Mittelständische Firma: wie Dateien organisieren?

[MickH74]

Hallo liebes Forum,

ich arbeite in einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 300 Mitarbeitern. Ich bin zwar nicht selbst für die IT zuständig, aber es interessiert mich einfach mal, ob hier nicht jemand eine gute Idee hat, wie man die tausende von Dateien am besten organisiert.

Was sind das für Dateien?
Es gibt bei uns Datenblätter zu unseren Produkten im PDF-Format. Zu jedem Produkt ein technische Merkblatt, Sicherheitsdatenblätter in diversen Sprachen und regulatorische Datenblätter.
Dann gibt es Präsentationen in diversen Formaten. Intern erstellte mit PowerPoint bzw. als PDF gespeicherte Versionen zum Verschicken an Kunden, aber auch Präsentationen von unseren Lieferanten in allen möglichen Formaten.
Word- und Excel-Dateien gibt es natürlich auch massig. Angefangen von Rezepturen über Verkaufszahlen, Betriebsanweisungen, Listen mit Projekten bis hin zu Briefvorlagen und Ergebnissen von Materialprüfungen aus dem Labor. Und dann wahrscheinlich noch zig andere Sachen, die ich gar nicht alle aufzählen kann.

All das ist im Moment auf 252 (!!!) freigegebene Ordner verteilt. Ein Wahnsinn!! Alleine die 3 Freigaben, mit denen ich am meisten arbeite, enthalten schon über 200.000 Dateien.

Hat jemand eine Idee, wie man das besser organisieren kann?

Vielleicht ist die Antwort: "Da müsst ihr mal selber gucken, dass ihr eure Ordnerstruktur aufräumt". Tja, weiter als bis da komme ich irgendwie nicht. Aber vielleicht gibt es ja auch Ideen, die ich nicht kenne. Erzählt doch mal, wie das bei euch so ist. Würde mich sehr interessieren!

Danke und Gruß,
Mick

 

[Gentlem4n]

Ich werfe mal den Begriff "DMS" (Dokumentenmanagement System) in den Raum. Das klingt nach einer Größenordnung, wo man über sowas schon mal nachdenken könnte.

 

[Leon_FR]

sehe ich genauso wie mein vorrender... leider teuer und es muss jmd verwalten. Das ganze könte man z.b. mit MS Sharepoint machen

 

[Necareor]

Bei 300 Mitarbeitern sollte man auf jeden Fall über eine Dokumenten-Management-System nachdenken, eigentlich ist das fast schon Pflicht. Dokumentenlenkung, Klassifizierung, Revisionssicherheit, Versionierung und ähnliches könnt ihr ja momentan gar nicht anbieten.

Es gibt da etliche Lösungen auf dem Markt, wie z.B. der SharePoint von Microsoft, allerdings ist das schon eine ziemlich teure Variante, was die Server- und Zugriffs-Lizenzen angeht.

 

[majusss]

Gibt auch freie und kostenlose Versionen: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement#Freie_Software

 

[Candy_Cloud]

Ich würde mir einen IT-Berater suchen und seine Kosten über die Firma abschreiben. Ganz ehrlich hier bekommst du nur antworten die in keinem Fall 100% auf deine Situation passen können.
Wenn professionell, dann richtig.

 

[Ehomer]

Ich würde sagen ein Mix aus DMS (Document Management System) und Firmen internes Wiki ist die beste Kombination.
Atlassians Confluence ist als Wiki sehr verbreitet und für kleine Firmen "relativ" günstig.

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von Sharepoint als DMS rate ich dir dringend ab, ebenso für eine Firma in dieser Größenordnung ist Sharepoint absolut nicht tragbar..

 

[Messiah]

IT-Berater sind nichts anderes als Verkäufer die etwas verkaufen möchten mit größtmöglichem Profit. Es hat durchaus seine Berechtigung sich zunächst selbst Gedanken zu machen, bevor man vollkommen ahnungslos in ein Beratungsgespräch geht. Die gängige SharePoint Lösung wurde bereits erwähnt.

 

[e-Funktion]

IT-Berater sind nichts anderes als Verkäufer die etwas verkaufen möchten mit größtmöglichem Profit.

Klar möchten Systemhäuser etwas verkaufen. Und zwar üblicherweise etwas, was den Kunden auch weiterbringt und nicht vergrault. Sind doch hier nicht im Elektromarkt.

Wenn die Firma keine eigenständige IT-Abteilung hat die das selbstständig aufbaut und verwaltet (sonst würde hier nicht gefragt werden) sollte man sich an jemanden wenden der dafür sorgt, dass das ganze Funktioniert und nicht zur dauerfrickelei mutiert

 

[MickH74]

Danke für eure Tipps! Mal sehen, was ich daraus machen kann.

Wir haben schon eine eigene IT-Abteilung, die mit 5 Leuten sogar ziemlich stark besetzt ist (finde ich). Leider sind die - meiner bescheidenen Meinung nach - total unfähig. Oder einfach nur faul. Oder beides. Jedenfalls bekommt man als Mitarbeiter überhaupt keinen Support. Auf Ideen oder andere Anfragen wird normalerweise überhaupt nicht reagiert. Falls doch, kommt ein schwammiges: "Das ist nicht sicher" oder "Das ist seeehr kompliziert". Hört sich für mich eher an wie: "Ich hab keine Ahnung" oder "Ich hab keinen Bock". Wenn Sie einen guten Tag haben, gibt es auch schon mal ein: "Wir kümmern uns drum". Passieren tut natürlich trotzdem nix.

