Outlook als CRM oder andere Lösung

[heuberga]

Hallo liebe Computerbasegemeinde

ich habe ein Überblicksproblem. Folgender Sachverhalt:

Seit Anfang November bin ich im Außendienst einer kleineren Firma. Die Firma sitzt 600 KM von mir entfernt.
Das Auftragssystem der Firma liegt auf einem Server im Firmengebäude. Da es in dem Gewerbegebiet der Firma nur eine 258 kb Internetverbindung gibt, kann ich nicht auf unser Auftragssystem zugreifen, da sonst der ganze Innendienst lahmgelegt ist. Deshalb habe ich zu Beginn meiner Tätigkeit eine (eher mangelhafte) Excelliste mit Anschrift und Telefonnummern der Kunden bekommen, die ich mir in Outlook Importiert habe, damit ich die Kontakte auf dem Iphone dabei habe.

Im Zuge meiner Tätigkeit habe ich dann völlig den Überblick verloren, zum Teil bei wem ich schon war aber erst recht, wen ich angerufen habe und wen nicht und wann und was dabei besprochen wurde.


Von meiner Vorgänger Firma kenne ich es, dass ich zu jedem Kunden Notizen gemacht habe, die dann automatisch mit Datum und Uhrzeit versehen wurden so dass ich immer zu jederzeit wusste was wo wann war. Und das überall weil ich per Firmenlaptop und Internet darauf zugreifen konnte.

Ein möglicher Weg wäre alles mit Excel zu machen, so könnte ich zumindest immer die Letzte Aktivität eingeben und danach sortieren. Aber dann habe ich wieder die Infos nur bei Excel, und nicht dabei. Und wenn ich Sie in Excel ändere muss ich sie in Outlook wieder zusätzlich ändern.
Bei Outlook mit Notizen zu arbeiten wäre auch eine Lösung. Aber da kann ich nicht nach den letzten Aktivitäten sortieren!

(das grausamste an allen Lösungen ist, dass die Infos dann aber immer noch nicht bei der Firma geändert sind, Beispiel: AP nicht mehr im unternehmen –neuer AP) Das ist alles andere als effizient!
Ich komme mir vor wie Bruce Allmächtig, als er versucht die einkommenden Gebete zu verarbeiten! Papier? Ne! Postits? Ne! Mails?.. ja ne auch nicht..

Ich brauche also eigentlich weniger eine technische Lösung, als vielmehr einen erfahrenen Außendienstler, der mit Outlook ca. 700 Kunden, und alle dazugehörigen Aktivitäten managed. (oder eben doch eine Technische lösung die mich zumindest etwas mehr befriedigt)


Kann mir dabei jemand helfen? Stehe auch gern zum Dialog bereit, Wenn fragen bestehen die das Problem eingränzen könnten.

Viele Grüße und schon mal frohe Weihnachten

heuberga

 

[Ichthys]

Mal ne ganz "dumme" Frage. Warum holst du dir nicht einen Laptop und installierst da eine CRM-Software rauf? Da gibt es ja durchaus auch bezahlbare Angebote. Ob sie was taugen, lässt sich ja i. d. R. durch Demoversionen rausfinden.

 

[supastar]

Problem der CRM-Lösung dürfte sein, dass er die Daten abgleichen muss, wenn er wieder in der Firma ist...

Normalerweise macht man das natürlich mit nem Terminal-Server und VPN, dafür wäre aber natürlich ne schnellere Internetverbindung ne feine Sache...

Ne Cloud-Lösung wäre hier sicher auch nicht ideal Ansonsten vllt Microsoft Office 365, davon hab ich aber keine Ahnung.



Bist du der einzige Außendienstler? Oder wie machen das die anderen?

 

[Ichthys]

Nun, das muss natürlich manuell geschehen. Stichwort Synchronisierung.
Sobald er den Laptop ans Netzwerk anschließt, wird der Stand abgeglichen.
Die CRM-Lösung arbeitet mit einer DB und diese muss dann halt mit der Firmen-DB abgeglichen werden.

Ach ja: Ich würde niemals Firmendaten einer Cloud-Lösung anvertrauen, private aber auch nicht!

 

[Ruheliebhaber]

Bist Du denn der einzige Außendienstler mit dem Problem? Es ehrt Dich, daß Du die Sache vernünftig managen willst. Das Problem betrifft doch aber die ganze Firma und muß daher auch einheitlich und technisch sauber gelöst werden. Du solltest darüber unbedingt mit dem Chef und den anderen Außendienstlern reden.

