Outlook - Benachrichtigung wenn erwartete tägl. Mail nicht eintrifft

[furryhamster]

Hallo zusammen,

wir empfangen täglich bestimmte Mails. Gerne würde ich eine Mail / Benachrichtigung erhalten wenn diese Mails NICHT ankommen. Ich möchte also z. B. sagen wenn Mail mit bestimmten Absender / Betreff / Datum zu einem bestimmtem Zeitpuntk noch nicht eingegangen ist, dann schicke auf irgendeine weise eine Mail oder Benachrichtigung.
Hintergrund: ich möchte die Mails ansonsten automatisch in einen Unterordner verschieben und die nicht täglich manuell prüfen.

Gibt es da Möglichkeiten? Bisher basieren alle Regelmöglichkeiten die ich gefunden habe nur auf ankommende Mails.

 

[just_f]

Du willst eine Mail darüber bekommen, dass eine Nachricht die in einem Unterordner verschwinden soll auch angekommen ist?^^
Dann lass die Regel weg, und du siehst die Mail - verschieben musst dann halt manuell oder schau einfach jeden Tag in dem Ordner nach... Oder, ich versteh das Problem nicht richtig, kann auch sein.

 

[furryhamster]

Ok sorry wenn es undeutlich war Ich versuche es nochmal deutlicher:

• Täglich trudeln bestimmte Mails im Posteingang innerhalb einer bestimmten Zeitspanne ein
• Die Mails interessieren mich nicht, außer sie sind nicht versendet worden
• Wenn die Mails kommen, würde ich sie gerne automatisch per Regel in einen Unterordner verschieben
• Den Unterordner möchte ich nicht manuell überprüfen, sondern ich möchte in irgendeiner Weise benachrichtigt werden, wenn ich eine von diesen täglichen Mails nicht erhalten habe.

Klar kann ich jeden Tag manuell nachschauen ob sie alle angekommen sind, ich denke mir aber dass man das doch im Jahr 2021 irgendwie automatisieren können muss

 

[Der Lord]

kann auch sein

ist auch so. im Grunde möchte er einen Hinweis, wenn eine erwartete Mail, die regelmäßig eintreffen sollte, nicht eintrifft - völlig unabhängig vom geplanten Verschieben in einen Unterordner.

Ich denke mit Bordmitteln wird dies so nicht umsetzbar sein. Vielleicht mit nem VBA-Script, aber puh...
Ich denke da müsste man ggf. eher den ganzen Ansatz der Mailbenachrichtigung anpassen. Beispielsweise statt hundert "Alles ok Mails" zu versenden, eher nur eine "Oh Shit Mail" versenden, die dann eben nicht täglich eintrudelt und dann entsprechend Beachtung findet.

Ggf. würde hier überhaupt ein eigenes Monitoringsystem Sinn machen. Das wäre dann der moderne Ansatz.

 

[SI Sun]

Das sollte doch mit Microsoft Power Automate machbar sein. Schon probiert?

Im Endeffekt ist es eine Prüfung, ob zu einer Uhrzeit (23:59) eine E-Mail mit dem Datum von "heute" eingegangen ist. Wenn nicht, dann wird eine Meldung (Notification, Mail, SMS, etc.) erstellt.

Oder anders: Es wird geprüft, ob in allen Unterordnern eine Mail eingegangen ist und wenn nicht, dann kannst du nach einer Meldung nachsehen. (Zeitstempel "letzte Änderung")
Wenn du die Unterordner alle in einem Ordner gespeichert hast, solltest du auch beim manuellen Nachsehen in diesem Ordner anhand des "Zeitstempels" oder "Anzahl der Inhalte" erkennen können, wo es noch fehlt.

 

[kachiri]

Klar kann ich jeden Tag manuell nachschauen ob sie alle angekommen sind, ich denke mir aber dass man das doch im Jahr 2021 irgendwie automatisieren können muss

Und warum? Automation des Automationswillen? Für dein Problem gibt es eine einfache manuelle Lösung bei der jeder Aufwand für eine Automation verschwendet wäre.
Die Automation wäre, dir eine Erinnerung zu setzen, spätestens zu Zeitraum X in den Unterordner zu schauen oder sie erst gar nicht automatisch weg zu sortieren, bevor du sie nicht gesehen hast.

Automationen dienen i.d.R. dazu, Prozesse abzukürzen, zu entschlacken. Du blähst sie auf.

Darf man denn fragen, woher diese tägliche E-Mail kommt? Ist das ein Report aus einer Software? Ist dieser Report nur relevant, wenn er nicht kommt? Dann würde ich eher einen Observer installieren, der mich benachrichtigt, wenn die Software ausfällt.

 

[just_f]

Also so eine "es ist alles OK" Mail - und wenn die nicht kommt ist eben "nicht alles OK" ?
Monitoring Tool ist eh schon gefallen, vlt die bessere Lösung...

 

[SI Sun]

Automationen dienen i.d.R. dazu, Prozesse abzukürzen, zu entschlacken. Du blähst sie auf.

Eine regelmäßige Kontrolle einzusparen ist doch eine "Abkürzung" (Arbeitszeit) und zuverlässiger als täglich manuell prüfen zu müssen, besonders wenn man an manchen Tagen keine Zeit / Möglichkeit hat.

Dass Programme / Makros immer größer ("aufgeblähter") werden, spielt für immer schnellere Systeme immer weniger eine Rolle, weshalb es Standard ist, lieber die menschliche Zeit einzusparen bzw. den Faktor menschlicher Fehler zu minimieren.

