Info@ Postfach in M365 extrem langsam – Tipps zur Performance?

[Ultra_Force]

Hallo zusammen

Ich brauche mal euren Rat.

Wir haben im Unternehmen ein info@ Postfach, das auf mehreren PCs und bei mehreren Nutzern gleichzeitig eingebunden ist. Auch wenn nur ein oder zwei Personen aktiv damit arbeiten und der Rest Outlook nur im Hintergrund geöffnet hat, ist das Postfach extrem langsam. Teilweise aktualisiert es bei manchen Nutzern gar nicht.
Kurz gesagt: Die Performance ist miserabel.

Eingebunden wurde das Postfach so: info@ eingegeben → weiter → Mit einem anderen Konto anmelden → Mit persönlicher Firmenmail angemeldet → fertig.

Hat jemand eine Idee, wie ich die Performance verbessern kann? Wir nutzen die M365-Umgebung.

 

[kartoffelpü]

Ich kenne es eigentlich so, dass das gesamte Outlook langsamer wird, je mehr Mailboxen man eingebunden hat.
Lässt sich das Postfach per Webmail normal nutzen, während es wo anders langsam ist?

 

[Ultra_Force]

@kartoffelpü Die User haben an sich nur das info@ im Outlook drin, maximal noch ein weiteres das wars.
Per Web läuft das einwandfrei, ist und sollte jetzt aber auch nicht die Lösung sein.. 😅

 

[Janz]

Ungutes Vorgehen. Ja du loggst dich weiterhin nicht direkt in das Postfach ein (was ohne Lizenz nicht erlaubt ist, aber möglich wenn Login nicht deaktiviert, was er sein sollte). Wieso die Shared Mailbox nicht per Automapping eingebunden?

Nehme an es handelt sich um Outlook Classic? Cachemodus mal deaktivieren, prüfen wie es sich verhält.

 

[Smily]

Und wenn nur einer drauf zugreift?
Und wenn jemand das Konto aus dem Postfach löscht, ist Outlook schneller?
Ist dann Outlook langsam, auch das User Postfach oder immer nur die Info?

Du schreibst Unternehmen und die Leute müssen das Postfach selbst einbinden? Habt ihr kein Exchange Online, dort im info Postfach Vollzugriff für die Leute gewähren und das Postfach erscheint automatisch.

Und habt ihr Rechner mit installiertem Office (wie alt sind die Kisten?), Thin Clients, ne RDP Verbindung?

und der Rest Outlook nur im Hintergrund geöffnet hat, ist das Postfach extrem langsam

Das macht auch keinen Sinn, das O365 Outlook wird eh aus dem Web eingebunden und nicht von den anderen Leuten geladen. Ob 1 oder 100 Leute das offen haben, sollte egal sein.

 

[kartoffelpü]

sollte jetzt aber auch nicht die Lösung sein

Dachte ich mir schon, ging mir dabei auch eher generell darum, wie sich das Postfach dort verhält.
Und was ist mit arbeiten im persönlichen Postfach, das läuft zur gleichen Zeit weiterhin ohne Performanceprobleme?

 

[Ultra_Force]

@Janz Ja, es ist Outlook Classic, da es aktuell stabiler läuft als das neue.
Den Cachemodus habe ich bereits ausprobiert, leider ohne spürbare Verbesserung.

@Smily Wenn nur eine Person online ist, läuft alles sehr gut. Anfangs habe ich das Postfach direkt über Exchange Online eingebunden, dann ist es automatisch bei den Nutzern im Postfach aufgetaucht, aber das lief noch schlechter. Frag mich bitte nicht warum.

Jawohl, wir haben Rechner mit installiertem Office und gültigen Lizenzen. Es sind HP- und Lenovo-PCs mit Intel-CPUs der 10. Generation und neuer, also relativ aktuelle Hardware.

RDP ist nochmal ein eigenes Thema, da gibt es auch Probleme, aber zunächst möchte ich die Lösung vor Ort finden.