Eine Kauflösung wäre wohl die beste Alternative. Wenn Du unterwegs oder zu Hause Internet hast, können rein technisch die Daten synchronisiert werden. Textdaten und Termine sind nur wenige KB groß. Das sollte auch eine Firma mit langsamer Internetleitung nicht lahmlegen. Zumal selten alle gleichzeitig synchronisieren werden.

Eine Lösung mit Excel und Outlook wird nicht wirklich funktionieren. Da ist ein Aktenordner und ein Terminplaner in analoger Form besser.

Wie wäre es sonst hiermit? http://www.salesforce.com/de/

Auch interessant: CRM-Vielfalt durch Open Source

 

[Ichthys]

Das ist auch der nächste Punkt. Mit einem vernünftigen CRM-System sollte dies kein Problem darstellen, da reiner Text übermittelt wird.
Um da die Firmenleitung zu überlasten, müsstest du dich schon sehr anstrengen, da z. B. eine A4-Seite in etwa 4 KB an Nutzdaten verbraucht.

 

[heuberga]

Danke schon mal für die ersten Rückmeldungen

Zur Frage ob ich der einzige Außendienstler bin.
Nein aber ja. Soll heißen es gibt zwar mehrere Außendienstler, aber ich bin der einzige mit einem "Homeoffice". Die anderen machen Ihre Bürotage in der Zentrale und können dort mit dem derzeitigen System einigermaßen gut arbeiten.


@ Ichthys:
ich möchte mir nur ungern ein komplettes System mit Laptop und bezahlten CRM-System zulegen, da (angeblich) Anfang bis Mitte nächsten Jahres eine Glasfaserleitung verlegt wird und in diesem Zuge eine neue Warenwirtschaft eingeführt wird, (angeblich) auch mit CRM und die Außendienstler werden dann (angeblich) auch mit Laptops versorgt.

Da man aber scheinbar sehr flexibel mit der Umbesetzung der Mitarbeiter zu Sein scheint. (siehe Fluktuation meiner Vorgänger für meinem Gebiet) muss ich JETZT Leistungzeigen und brauche dazu leider eine kurzfristige aber leistungsfähige Übergangslösung mit der ich 3-"unbekannt" Monate arbeiten Kann. Diese sollte irgendwie mit Iphone/Outlook kompatibel, nach Möglichkeit kostenlos sein und genannte Probleme minimieren.

viele Grüße
heuberga

 

[Ruheliebhaber]

Ganz allgemein, das Problem, das Du schilderst, ist nicht Dein Problem sondern das des Arbeitgebers. Im Gesetz steht, daß der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die für die Erfüllung seiner Arbeit notwendigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu stellen. Soll heißen, wenn Du z.B. in einem Callcenter arbeitest, mußt Du nicht Dein eigenes Telefon und Deinen eigenen PC mitbringen. Ergo mußt Du über kurz oder lang mit dem Chef reden.

Zu Deinem akuten Problem. Google mal nach "app crm iphone". Das habe ich auch getan. Dann kaufst Du Dir halt von Deinem eigenen Geld eine App für 10 Euro und gut ist. SALESNOW MOBILE CRM ist sogar die ersten 30 Tage zum Ausprobieren kostenlos.

http://www.salesnow.com/
iPhone CRM Apps

Alternativ komme ich noch mal auf einen ordentlich geführten Aktenordner zurück. Damit kannst Du auch ein Jahr überbrücken bzw. abends den Firmenserver manuell updaten.

 

[heuberga]

Du hast Recht. Doch wer entscheidet was notwendig ist und was nicht? er wird folgendes sagen: "Ich hab vor 25 Jahren ganz ohne PC angefangen, und das ging auch" (ich hab z.B. auch schon mal gefragt ob wir uns Mappoint, für effizientere Routenplanung und Terminplanung anschaffen können)

Zudem bin ich in der Probezeit. Da kommt großes Fordern nicht gut, wenn man bei der Firma bleiben will. Vor allem wenn er mir eigentlich einen recht passablen Firmenwagen hingestellt hat.

Dritter Punkt: Über lang, kommt ja auch (angeblich) ein entsprechende Equipment.

aber danke schon mal für den Tipp mit http://www.salesnow.com/ werd mir gleich mal anschauen

 

[Ruheliebhaber]

Ich habe auch noch ein bißchen gelesen. Die Ansätze sind immer recht ähnlich. Es gibt eine webgestütze CRM-Anwendung plus eine App für ein Smartphone. Im Endeffekt läuft es auf monatliche Kosten hinaus. Je nach Produkt kann das zwischen 1,60 Euro und 20 Euro pro Monat liegen.

