Microsoft office 2013 Access Hyperlinks einfügen

[lowRange]

Hallo an Alle,

ich habe eine Datenbank in Access 2013 erstellt, wo ich jetzt ca. 5000 Dokumente (PDF, Word, HTML usw.) verlinken möchte.
Es handelt sich um eine Art Wissensdatenbank, wo Dokumente von Hersteller, Schulungs-Unterlagen, Berichte und eigene Dokumentationen eingefügt werden.
Wen ich das über Hyperlink mache und da die vielen Speicherplätze über Mausklicks verlinken muss, dauert das ja Jahre, hier muss es doch eine bessere Möglichkeit geben ?
Die ist übrigens nicht Produktive, sondern für mich Privat, deshalb auch Access 2013.

Vielen Dank für eure Hilfe im voraus

 

[daniel_m]

Man könnte per VBA die vorhandenen Ordnerstrukturen durchsuchen und einen Index aller vorhandenen Dateien in einer eigenen Tabelle erstellen. Der könnte ggf. auch erweiterte Informationen wie Dateityp, Größe, etc. enthalten und aus diesem Index ließen sich dann automatisch auch die Hyperlinks zu den Dokumenten erzeugen.

Die Frage ist, wie die vorhandenen Informationen in deiner Access-DB mit den indizierten Dateien verlinkt werden können? Welches Kritierium würdest du heranziehen, wenn du Datensatz und Dokument händisch verlinken würdest und handelt es sich dabei um ein Kriterium, was auch per VBA verarbeitet werden könnte?

Wenn es aber kein Merkmal gibt, welches für eine automatische Verknüpfung geeignet ist, wirst du spätestes an der Stelle die Dokumente händisch verlinken müssen.

Ich kann dir leider keinen VBA-Code zur Verfügung stellen, weiß aber sicher dass es geht. Ich habe mal ein auf Access und MS-SQL basiertes CRM gesehen, in dem auch Dateilisten aus den jeweiligen Kundenordnern eingelesen wurden.

Daher dient der Post wohl eher als eine Art Hinweis, wie eine mögliche Lösung aussehen könnte.

 

[lowRange]

Ich habe verschiedene Such-Kriterien angelegt und möchte dann wen ich das passende Ergebnis habe, dieses Dokument über einen Klick aufrufen.
Danke für die Anregung, dass ich aber gerade in Access so eine Krücke sein muss, jedoch meine letzte Erfahrung war im Jahr 2000.

 

[daniel_m]

Mit den Suchkriterien findest du im Moment Datensätze in der Access-DB, in denen du irgendwelche Informationen hinterlegt hast?

Wenn du also zum Beispiel nach "Brot", "Brötchen" oder "Kuchen" suchst, werden dir bestimmte Datensätze mit den hinterlegten Informationen angezeigt? Würde bedeuten, dass es zu jedem Datensatz entsprechend hinterlegte Schlagworte gibt nach denen du suchst.

Gibt es nun ganz bestimmte Dokumente, die den Datensätzen zugeordnet werden sollen wie zum Beispiel "Brot.docx", "Brötchen.docx" und "Kuchen.docx"? In dem Fall gäb es eine Übereinstimmung zwischen Suchkriterium und Dateiname.

Oder möchtest du jeden der drei Datensätze mit dem Dokument "Backanleitung.docx" verlinken? Mangels Kriterium, müsste das dann wohl händisch geschehen.

Ich glaube es wäre im ersten Schritt sinnvoll, wenn du zunächst einen Index in der Access-DB hättest, in dem jedes Dokument eine eindeutige Dokumenten-ID hat. Sinnvoll wäre es natürlich, wenn der Index regelmäßig aktualisiert werden kann und du auch einen Hinweis bekommst wenn Dokumente fehlen oder neu hinzugefügt wurden.

In einer Mapping-Tabelle kannst du dann über Datensatz-ID und Dokumenten-ID die Verlinkung zwischen beiden herstellen. Die Mapping-Tabelle hat den Vorteil, dass du problemlos verschiedene Beziehungen zwischen den Datensätzen herstellen kannst (1:1, n:1, 1:n, n:n,).

Gibt es für die Verlinkung dann eindeutige Kritieren, wie im Beispiel oben genannt, könnte man das automatisieren. Gibt es sie nicht, müsstest du das wohl händisch machen.

 

[lowRange]

Ja ich habe für jedes Dokument einen Datensatz in der Access-DB erstellt und dafür Schlagworte also Such-Kriterien angelegt.
Nur die Verlinkung mit den Dokumenten ist das Komplexe, denn hier mit Hyperlink zu arbeiten, ist sehr aufwendig.
Den die Dokumente befinden sich auf meinem NAS und externen Festplatten und hier immer jedes einzelne Verzeichnis auszuwählen ist sehr aufwendig.
Natürlich sind das Dokumente von fast 30 Jahren und sorry damals dachte ich auch nicht an eine entsprechende Archivierung.
Jedoch sehe ich das wird zu Aufwendig, gibt es hier für den Home - Bereich ein Dokumentenmanagement Lösung ?
Mit Calibre, habe ich es versucht, dass Resultat überzeugte mich aber nicht.

Aber vielen Dank für Deine Hilfe