[MS Excel 2016] Summenrechnung über Konfigurationen und Abrufjahren

[ShutdownButton]

Hallo Forum,
ich hoffe ich kann verdeutlichen was meine Intention ist :-)
Ich will fürs Büro ein Tool in EXCEL erstellen um die Mengen an Einzelkomponenten aus verschiedenen Konfigurationen in verschiedenen Projekten pro Jahr und/ oder den gesamten Zeitraum zu erfahren. So was kann man sicher statisch lösen aber das ist nicht so elegant und schon gar nicht dynamisch :-D. Die Mengen an Konfigurationen und der Zeitpunkt ändert sich auch bei uns regelmäßig.

ich stelle mir das grob so vor:

Zum einen habe ich eine Tabelle die mir die verschiedenen Komponenten ("ding 1-99") der jeweiligen Konfiguration ("config A - Z") anzeigt. Weiter habe ich eine Jahrestafel in der erkennbar ist wann und welche Menge einer/ mehrerer Konfigurationen gebraucht werden.

Unten drunter hab ich mir mal eine Tabelle zusammen gebastelt wie ich mir vorstelle wie das Ergebnis aussehen könnte + rechts davon die GesamtAnzahl der jeweiligen Komponente.

Jetzt fehlt mir der Einstieg/ die Ideen wie ich das umsetzen könnte. Ich hatte schon eine Abfrage in der Jahrestabelle gedacht die fragt welchen Inhalt sie hat (config A, B oder C) und wenn in welcher Menge, die dann diese Information in eine Art Matrize speichert oder in eine Ergebnistabelle gleich umschlüsselt. Ehrlich gesagt keine Ahnung wo und wie ich das anfangen soll :-D

ich hoffe ganz ehrlich dass ihr jetzt alle nur mit der Hand gegen eure Stirn klatscht und denkt "Oh man, wie dämlich kann man sein?!" und mir sagen könnt dass das total trivial ist. In jedem Fall bin ich dennoch für alle hilfreichen Antworten dankbar

Grüße

 

[Loopman]

Klingt jetzt erst mal nach ganz simplen Summenformeln. Wo hast du genau das Problem?

 

[steve1da]

Sinnvoller als Bildchen wäre eine Beispieldatei - Angaben wie oben, unten...sind nicht wirklich hilfreich.

 

[Demon_666]

Wäre da eine Datenbank nicht geeigneter?

 

[Herrenlos]

@ShutdownButton

Es ist zu wenig Information vorhanden, um eine Lösung anzubieten - Sind es mehrere MA die auf die "Dinge" zugreifen? Wie möchtest Du den Zugriff auf "Dinge" überwachen? usw. uvm.
Für eine solche Überwachung der Prozesse ist ein Tool wie Excel nicht ideal, wenn gar nicht geeignet. Es gibt auf dem Markt genügend Lösungen, die explizit für solche Aufgaben erstellt worden sind (zB. Warenwirtschaftssystem, Managementsysteme, usw). Du darfst auch nicht vergessen, dass ein solches System so in den Prozessfluss integriert werden muss ohne das der Fluss behindert wird.

 

[Demon_666]

Und wie so häufig:
Wenn ein tool ausreichend Einsparpotenzial (Zeit, Ressourcen, etc.) mit sich bringt, lässt sich häufig auch der Chef überreden, das tool zu kaufen

 

[Herrenlos]

@Demon_666

Es ist eben die Frage, ob der Chef es auch möchte und ob der Zweck den Anschaffungspreis übersteigt/rechtfertigt. Es gibt auch kostenlose Anwendungen auf dem Markt.
Bevor man aber weder den Chef, noch die Kollegen mit diesem Unterfangen konfrontiert, muss geklärt werden,
wie ein solches System integriert, geführt/gewartet wird. Ohne funktionierende Konzepte wird man weder einen Nutzen/eine Funktion, noch einen sinnvollen Fluss erzeugen = kein Mehrwert. Dann bringt auch die beste Marktlösung nichts.