Im Endeffekt geht es doch auch immer um ähnliche Aufgabenstellungen: Kontaktdaten verwalten, Termine planen, die letzten Absprachen griffbereit haben, Unterlagen abspeichern, etc.

Vielleicht setzt Du Dich mal einen Abend hin und überlegst, wie Du diese Dinge am besten organisierst und welche Werkzeuge für Dich am besten geeignet scheinen.

Im Endeffekt ist jedes Tool sinnlos, wenn man sich nicht über diese Grundfragen Klarheit verschafft. Manchmal ist eine Mindmap oder eine Checkliste besser. Papier und Bleistift sind nämlich unheimlich schnell in der Handhabung und sehr robust gegenüber Störungen.

Ein toller Ansatz sind z.B. Mindmaps. Der zeitliche Verlauf von Absprachen ist auch ganz einfach zu implementieren, indem man einfach das Datum der Absprache und eventuell den Namen des Entscheiders mit in den Kringel schreibt. Dann hast Du den Prozeß der Verhandlungen auch graphisch vor Dir, was viel einfacher ist, als das hinterher noch einmal in Emails zu recherchieren.

Wenn Du das für jeden Kunden einzeln machst, behälst Du auch den Überblick.

 

[Markus83Muc]

Schau dir mal http://www.salesforce.com/de/?ir=1 an.
Meiner Meinung anch eine der besten Cloud-Lösungen für CRM.

Was hast du den Unterwegs dabei bzw. von deiner Firma gestellt bekommen?
Smartphone, Laptop usw.? Das hab ich noch nicht ganz begriffen.

EDIT:
Bei alles Web bzw. Cloud Lösungen solltest du aber klären wie das bei euch in der Firma bzgl. der Datenhaltung und IT-Sicherheit aussieht.
Denn einfach Daten an einen 3. Anbieter geben ohne das der Chef oder bei euch zuständdige bescheid weiß, kann unangenehm werden.

 

[Ruheliebhaber]

Noch ein anderer Gedanke. Irgendwer muß doch das CRM Deiner Firma technisch betreuen. Diese Person muß doch wissen, was die Software alles kann. Alternativ kannst Du auch selber auf der Webseite des Herstellers nachlesen.

Eigentlich bräuchtest Du doch nur das CRM Deiner Firma auf Deinem Notebook und eine Möglichkeit regelmäßig zu synchronisieren. Zur Not kannst Du das auch abends synchronisieren lassen, wenn das wirklich ein Problem der Internetanbindung sein sollte.

Versuche Dich doch noch einmal zu orientieren, was Ihr überhaupt habt und wie man damit arbeiten kann. Vielleicht durchblickt Dein Chef auch nicht alle Möglichkeiten.

 

[Markus83Muc]

Du wirst doch auch Kollegen im Außendienst haben, die momentan damit auch (hoffentlich erfolgreich) arbeiten können. Ich würde diese mal fragen wie die es machen.

 

[heuberga]

@ Ruheliebhaber:
Danke schonmal für die bleistifft version. Leider ist das keine all zu zufriedenstellende Lösung, hat mir aber schon mal die Grübelfalten aus der Stirn gezogen und ein lächeln ins Gesicht gezaubert.
Bei über 700 Kunden wird leider auch das wieder unübersichtlich..

@Markus83Muc
Ich habe, einen Firmenwagen, excellisteN, und ein Handy von der firma bekommen. (+ unterlagen und muster der produtke versteht sich)
Das handy liegt im schrank. --> asbach uralt!
Die karte dagegen steckt in MEINEM Iphone 3GS.
Emails, bzw kurze berichte an den innendienst schreibe ich jedoch mit MEINEM Iphone 4S weil die firmenkarte einen ganz nromalen telefonie vertrag hat und nicht mehr.
Die beiden Geräte habe ich dabei, + Einen Leitzordner bei dem ich bereits erteilte angebote und Gesprächsnotizen ablege. (eihn sogenanntes Ruheliebhabersystem) leider bis auf die A-Z variante gibt es hier keine weiteren Filterfunktionen.

salesforce hab ich mir auch schon angesehen.
Ich bin da etwas sensibel mit dem rausgeben meiner Kundendaten. die sind ja dann nicht mehr auf meinem Rechner sondern sonst wo inder Cloud und da weis ich nicht ob dem chef das gefällt.