Es sind am Tag etwa 4 bis 5 Personen gleichzeitig online mit Outlook, die das info@-Postfach eingebunden haben.

Ergänzung (13. November 2025)

@kartoffelpü Das Persönliche Postfach läuft einwandfrei

 

[Smily]

Leider haben wir im Unternehmen kein Postfach, was mehr wie 2 Leute eingebunden haben. Kann dir da leider keinen Vergleich liefern.
Was aber unfassbar langsam ist, ist bei uns der Kalender der Zentrale, die halt 2-stellig Kalender offen hat, um Termine in der Übersicht zu haben.

Outlook Classic

Wir auch, gute Entscheidung!

aber das lief noch schlechter.

Noch langsamer?

Skaliert das wirklich mit den Usern bei dir? 1, super. 2, geht noch, 3 schlechter, 4 wird kritisch, 5 alles brennt?!

 

[Ultra_Force]

Noch langsamer?

Skaliert das wirklich mit den Usern bei dir? 1, super. 2, geht noch, 3 schlechter, 4 wird kritisch, 5 alles brennt?!

Ja es scheint gefühlt wirklich so zu sein..
Irgendwann fehlen bei einem Nutzer 50 Mails aus der letzten Stunde. Dann startet er Outlook neu, alle Nachrichten werden sofort nachgeladen und für eine Weile läuft es wieder.
Es ist ein ständiges Hin und Her und ich habe bisher keine vernünftige Lösung dafür gefunden.

 

[AAS]

@kartoffelpü Die User haben an sich nur das info@ im Outlook drin, maximal noch ein weiteres das wars.
Per Web läuft das einwandfrei, ist und sollte jetzt aber auch nicht die Lösung sein.. 😅

Caching oder ohne Caching Modus?

Ergänzung (13. November 2025)

Ungutes Vorgehen. Ja du loggst dich weiterhin nicht direkt in das Postfach ein (was ohne Lizenz nicht erlaubt ist, aber möglich wenn Login nicht deaktiviert, was er sein sollte). Wieso die Shared Mailbox nicht per Automapping eingebunden?

Nehme an es handelt sich um Outlook Classic? Cachemodus mal deaktivieren, prüfen wie es sich verhält.

Genau so!!!!

 

[Ultra_Force]

@AAS Beides probiert, keinerlei Veränderung.

 

[AAS]

@Ultra_Force Das eine hat aber mit Sicherheit zu tun, M365 Accounts gehören mit 2FA abgesichert.
Unpersönliche Accounts sollten als Shared Mailbox ohne Login eingerichtet werden.

 

[Smily]

Taskleisten-Icon von Outlook.
Rechtklick mit gedrückter STRG Taste
Das schaltet mehr Optionen frei, Verbindungsstatus und Testen der Autokonfiguration.
Vielleicht sieht man da Auffälligkeiten.

 

[Ultra_Force]

@AAS Die Accounts sind mit 2FA abgesichert.
Ich kann das schon wieder als Shared Mailbox einrichten und bescheid geben ob es besser läuft. Zuvor war es aber nicht der Fall, da ich von Shared Mailbox auf die Login Methode von oben gewechselt bin.

@Smily
Das ist ein guter Ansatz, das werde ich mal machen

 

[Smily]

Also mit der Einbindung über Exchange Admin Center war es noch langsamer, oder ein anderes Problem?

 

[Ultra_Force]

Mit dem Exchange war es genau dasselbe Problem.

Was vereinzelt mir mal aufgefallen ist das es Synchronisationprobleme gab mit 403, was aber nicht sein kann.
Das kam aber nur beim versenden einer Mail. Erst als ich die Mail an mich selbst geschickt habe (Persönliche Fimenmail) ging die eigentlich Mail raus.
Sonst hat die im Postausgang verweilt..