 

[Demon_666]

@Herrenlos
Stimmt schon, die Vorarbeit und Überzeugungsarbeit liegt beim TE.
Meine Recherchen bei DMS und Prozesssoftware haben mir zumindest aufgezeigt, dass in meinem Falls die kostenpflichtigen Lösungen für die Firma, in der ich arbeite, die besseren Lösungen waren.

 

[Herrenlos]

@Demon_666

Natürlich kann eine kostenpflichtige Lösung für einen Ideal sein, besonders wenn die Implementierung&Anpassung, Schulung und Support durch die beauftragte Firma gemacht wird. Keine Frage! Wenn wir aber über eine FA mit 5-10 MA sprechen... oder der TE möchte den Verbrauch von Glühbirnen in der Schule überwachen, so kann ganz leicht die Anschaffung den Nutzen übersteigen. Aktuell wissen wir weder über den Sektor, Größe, noch die Aktivität, die die besagte Firma versorgt und was "getrackt" werden soll. Das einzige was ich mit Sicherheit sagen kann: Excel ist das falsche Mittel dafür. Man kann es zur Anschauung verwenden, aber nicht zum Tracken. Da ist ein Zettel mit Stift sogar eine bessere Lösung.

 

[Makkaroni]

Ich würde die Daten anders erfassen. In einer Tabelle! Ich habe das mal für Project 1 gemacht. Danach kannst du eine PivotTabelle darüberlegen und analysieren was du möchtest. Die PivotTabelle ist oben rechts.

Ergänzung (26. Oktober 2021)

Da es feste Beziehungen zwischen den Komponenten gibt, kannst du auch noch mit SVerweis (VLookup) die Dateneingabe erleichtern. Aber wichtig ist, die Daten so zu erfassen, dass diese analysiert werden können, ohne dass man sich mit Summenformeln beschäftigen muss!

 

[ShutdownButton]

als erstes vielen Dank für eure Antworten - ich hab sie gestern gleich verschlungen als sie kamen aber konnte noch nicht antworten weil ich mir für die Antwort Zeit nehmen wollte.

@Loopman bin mir nicht sicher was du genau meinst. Wenn du meinst dass ich hier diverse Zellen "nur" zusammen addiere -> das reicht meiner Meinung nach nicht aus. Es wäre vom Aufwand her am geringsten aber ich bin sicher es reicht nicht. Meine ursprüngliche Idee war ja erst zu prüfen welche der Konfigurationen im Jahr 2023 (zB) in welcher Menge aufgerufen wurde und dann diese Information über die Konfigurations-Einzelteile zu summieren. Hättest du eine Idee wie dass umsetzbar ist ansonsten würde ich die Pivot-Tabellen Idee von @Makkaroni versuchen umzusetzen

@steve1da ja, das kann ich nachvollziehen - Beispieldateien wären besser als Bildchen. Da hast du absolut recht. Ich hätte das Bild auch als Excel Datei anhängen können aber das habe ich ausgeschlossen da diese Datei nicht mehr enthält als das was auch im Bild zusehen ist. Mehr Daten hätte ich erst erstellen müssen weil ich die originalen Daten nicht nehmen darf. Ich hatte gehofft dass das Bild ausreichend zum Verständnis meiner Frage ist aber gebe dir wie schon geschrieben absolut recht dass eine Beispieldatei immer noch mehr hilft es zu verstehen

@Demon_666 und @Herrenlos : In der Tat wäre ein Tool das auf unser Warenwirtschaftssystem (SAP) zugreift eine Option aber wir, unsere Abteilung, hat darauf keinen/ wenig Zugriff und die internen Aufwände den Zugriff zu bekommen will keiner auf sich nehmen :-). Weiter sind die Daten, die wir mir so einem Tool analysieren wollen, gar nicht Teil des Warenwirtschaftssystems - wenn dann erstmal im indirekten Einkauf (andere Abteilung) und zweitens sind die gesuchten Teile diese die unsere Zulieferer in deren Maschinen, die dann bei uns stehen, verbauen (und wir zum Teil mitbestimmen dürfen/ können). Will sagen: wir wissen was an Teilen alles verbaut ist aber dieses Material/ Maschinen wird nicht über SAP erfasst. Daher ist ein zusätzliches Tool nötig was für das Unternehmen als Ganzes kaum Relevanz hat sondern nur für unsere Abteilung und ggf für den indirekten Einkauf.