 

[furryhamster]

Das ich etwas aufblähe sehe ich anders. Wenn ich jetzt einmal eine halbe Stunde insgesamt investiere und eine einfache Lösung finde und mir die nächsten 5 Jahre das tägliche prüfen spare war es in meinen Augen sinnvoll.

Power Automate werde ich mir mal anschauen. Microsoft Flow wäre evtl wohl auch noch ein Ansatz, das ist für mich jedoch noch nicht freigeschaltet. VBA Skript würde wahrscheinlich tatsächlich den Aufwand sprengen da ich mich damit noch nicht auskenne.

Leider habe ich keinen Zugang zu den Systemen die diese Mails verschicken. Es sind quasi Mails, dass bestimmte Verarbeitungsprozesse erfolgreich abgeschlossen wurden. Ein gescheites Fehlerhandling welches im Fehlerfall eine Mail verschickt wäre mir auch lieber, nur wie gesagt hab ich darauf leider keinen Einfluss.

 

[kachiri]

Eine regelmäßige Kontrolle einzusparen ist doch eine "Abkürzung" (Arbeitszeit) und zuverlässiger als täglich manuell prüfen zu müssen, besonders wenn man an manchen Tagen keine Zeit / Möglichkeit hat.

Welcher Arbeitsaufwand wird denn gespart? Die E-Mail ist scheinbar doch nicht ohne Nutzen, wenn ich mir einen Automatismus dafür einrichten will, wen sie nicht kommt. Dann ist es einfacher, den ersten Automatismus einfach sein zu lassen und täglich zu verifizieren, dass die E-Mail auch gekommen ist. Und das geht super einfach, in dem ich sie nicht durch einen anderen Automatismus aus meinem Blickfeld katapultiere.
Ich brauch sie ja nicht einmal lesen. Eine E-Mail per Hand zu verschieben ist nun wirklich kein Aufwand. Sehr wahrscheinlich ist sogar, dass Outlook relativ schnell die Logik erkennt, in welchen Ordner diese E-Mails geschoben werden und dies dann auch direkt anbietet.

 

[SI Sun]

@kachiri
Da niemand außer der furryhamster es beurteilen kann und seine Anforderung klar definiert ist, ist es nicht unsere Aufgabe uns darüber Gedanken zu machen.
Er möchte A, also schlagen wir Lösungen für A und nicht B vor.

@furryhamster
Eine andere Idee:
Man könnte es auch mit einer Batch versuchen, welche das (Erstellungs-)Datum prüft und das Ergebnis als Meldung oder als neue Textdatei (auf dem Desktop?) erstellt.
Da ich so gut wie keine Ahnung darüber habe, aber die Lösungen auf folgende Suchanfrage vielversprechend klingt, ist es eine Überlegung wert:
https://duckduckgo.com/?t=ffab&q=batch+datei+datum+vergleichen&ia=web

 

[snaxilian]

Die grundlegende Idee verstehe ich, die geplante Umsetzung ist aber ziemlicher Murks und ist Gefrickel...

Ich würde es so lösen wenn ich müsste:
Per Powershell die Mailbox nach der gewünschten Mail durchsuchen: https://docs.microsoft.com/de-de/powershell/module/exchange/search-mailbox?view=exchange-ps
Basierend auf dem Ergebnis, sprich Mail vorhanden oder nicht vorhanden, eine Mail an mich selbst senden mit "gesuchte Email ist nicht da": https://docs.microsoft.com/en-us/po....utility/send-mailmessage?view=powershell-7.1

Wenn die gewünschte Email beispielsweise immer zwischen 8 und 9 Uhr kommt würde ich o.g. Skript per Task Scheduler um 9:01 Uhr ausführen lassen.
Details des Scripts und ob du das so machen darfst (weil in der Regel Credentials im Script verwendet werden müssen) musst du selbst mit der IT deiner Firma klären.
Wenn das nicht gewünscht ist und auch keine Umsetzung über $Vorgesetzten möglich ist dann mach dir halt nen Serientermin in Outlook jeden Tag um 9 für 5 Minuten um gewissenhaft diese Mails zu suchen. Wenn $Vorgesetztem so eine Verschwendung von Arbeitszeit nicht passt, muss eben Abhilfe geschaffen werden aber keine Alternative und gleichzeitig soll der Mitarbeiter anderes erledigen funktioniert halt nicht und ist Gepfusche auf dem Rücken des einzelnen Mitarbeiters.

 

[furryhamster]

Danke für eure Vorschläge. Manchmal hat man ja ein Brett vor dem Kopf und sieht offensichtliche, ganz einfache Lösungen nicht. Das scheint in meinem Fall nicht so zu sein.

Kleines Detail hatte ich noch nicht erwähnt: Es handelt sich um einen Gruppenmailbox. Ein Shellskript müsste dementsprechend auf einer lokalen Maschine laufen. Passwörter eintragen die dementsprechend nicht lokal laufen sondern auch noch zugänglich sind wird auch noch etwas kritischer. Das gleiche Problem werden ich dann leider auch bei deinem Vorschlag @SI Sun haben, aber danke für die Idee :-)

Werde mir die Automatisierungstools bei Gelegenheit noch mal anschauen. Ansonsten werde ich wohl die Notwendigen Mails einfach in einen Ordner verschieben und zu einer bestimmten Uhrzeit wie auch schon vorgeschlagen einfach prüfen. Zu viel Energie möchte ich auch nicht reinstecken

 

[snaxilian]

Welche kleinen, mittleren und großen Details hast du uns denn noch so alles verschwiegen die relevant sein könnten?
Klingt ja alles auch sehr nach gewerblichem Umfeld, warum fragst du nicht eure IT? Brauchst nicht antworten, rhetorische Frage und ich kenne die Antwort vermutlich schon...