Lizenzen erfassen im Betrieb

[Rubyurek]

Guten Tag an alle,
ich bin momentan am grübeln, da ich mir die Aufgabe gegeben habe Lizenzen im ganzen Betrieb zu erfassen. Ich habe es mir so vorgestellt, dass ich die Vor und Nachnamen erfasse und die dazu gewählten Software (zb. Adobe Professional) mit Versionsnummer auflisten lasse in eine generierten Excel-Tabelle. Damit möchte ich erreichen, dass ich die vorhanden Lizenzen zusammenzählen kann um später eine komplette Kostenanalyse machen zu können, wieviel an Software im Betrieb im Umlauf wäre.

Als Beispiel: Person A (vor und nachname) hat Software: XYZ

 

[Thorque]

ich würde eher die Personalnummer aufnehmen, ist anonymer (dsgvo).

 

[Rickmer]

Erstmal festlegen welche Lizenzen Usern und welche Lizenzen Geräten zugeordnet sind...

 

[madmax2010]

Spricht was dagegen, eine lizenzmanagement Software zu nutzen?
https://pdf.wondershare.com/business/open-source-license-manager.html

Ich habe gute Erfahrungen mit fossology

 

[Rubyurek]

@Thorque An Personalnummern dachte ich auch, problem ist nur, dass der Betrieb auf Klarnamen geht (Ist Behörde). Hab das auch meinem Chef angesprochen, dass es DSGVO mäßig nicht so der Brüller ist aber dagegen können sie Recht wenig machen.

Ergänzung (29. Juni 2020)

@madmax2010 Es pricht nichts dagegen wenn es eine Software wäre, jedoch muss ich dies alleine als FISI hinkriegen^^ Da die Aufgabe nicht nur dem Betrieb entlasten soll, sondern dies auch mein Prüfungsprojekt wäre. Jedoch habe ich nicht die leisteste Ahnung wie ich das auf die Beine stellen könnte ohne gleich auf Software umzusteigen.

Ergänzung (29. Juni 2020)

@Rickmer Wie darf ich das verstehen was du meinst?

 

[Thorque]

naja.. "kann man nichts dagegen machen" ist kein Grund es nicht dgsvo gerecht zu machen..dann muss man eine Lösung suchen


die liste so machen, dass nur sehr sehr wenig leute drauf zugriff haben..
stell dir vor die Liste fällt jemandem in die Hände und er nutzt es für Phishingmails
(Hallo H. Max Klarname, hier das update photoshop / probleme mit ihrer Lizenz - aktivieren sie bitte hier)

 

[madmax2010]

Das schaffst du mit einer dafür ausgelegten Software kann auch ein Prozess eingeführt werden, den du danach mit wenig Dokumentation deiner eigenen Überlegungen an andere angestellte übergeben kannst

 

[Rubyurek]

Hätte jemand den noch ideen welche Punkte noch angesprochen werden sollte ausser Personalnummer, Vor und Nachname und Software?

 

[Tamron]

Unabhängig von der Software nun. Ich weiß nicht wie eine Excel Liste mit ein paar Seriennummern ein Abschlussprojekt sein sollte...

Nimm die PC Nummer oder Arbeitsplatz. Das ist besser. Leute setzen sich auch mal um und co.

 

[kachiri]

"Personalnummern" gibt es auch bei einer Behörde... und immo sind Behörde was Datenschutz (wie auch Barrierefreiheit) angeht, extrem hinterher. Also Klarnahmen sollten es in keinem Fall sein (dann verknüpft die Lizenzen im Zweifel mit Arbeitsplatznummern, wenn Personalnummern nicht gehen)

 

[snaxilian]

1. Hör auf Excel als Universallösung für jedes Problem zu sehen. Die Verwendung Der Missbrauch von Excel als Universallösung IST das Problem.
2. Du schreibst du bist FiSi. Gut denn als ich den FiSi absolvierte ging es v.a. darum Lösungen zu implementieren und nur am Rande bzw. sekundär um die Erstellung von Software. Dafür gibt's die FiAEs meiner Meinung nach...
Wenn du es unbedingt selbst machen willst nimm dafür eine DB zur Speicherung und ein Webfrontend zur Bedienung. Wie man für einfache Anwendungen eine DB mit einer handvoll Tabellen anlegt und optimiert solltest du im zweiten oder dritten Lehrjahr in der Berufschule gelernt haben.