@Makkaroni Danke für den Hinweis. Genau sowas in diese Richtung habe ich gesucht. Ne Pivot Tabelle - und das war dann der Moment indem ich mir mit der Hand an die Stirn geklatscht habe. Leider kratze ich nur an der Oberfläche von Excel und habe noch nie selbst ne Pivot Tabelle erstell aber werde mich jetzt damit beschäftigen. Habe das gute Gefühl dass das in die richtige Richtung geht - nochmal Danke für die Wegweisung.


So, ich hab also einen Auftrag -> "Setz dich mit Pivot Tabellen auseinander - das könnte ein Weg zur Lösung sein" :-)

Vielen Dank euch allen nochmals

 

[Makkaroni]

Pivottabelle erstellen: Cursor in die Tabelle mit den Daten platzieren. Ribbon: Insert PivotTable wählen.

Falls mehrere Anwender darauf zugreifen sollen. Können Eingabedaten und PivotTabelle in verschiedenen Dateien gespeichert werden. Wichtig ist dann ,das die Anwender einmal die Daten aktualisieren (Rechtkslick in PivotTabelle --> Aktualisieren klicken) bevor ausgewertet wird.

 

[Herrenlos]

@ShutdownButton

Wenn ihr bereits in eurem Unternehmen eine SAP basierte Lösung habt, so verstehe ich nicht, dass ihr mit Excel rumexperimentieren wollt, um Statistiken zu erhalten. Das euch bestimmte Berechtigungen fehlen, konnte ich bereits rauslesen. An Stelle einer neuer "Baustelle" (in Form von Excel) würde ich dir ans Herz legen, dass du die Zeit besser für die Erstellung eines Papers/Präsentation nutzt, um die Person von Interesse (Chef, Abteilungsleiter, XY) von der Idee einer Implementierung eines solchen Tools in SAP (für euren Zweck) zu überzeugen. Benenne die wichtigsten KPI's (Ersparnis an Ressourcen (Zeit, Geld, MA), Fehlerminimierung (keine Zettelwirtschaft/oder Excel), Historie, usw.)). Habt ihr eigene SAP-Programmieren bzw. extern (jmd muss ja das SAP-System pflegen)? Kontaktiere die entsprechenden Stellen, um zu erfahren was ein solch Auftrag kosten wird (Wenn intern, dann zeitlicher Aufwand.). Daraus kannst du ROI ausrechnen, was ebenfalls in das Paper gehört. Danach abgeben/präsentieren und beten, dass der Vorschlag angenommen wird.

 

[ShutdownButton]

@Herrenlos
absolut richtig was du schreibst aber die Daten, die ich hier finden und darstellen mag, werden nicht im SAP erfasst. Die Kollegen vom Einkauf sehen hier nur Maschine 1 oder 2 oder 4 ... und auch erst wenn die jeweilige Maschinen bereits bestellt ist. Den Inhalt der jeweiligen Maschine erfassen sie nicht weil dieser für die Kollegen vom Einkauf (derzeit) nicht wichtig ist.

Für unsere Abteilung aber ist das Wissen darüber was (welche Teile in den Maschinen verbaut sind) vorhanden, bestellt ist und was bestellt werden wird für die Wartung, Planung, Re-Use und Einkaufskonditionen wichtig. Wir schauen also mit diesem Tool auch in die Zukunft was im Jahr 2025 an Maschinen in der Konfig XY kommen wird und wann wir diese Maschine nicht mehr brauchen werden um damit eventuell die Teile/ Maschine für nachfolgende Projekt weiter zu verwenden. So zumindest die Idee. Aber das ist dann auch die Krux an der Geschichte: das vorhandene SPA kann hier (noch) nicht helfen weil die Planung wie die Maschine 2 im Jahr 2025 ausschaut nicht in SAP abgebildet wird. Noch dazu könnte sich die Konfiguration auch verändern

 

[Herrenlos]

@ShutdownButton
Also.. wenn ich Dich richtig verstanden habe:

• Der Einkauf nutzt eine SAP-Lösung, um Bestellte und vorhandene Maschinen zu erfassen.
• Euch Fehlen zu Einem Rechte und zum Anderen weitere Angaben über diese Maschinen, weswegen Deine Abteilung erneut in einem separaten System alle wichtigen Eckdaten (nebst der Maschinerie) erfassen muss.
• Der vorhandenen SAP-Lösung fehlen weitere Features, die für das Tun Deiner Abteilung wichtig sind.