Aber das ist ein anderes Thema 😅

 

[Smily]

Aber das ist ein anderes Thema

Das sehe ich nicht so^^.
Blockt dir ne Firewall wichtige Sachen teilweise weg?
Oder läuft da ein Virenscanner?

 

[AAS]

Das sehe ich nicht so^^.
Blockt dir ne Firewall wichtige Sachen teilweise weg?
Oder läuft da ein Virenscanner?

403 heisst Access Denied, wenn da +50 User Sessions laufen, kann ich mir das gut vorstellen.

Ergänzung (13. November 2025)

Ich denke auch dass es folgende Probleme gibt:

• Rate Limits / Throttling Exchange Online drosselt massiv Gleiche Credentials auf zu vielen Endpunkten → EWS/MAPI-Überlast, API-Limits, zeitweise Blockierungen.
• OST-Neuaufbau auf vielen Geräten, hohe RPC/MAPI-Belastung.

 

[BFF]

Lasst doch einfach mal @Zensai ueber den Thread lesen.

Wir haben im Unternehmen ein info@ Postfach, das auf mehreren PCs und bei mehreren Nutzern gleichzeitig eingebunden ist. Auch wenn nur ein oder zwei Personen aktiv damit arbeiten und der Rest Outlook nur im Hintergrund geöffnet hat, ist das Postfach extrem langsam.

 

[Zensai]

Ich bin da ja auch nicht unfehlbar 😅 Aber so ganz auf die schnelle ein paar grundlegende Dinge, ohne da jetzt zu tief einzusteigen (da ich zwar viel mit ExO mache, aber mein Hauptbereich eigentlich knapp daneben liegt) :

Ein derartiges Sammelpostfach bindet man auf 2 Arten an. Entweder als Shared Mailbox oder als M365 Group Mailbox (je nachdem welche Features man braucht).
Keines davon benötigt eine separate Lizenz. (Zumal ein Postfach, auf dem sich von mehreren Usern direkt eingeloggt wird IMHO gegen die Lizenzbeidngungen verstoßen würde, da EXO Lizenzen per-User Lizenzen sind.

Von wie vielen Usern und welchen Postfachgrößen sprechen wir hier?


User selbst sollten sich immer mit ihrem persönlichen Postfach anmelden und die Shared Mailbox/Group Mailbox per Automapping bzw die Gruppenfunktionalität erhalten.

Bzgl Senden: Auf der Shared Mailbox Delegation bzw Send as permissions einrichten.
Cache Mode: Best Practice ist: AN. Ausmachen kan aber zum testen Aufschlussreich sein

Das direkte Einloggen auf dem Postfach führt zu wesentlich mehr Calls auf das Backend.

Darüber hinaus sind Replikationsfehler und Client Errors im M365 Bereich zu 90% im Netzwerk zu suchen: zB:

• VPN ohne Split Tunneling
• Proxies, Deep Packet Inspection und aufbrechen der Verschlüsselung
• Rate Limiting auf den Firewalls o.ä.
• Nicht alle Endpunkte aus https://learn.microsoft.com/de-de/m...rls-and-ip-address-ranges?view=o365-worldwide korrekt freigeschaltet
• DNS nicht vollständig korrekt eingerichtet.

Die Rate Limits von EXO greifen in der Regel bei Massentransaktionen: Massen SMTP, Migration von Postfächern, sowas. Da müssten es schon sehr viele User sein die auf das Postfach zugreifen.

Ich würde zu allererst zurück auf die Shared Mailbox gehen (falls dort keine Voicemail für Teams Telefonie gebraucht wird, in dem Fall dann Group Mailbox), und dann dann die o.g. Netzwerkthematiken testen. Hört sich schon irgendwo nach nicht so ganz Best Practice Implementierung an.

Schönen Abend zusammen!

Edit: Auch mal den https://connectivity.office.com/ Netzwerkverbindungstest (inkl Dateidownload etc) machen von dort, wo auch auf das Postfach zugegriffen wird.