 

[e-Funktion]

Und da kommen keine alternativen "sicheren" Vorschläge? Oder sind die Forderungen unrealistisch?

Von außen schwer zu beurteilen.

 

[MickH74]

Ne. Wie gesagt, man hat immer das Gefühl, dass die froh sind, wenn man sie in Ruhe lässt.

Vorschläge waren z.B.:
- WLAN im Bürobereich
- eine Cloud-Lösung für unsere Dokumente, damit wir auch von unterwegs oder beim Kunden vor Ort an aktuelle Dateien kommen
- eine Handyalternative zum Blackberry (ja, Blackberry). Ich schäme mich damit und zeige es nach Möglichkeit keinem Kunden.
- eine lokale Lotus-Notes Installation auf unserem Laptop, so dass wir nicht nicht immer mit VPN arbeiten müssen, wenn wir unterwegs sind (je nach Internetverbindung dauert es nämlich mehrere Sekunden bis Tasteneingaben umgesetzt werden und es funktioniert eben nur wenn man irgendwo WLAN hat)

und noch weitere ähnliche Vorschläge. Das ist doch nicht zu abgehoben, oder?

Statt dessen werden ohne Ankündigung einfach so mal alle Office-Anhänge von externen E-Mails gelöscht. Der Admin hatte gehört, dass da wieder ein übler Makro-Virus umgeht. Wir rufen also bei unseren Kunden an und sagen "Sie haben den Anhang vergessen" und stehen anschließend doof da, weil es ja unser Server gelöscht hat.
Das ist nur mal eine Story. Ich hab noch dutzende davon.
Oh, wartet, die war auch gut: ich bekommen meinen neuen Laptop (Dell Venue Pro) und es gibt nach einer Woche ein Problem. Ich also zur IT: "Der geht manchmal aus und lässt sich nicht wieder starten." IT: "Ist das reproduzierbar?" Ich:"Ne, passiert hin und wieder mal." IT: "Dann kann ich da nix machen."

Das Problem blieb und ich hab ein paar Tage später wieder genervt. Ich: "Das Problem ist immer noch da". IT: "Dann ruf mal selber bei Dell an. Nummer gibts im Internet."

Oder der hier: Mein Blackberry hat auf einmal keine E-Mails mehr empfangen oder verschickt. Fehler konnte nicht gefunden werden. Neuer Blackberry: erst funktioniert es, dann aber gleiches Problem. Software neu installiert und wieder: erst funktioniert es, dann wieder tot. Irgendwann haben wir dann festgestellt, dass es wohl daran liegt, dass ich den BB zuhause mit meinem WLAN verbinde. Danach gibt es dann keine E-Mails mehr.
Lösung der IT: "Benutz kein WLAN."

Krass oder??

 

[e-Funktion]

Da bleibt dir nur der Weg der Eskalation zum Management über dir schätze ich. Der Betrieb von eigenen Strukturen im Netzwerk ohne Absprache ist jedoch auch immer mit Vorsicht zu genießen, je nach Atmosphäre im Betrieb. Da hab ich schon mal den Netzwerkport deaktiviert bis geklärt war warum da ein nicht genehmigter Dienst drauf läuft

 

[MickH74]

Dann sind wir uns ja einig :-)

Wenn du noch was lustig lesen willst: hin und wieder schreibt eine Kollegin eine E-Mail mit "Heute ab 11:00 Uhr gibt es einen Live-Stream zum Thema XYZ auf soundso.de." Tja, ist nett gemeint, aber wir haben alle IGEL Terminals. Der Neuste ist von 2006. Da kann man keine Videos gucken. Höchstens als Dia Show und ohne Ton...

Ach und wir sollen auch das Firmenlogo nicht in unsere E-Mail-Signatur packen... das generiert zu viel Last auf dem Server.

Oh, und ich hab einen Anruf aus der IT bekommen, weil ich ... halt dich fest... 8 Tabs im Firefox gleichzeitig geöffnet hatte!!! Die haben sich gefragt, wer da den ganzen Arbeitsspeicher belegt... ich solle doch bitte nicht so viele Tabs gleichzeitig aufmachen.

Witzig sind auch die Listen, in die sich alle eintragen sollen. Z.B. wer zur Weihnachtsfeier kommt und wer nicht. Eigentlich eine gute Idee. Leider ist das immer in Excel und die Datei kann immer nur genau einer öffnen. Und wenn er die Datei nicht schliesst, dann müssen die restlichen 299 Leute eben warten bis er es macht. Damit es aber nicht zu einfach wird, hängen diese Excel-Listen immer schön in einer Lotus Notes Datenbank. Zum Bearbeiten muss man also immer erst das Dokument in LN entsperren und dann bearbeiten. Wenn man das vergisst, kann man es trotzdem bearbeiten, aber die Änderungen werden nicht gespeichert. Ist nicht nur einmal passiert, dass sich Kollegen gefragt haben, wo ihr Eintrag geblieben ist...

 

[e-Funktion]

Ich würde mich schnell nach einem neuen Job umsehen. Klingt wie eine der Stories aus DAUjones