Marktsichtung der Lizenzmanagertools und Auswahl mehrerer Tools, Bewertung anhand festgelegter Kriterien mit anschließender Auswahl eines Tools, Implementierung des Tools inkl. erster Ergebnisse. Da hast du dein Projekt.

Neben der Info welcher Benutzer die Lizenz nutzt wäre noch Kaufdatum sowie Ablaufdatum relevant damit du sehen kannst welche und wie viel Software zu Zeitpunkt X (heute, gestern, letztes Jahr, etc) genutzt wurde.
Hinzu kommt: Was machst mit Lizenzen die nicht personen- sondern gerätegebunden sind? Oder "roaming" Lizenzen wo es nur auf concurrent users ankommt oder bei Lizenzen, die pro CPU-Sockel oder Anzahl VMs laufen?

 

[Evil E-Lex]

Wie darf ich das verstehen was du meinst?

@Rickmer will damit sagen, dass es sinnfrei ist, bei Lizenzen, die pro Gerät zugewiesen werden, Vor- und Nachnamen zu erfassen. Hier muss der Gerätename erfasst werden.

 

[Thaddelino]

Die User-Lizenzen sind doch an die Personen gebunden. Da spricht nichts dageben, diese Zuordnung auch in Deiner Liste vorzuhalten. Wichtig ist dann am Ende nur, dass ausschließlich Berechtigte darauf Zugriff haben.

Es wird doch sicherlich auch irgendwo festgehalten, welche Person welchen PC hat. Auch derartige Aufzeichnungen sind mit der DSGVO vereinbar.

Also ich würde in Deiner Liste Anwender, PC, Software, Softwareversion, Lizenzschlüssel (falls es einen gibt), Lizenzart (Kauf, Miete) aufnehmen.

Das "spannende" an der Aufgabe ist doch eher der Gedanke des Organisierens / Aktualisierens als die Erstellung der Liste und Erfassung der Daten.

 

[Thorque]

PC nummern ändern sich bei uns alle 3 Jahre, da die PCs dann ausgetauscht werden und die alte nicht auf den neuen vergeben wird (auch wegen Überschneidungen beim austausch usw), deshalb kann das zu eventuellen Problemen führen wenn man die Liste nicht pflegt. (weiss nicht wie das bei den Behörden ist, wahrscheinlich alle 10 Jahre )
ebenso wenn jemand aus dem betrieb ausscheidet und die Lizenz dann ungenutzt ist usw..

die Pflege der Liste ist das A und O

 

[Rubyurek]

@snaxilian Danke auf jeden Fall die paar Tipps. Ja ich bin momentan noch im Lehrgang und habe ende des Jahres meine Prüfung als FISI, jedoch haben wir hauptsächlich nur Server aufgestellt in einem Labor-Netzwerk um so zu üben. Datenbank zb haben wir leider recht wenig bis garnicht gemacht. Eigentlich fast nur mit AD und Richtlinien gearbeitet.

Ergänzung (29. Juni 2020)

@Thaddelino Es kann gut sein, dass Personalnummern genutzt werden, weil mir eben eingefallen ist, dass andere Anwender Chips nutzen wo höchstwahrscheinlich Personalnummern genannt werden. Problem ist, dass ich als einfacher Praktikant in der Behörde schlechte chancen habe daran zu kommen um die nötigen Informationen abzugreifen.