Sind diese grobe Angaben korrekt?

Wenn ja, so verstehe ich nicht, was an meinem vorherigen Vorschlag auszusetzen gibt?

1. Deine Abteilung fasst zusammen, welche Funktionen und Rechte benötigt werden (Erstellung eines Lastennheftes).
2. Du erkundigst Dich bei FA XY/ oder Euren IT, was eine solche Implementierung kosten wird.
3. Definierst KPI's und berechnest den ROI.
4. Präsentierst das ganze dem Entscheider (inkl. KPI, ROI und Lastenheft).
5. Genehmigt = ja/nein?
6. Wenn ja: Weitere Angebote Einholen (wenn nicht inhouse)? (manche müssen mind. X Angebote einholen von versch. Anbietern)
7. Entscheidung über Anbieter
8. Übergabe des Lastenhefts an Anbieter
9. Erhalt und Kontrolle des Pflichtenhefts
10. Entwicklung (Programmierung) durch den Anbieter
11. Implementierungsschritt 1 (am Besten mit Backup o. nicht Live-System und nicht während des Betriebs)
12. Implementierungsschritt 2 = Rollout (System geht live)
13. Alle sind glücklich... Du kriegst ne Ehrenurkunde und nen Kuss vom Chef
14. Ende

Ihr müsst natürlich Euch in diesem Fall mit dem Einkauf (vor dem Rollout) zusammensetzen, um festzulegen, was/wer/wie/wann erfasst. Im Idealfall muss dann nur 1 MA einer der Abteilungen erfassen.

 

[Makkaroni]

...

@Makkaroni Danke für den Hinweis. Genau sowas in diese Richtung habe ich gesucht. Ne Pivot Tabelle - und das war dann der Moment indem ich mir mit der Hand an die Stirn geklatscht habe. Leider kratze ich nur an der Oberfläche von Excel und habe noch nie selbst ne Pivot Tabelle erstell aber werde mich jetzt damit beschäftigen. Habe das gute Gefühl dass das in die richtige Richtung geht - nochmal Danke für die Wegweisung.

Hast du inzwischen das Problem in Excel gelöst? Oder kämpfst du noch?

 

[ShutdownButton]

@Makkaroni
Danke für die Nachfrage. Ja, grundsätzlich ist das Problem gelöst aber optisch ist die Berechnung noch nicht sooo dolle aussehend - das ist erst einmal zweitrangig :-)

so sieht die Summen-Grafik der Einzelkomponenten über derzeit 3 verschiedene Projekte und unterschiedlichen Konfigurationen aus. Alle negativ werdenden Zahlen muss ich noch Raus-rechnen bzw in einem zweiten, dem ReUse-Graphen, darstellen und nicht zusammen.

 

[Makkaroni]

Wenn du schreibst negative Werte rausrechnen, hört sich das "kompliziert" an.
Dazu kannst du einfach in deiner zugrunde liegenden Datentabelle eine weitere Spalte "Vorzeichen" erzeugen. Alle negativen Werte erhalten den Wert "negativ" die anderen "positiv". Damit hast du in der PivotTabellen Feldliste eine Dimension mit der du einfach die Daten entsprechend anzeigen kannst.

Ich sehe in deinem Chart nicht die Filter der Pivottabelle. Daher vermute ich, dass du kein PivotChart erzeugt hast? Du solltest versuchen beim Chart auf deinen Quelldaten zu liegen. (Das geht nicht immer.)

Du kannst mir per PN auch die Exceldatei zukommen lassen u. deine Anforderung formulieren. Dann könnte ich einen Vorschlag (PivotChart) machen u. an dich zurücksenden.