Outlook 2016: Regel möglich? If E-Mail mit „Ordnernamen“, then verschiebe E-Mail in Ordner mit „Ordnername“

[hex_]

Guten Tag zusammen,

ich nutze Outlook 2016 und Windows 10. Nun habe ich für die Übersicht im Outlook eine umfangreiche Ordnerstruktur angelegt. Dieses sieht beispielhaft wie folgt aus:

- A
o AA
o AB
o AC
o AD
- B
o BA
o BB
o BC
o BD
- C
o CA
o BC
o CC
o CD
- Usw.

Es ist immer mit sehr viel Arbeit verbunden, die eingehenden Nachrichten in die jeweiligen Ordner zu schieben.
Jetzt möchte ich, wenn eine E-Mail z. B. mit dem Namen im Betreff oder Text mit dem Wort „AB“ eingeht, automatisch dorthin verschieben.
Ist es in Outlook erforderlich, für jeden einzelnen Ordner-Namen eine Regel zu erstellen (das wären bei mir über 100 Regeln)?
Oder reicht eine Regel die wie folgt aussieht: Wenn E-Mail mit „Ordnernamen“ eingeht, dann verschiebe E-Mail in Ordner mit „Ordnername“?
Ich konnte zu Letzteres leider keine Informationen finden.

Danke für eure Antworten.

 

[charmin]

Naja, du kannst alles in eine Regel packen oder eben für jeden Ordner einzelne Anlegen. "Intelligente" Regeln gibt es mWn nicht.

Wenn du über 100 Ordner hast, dann würde ich aber eher dort ansetzen und schauen das zu vereinfachen. Ich hatte früher auch sehr viele, bin aber mittlerweile bei unter 20.

 

[derlorenz]

Wüsste nicht, dass man hier mit Variablen o.ä. arbeiten kann. Da hilft nur pro Ordner eine Regel zu erstellen.

 

[zazie]

Ich unterstütze, was derlorenz schreibt.
Du erstellst eine neue Regel "mit bestimmten Wörtern im Betreff" (AA in deinem Beispiel) und diese in den entsprechenden Ordner AA verschieben und keine weiteren Regeln anwenden.
Dann erscheint die neue Regel in der Liste der "Regeln". Anklicken und kopieren, von AA auf AB anpassen und diesen Schritt so lange wiederholen, bis zu bei "ZZ" angelangt bist.

Die Anwendung vieler Regeln ist für Outlook nach meiner Erfahrung kein Problem (nun gut, ich habe Erfahrung mit etwa zwei Dutzend aufs Mal, nicht Hunderten). Die Anwendung funktioniert zuverlässig.
Aber: Die Regeln sind strunzdumm, weder dynamisch noch intelligent. Sie funktionieren GENAU mit den Schlüsselwörtern und erkennen diese nicht, wenn beispielsweise eine Abkürzung, ein Vertipper etc. drin sind. Das gilt natürlich auch bei Synonymen.

Mit andern Worten: Der Aufwand, so viele Regeln einzurichten lohnt wirklich nur dann, wenn du zu (zumindest annähernd) 100% sicher bist, dass die Begriffe im Betreff wie vorgesehen (bzw. wie vorausgesehen) verwendet werden.

 

[hex_]

Danke euch vorab für die Antworten. Das habe ich fast befürchtet.

 

[halwe]

Hallo hex_
Wenn du Outlook so intensiv nutzt, solltest du dich vielleicht mit VBA anfreunden. Da kannst du Ereignisprozeduren schreiben, die intelligenter auf alles, was reinkommt, reagieren können.
Ich selbst nutze die auch, allerdings nehme ich für eingehende Mails nach wie vor Regeln.

Konkret kriegt bei mir jede eingehende Mail entsprechend dem per Regel erkannten Thema eine Kategorie und danach die Priorität "niedrig". Durch Auswertung dieser Priorität erreiche ich, dass eine zugeordnete Mail nicht noch einmal von einer Regel inspiziert werden muss.

Im Posteingang lasse ich die Mails nach den vergebenen Kategorien gruppiert anzeigen.

Beim Ablegen bearbeiteter Mails (Posteingang ==> Ablageordner) nutze ich dann ein VBA-Skript, welches die (bearbeitete) Mail entsprechend ihrer Kategorie in den entsprechenden Ablageordner verschiebt. Damit spare ich mir eine etwas aufwändiger zu programmierende Ereignisprozedur.

Viele Grüße, Halwe