 

[Thorque]

das stimmt.. aber an die Vor und Nachnamen, weitere Infos wie PC Nummer usw wirst u.U. genauso schwer ran kommen wenn man dir nicht vertraut.

 

[Rubyurek]

@Thorque Ne ich habe komischerweise zugriff auf die Vor und Nachnamen aber nicht auf die Personalnummer. Ich werde morgen mit meinem Chef nochmal drüber sprechen, dass er mir die Möglichkeit geben soll Zugriff aber nur intern natürlich auf die Daten zu haben, damit ich damit arbeiten kann.

 

[Thaddelino]

Sofern sie Dir keine nützlichen Daten zur Verfügung stellen wollen, kannst Du hier natürlich nur ein theoretisches Konstrukt anbieten, welches dann bei der Behörde genutzt werden kann.

Falls hier nur eine einmalige Erfassung durchgeführt werden soll, kann man natürlich die Lizenzzählung auch auf einem Bierdeckel mit Strichlisten vornehmen. Aber das ist als Prüfungsobjekt vielleicht etwas dürftig

 

[Rubyurek]

@Thaddelino Nene die soll schon öfters aktualisiert und gepflegt werden. Momentan hat die Behörde probleme mit den Lizenzen und ich soll mich damit befassen, damit das wieder ihre reihenfolge hat^^ Aber als Praktikant der noch recht wenig Ahnung hat mit Lizenzen bzw FISI Aufgaben schwierig zu gestalten^^

 

[snaxilian]

@Thorque Manuelle Erfassung ist immer Käse weil das keiner groß macht, so etwas muss mindestens semi-automatisiert erfolgen. Wenn man IT ein bisschen organisiert angeht gehört das zum Themengebiet Asset Management (und ggf. CMDB).

@Sekorhex DBs gehören zum Umfang des FiSi und da wirst auch in der IHK Prüfung nicht drum herum kommen afaik. Im beruflichen Alltag braucht man es dann nicht mehr je nach Stelle, so zumindest bei mir aber ich war/bin seit der Ausbildung auch eher in größeren Firmen oder Konzernen aktiv.
Implementier eine fertige Lösung dann hast alle relevanten Themen (Recherche, Auswahl anhand Kriterien, technische Implementation, Dokumentation) drin.
Wenn du da ernsthaft Excel nimmst wird dich fast jeder Prüfer in der Luft verpflücken und das zurecht.

Auch wenn es die IHK immer betont ist es ein offenes Geheimnis, dass viele oder die meisten FiSi/AE Abschlussprojekte nur begrenzt in der Realität umgesetzt werden. Es geht vor allem darum, dass du dich mit einem Thema beschäftigst und dir Gedanken machst was die Lösung können soll, wie du gesucht hast, dass die gefundenen Lösungen anhand nachvollziehbarer Kriterien bewertet wurden, du die Implementierung machst, ggf. aufzeigst welche Probleme du dabei hattest und wie du diese gelöst hast und was das Ergebnis ist und natürlich nicht zu vergessen, dass du es dokumentiert hast.
Vor ~8-10 Jahren war der Klassiker bei den Abschlussprüfungen das Thema "Monitoring" und gefühlt jeder zweite Prüfling stellte fest, dass $Firma oder $Kunde keine Überwachung der Server hatte. Jedem Prüfer war klar, dass dies nicht der Realität entsprach aber es erfüllte die Anforderungen.

Es gibt viele gute Softwarelösungen, sowohl freie/kostenlose als auch kommerzielle Produkte. Dir wurden einige Denkanstöße ja bereits gegeben aber Sinn und Zweck ist eben, dass du dich damit beschäftigen sollst und bei konkreten(!) Fragen kann dir dein Ausbilder/Betreuer und/oder "das Internet", sprich dieses oder andere Foren, weiter helfen oder einen Tipp in die richtige Richtung geben aber alles darüber hinaus ist dann schon eher "Hausaufgabenhilfe"