Ergänzung (22. Dezember 2011)

Edit:

@ Ruheliebhaber: Sprechen wir mal nicht von einem "CRM" was die firma da hat. von daher auch keine wirkliche betreuung. wir setzen auf die guten alten werte

@ Markus83Muc: Mmeine Kollegen haben wie gesagt den Vorteil, dass sie Vor ort sind, Keine abenschule besuchen und somit jedentag schön gemächlich nacharbeiten können und auch nicht so unter leistungsdruck stehen, weil gut mit chef befreundet und in etwa selbes alter. da wird n bischen der fuß vom gas genommen. ich bin jung und Dynamisch.. da muss mehr gehen das Ordnersystem habe ich mir bereits abgeschaut

 

[Ruheliebhaber]

Die Größenordnung von 700 Kunden war mir so nicht bewußt. Bei der Bleistiftvariante ging es mir darum, einen möglichen Lösungsweg aufzuzeigen. Aber selbst, wenn man mal alle Daten strukturiert, sich Kundenstammblätter und Checklisten in Excel angelegt und die einzelnen Sheets und Dateien miteinander verknüpft hat, um gefilterte Suchanfragen stellen zu können, wird man mit Excel nicht sehr weit kommen. Selbst wenn man in Excel richtig fit ist.

Genau dafür haben Firmen datenbankgestützte CRM-Systeme im Einsatz. Meine Sicht als Informatiker ist, daß Du ein Notebook mit dem CRM Deiner Firma und einen VPN-Zugang zu Eurem Netzwerk brauchst.

Alles andere ist Vernichtung von Arbeitszeit. Ein Cloud-Dienst ist so gesehen auch Mist. Welche Firma will ihre Geschäftsdaten wirklich auf fremden Servern?

 

[heuberga]

die 700 Stand in der Textaufgabe
Bin voll und ganz deiner meinung bis auf dass meine Firma Kein wirkliches CRM hat.
Ich darf also abändern. Die firma Braucht erst mal ein CRM dass ich dann auf einem Laptop habe mit dem ich per VPN ins netztwerk komme.

Seh ich auch so, geht aber aktuel schon rein technisch nicht. (leitung)
von daher muss ich mir erst mal was anderes suchen :/

 

[Ruheliebhaber]

Hm. Dann hilft wohl nur noch klein anfangen. Du könntest Kunden nach Ihrer Wichtigkeit klassifizieren (alte Kunden, neue Kunden, Großabnehmer, usw.) und Dich zu Beginn auf Termine konzentrieren, wo Du mit einem Weg möglichst viele Kunden auf einmal besuchen kannst. Also lieber einmal in eine Stadt mit 3 Terminen fahren als einmal weit über Land zu nur 2 Terminen. Und immer schön mitschreiben, wann Du wo warst. Zur Not auch mit Postits oder Fähnchen auf einer Landkarte. Regelmäßiges "Vorbeischauen" bei Kunden ist auch wichtig. Wenn Du Dir auf diese Weise einen zunächst kleinen aber feinen Kundenkreis aufbaust, den Du dann stetig erweitern kannst, solltest Du vor der Probezeit keine Angst haben.

Sind denn die Ziele klar, was Dein Chef von Dir im ersten Jahr erwartet?

 

[heuberga]

leider weis ich bei dem adressmaterial nicht, wer alt und wer neu ist. bzw wie viel die gekauft haben.. ich hab quasi nur die infos die man auf einer Visiten karte auch findet. dabei kann es sein dass die kunden gekauft haben, dass bis jetzt nur ein angebot raus ist und das war 2004, dass der kunde zur nachverfolgung einfach mal eingegeben wurde. usw.

Ja in etwa.:
Nach 6 Monaten sollte mein monatlicher Rohertrag wenigstens die monatlichen Kosten die durch mich entstehen, also Bruttolohn Incl arbeitgeberanteil + Leasing Auto + Sprit+ versicherung decken

 

[Ruheliebhaber]

Da hilft nur im Gedächtnis der Kollegen und des Chefs zu kramen. Personal Datamining sozusagen. Wenn alles nichts bringt, könntest Du alle Kontakte nacheinander anrufen oder anschreiben. Dabei würde ich in größer werdenden Kreisen rund um meinen Wohnort beginnen.

Je mehr Du mit Deinem Chef redest, desto besser sind die Chancen, daß er erkennt, wie "schlecht" die Dir zur Verfügung gestellte Datenbasis ist. Daß es Zeit und Geld kostet, das, was lange Zeit vernachlässigt wurde, wieder aufzuarbeiten und auf Vordermann zu bringen, dürfte ihm somit besser bewußt werden. Es kann Dir nur helfen, wenn er ein Verständnis für Deine Arbeitsumstände entwickelt.

 

[-oSi-]

Vllt. ist dir mit dem Business Contact Manager von Outlook auch schon geholfen.

BCM Schnelleinstiegskarte (pdf)