massig leere Seiten mit in den digitalen Dokument drin sind, da doppelseitig gescannt wird und Leerseitenerkennung nicht exisitiert. Außerdem gibt es Seiten, die nicht leserichtig gedreht sind (Querformat-Seiten, versehentlich auf Kopf eingelegte Seiten usw.).

Nur in deinen Augen... in der Regel archiviert man diese leeren Seiten mit, da sie evtl. mal wichtig werden wenn bewiesen werden muss das diese eben leer waren. Eine kurze manuelle Sichtprüfung sollte es natürlich vor der Archivierung geben.

Sowas und in der Zahl manuell sortieren und etvl. nach scannen oder bearbeiten? Also für die Personalkosten kann man sich ganz easy nen profi Scanner hinstellen.

Geht es um Rechnungen? Was ist mit einer digitalen Signatur? Revisionssicherheit? Bleiben die Originale erhalten oder werden vernichtet?

 

[Sithys]

Für dein ein- bzw. erstmalige Digitalisierung würde ich eine externe Firma beauftragen die sich auf solche Dinge spezialisiert hat. Die kommen mit Maschine und Personal und hauen das durch.

 

[S-Force]

Hallo,

schaue dir mal die Software NSI Autostore an Ist genau das richtige für deinen zweck! habe so etwas schon sehr oft eingerichtet, läuft dann einmal auf dem Server als Verarbeitungssoftware und als Hypas Client auf dem Kyocera. Mit dieser Software ist eigenltich alles möglich was man sich vorstellen kann, auch direkte Beschlagwortung von Dokumenten Barcode erkennung Zonen OCR zum bennen der Dateien und bildbearbeitung... danach musst du es natürlich in eine Arhcivierungssoftware verschieben. Die meisten Archive nehmen hierzu eine XML datei entgegen in der steht wohin das Dokument archiviert werden soll. ( Diese XML kann natürlich von der Software automatisch erstellt werden ).

Gruß

 

[Wolfsrabe]

Vielen Dank für Eure Vorschläge.

Zunächst: Ihr könnt gewiß sein, daß ich den einen oder anderen Einwand meinen Vorgesetzten schon vorgetragen habe. Letztendlich ist aber der Arbeitgeber der Ansicht (es handelt sich um eine Patentanwaltskanzlei), daß z.B. Leerseiten dokumentarisch für sie nicht relevant seien. Interesse an einer externen Digitalisierungsfirma besteht auch nicht.

Vielleicht sollte ich noch dazu sagen: Die zu digitalisierenden Akten, die ich erhalte, sind bereits "tot", also im Archiv. Das heißt, da passiert zu 99% der Fälle nichts mehr. Entweder ist das jeweilige Patent abgelaufen, oder der Mandant hat kein Interesse mehr oder möchte keine finanziellen Mittel aufwenden um das Patent aufrecht zu erhalten oder oder oder...! Da aber die Akten nach "Totstellung" 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und mittlerweile zwei Keller voll mit Regalen voller Akten sind, soll zukünftig digital archiviert werden.


@S-Force:
Hab mich mal auf der Homepage von Notable Solutions umgeschaut. NSI Autostore klingt schon mal sehr vielversprechend!

 

[S-Force]

Hallo Wolfsrabe,

auch weiße Seiten können automatisch mit dieser Software herausgefiltert werden
Diese Softwarelösung von NSI habe ich schon oft installiert und genau für solche zwecke konfiguriert.

Gruß