Paperless-ngx: Diverse Fragen zur Handhabung

[DHC]

Ich habe in letzter Zeit immer wieder mal Artikel gelesen oder Videos angeschaut zur digitalen Dokumentenverwaltung.
Dabei wird prinzipiell erklärt, wie man sowas installiert und grob einrichtet.

Hierzu hätte ich einige Fragen.
Ich hoffe, dass einige davon beantwortet werden können.

Vorab.
Ich will mich erst einmal schlau machen.
Ich bin noch nicht so richtig tief in der Materie.
Aber ich denke, dass einige da schon Erfahrungen sammeln konnten und mir hier helfen, bzw. einige Fragen beantworten können.
Später, sollte das Ganze auf einem NAS (Docker / Portainer) realisiert werden. So zumindest der Plan.
Docker ist wohl dazu da, um vorgefertigte Applikationen auf irgendeinem System laufen zu lassen. In einer getrennten Umgebung zum Host, ähnlich einer VM. Ich hoffe das ist soweit korrekt.
Wenn ich das richtig verstanden habe ist Portainer zum verwalten von Docker-Applikation, bzw. soll das Ganze vereinfachen.

Mich interessiert erst mal, wie man verschiedene Bereiche oder Personen in so einem Paperless-ngx realisieren kann/muss.

Wenn man mehrere Bereiche oder Personen über Paperless-ngx verarbeiten möchte.
Benötigt man hierzu mehrere Instanzen (Docker / Portainer)? Oder reicht da eine, die entsprechend konfiguriert wird?

Hier mal zum Beispiel einige Szenarien:

• Person A --> Geschäftlich
• Person A --> Privat
• Person B --> Privat
• Person C --> Beruflich
• Person C --> Privat

Wie kann man diese oben beispielhaften Szenarien auseinanderhalten, bzw. verwalten?
Für Person A (Geschäftlich/Privat) ein System einrichten und mittels Tags oder Ordner strukturieren?

Bei der Konfiguration wird min. ein Benutzer für Docker (Paperless) benötigt.
Über eine Weboberfläche wird das dann alles verwaltet.

Wie sieht das bei mehreren Bereichen/Personen aus?
Kann man das in einer Docker (Paperless)-Instanz verwalten? Mit mehreren Benutzern und entsprechenden Zugriffen?

Wenn mehrere Docker (Paperless)-Instanzen angelegt werden müssen, wie sieht es dann mit den Ressourcen aus?
Es geht hierbei nicht um hunderte Personen/Bereiche.

Ich hoffe ihr könnt mir da etwas Licht ins Dunkel bringen.

 

[whats4]

ned falsch verstehen: kommt auf die software an. wie was zu tun is, wirst ins handbuch oder äquivalentes schauen müssen.

bei der struktur/personen bist du der einzige, der deine anforderungen im detail kennt.

tipp: beim festlegen der struktur achte drauf, daß es anpassbar/erweiterbar ist/bleibt. mauere dich nie selbst ein. flexibilität, falls anforderungen wachsen/sich ändern, muß in den grundentwurf.
weil wie man sich bettet, so legt man. nimm dir also zeit für die struktur.

ok, ich nahm "paperless" als eigenschaft. aber es keimt der verdacht auf, daß was so heisst.
edit: jo, überschrift lesen wär auch eine idee gewesen.
entweder es ist zu spät, oder zu früh..... merde!

 

[Crumar]

Hi,
Du kannst in einer Instanz mehrere Personen verwalten, über Nutzer und Gruppen Dokumente auch zwischen den Nutzern teilen. Der Admin kann immer auf alle Dokumente zugreifen, wenn er möchte.

Das technische Setup mal außen vor, setze es einfach auf und teste die Oberfläche und Funktionalitäten. Wenn du weißt, was du machen willst, löschst du einfach die Daten und fängst von vorne an.

Wenn du jetxt kein NAS etc. Hast Kannst du Docker Desktop auch unter Windows verwenden, auch mit Portainer wenn du das willst. Dann Schritt für Schritt. System aufbauen, dann Paperless aufsetzen.

Empfehlung meinerseits: besorg dir einen DADF Scanner, der also automatisch einzieht und beidseitig scanned. Nutze ASN QR Code Sticker um ASNs einfach draufzukleben. Für nicht ASN relevante Dokumente, nutze Patch T Zwischenblätter.

ASN Nutzung in paperless Doku lesen und danach das hier:
https://margau.net/posts/2023-04-16-paperless-ngx-asn/

Es wird viel Arbeit und ist nicht Fire and Forget.

Backups nicht vergessen.

 

[Azghul0815]

Empfehlung meinerseits: besorg dir einen DADF Scanner, der also automatisch einzieht und beidseitig scanned. Nutze ASN QR Code Sticker um ASNs einfach draufzukleben. Für nicht ASN relevante Dokumente, nutze Patch T Zwischenblätter.

Findest du das fürs private Umfeld nicht ein wenig too much?
Ich nutze es aktuell simple mit einem Admin Account für zu Hause und nutze die Suchfunktionen.

Wenn du jetxt kein NAS etc. Hast Kannst du Docker Desktop auch unter Windows verwenden, auch mit Portainer wenn du das willst. Dann Schritt für Schritt. System aufbauen, dann Paperless aufsetzen.

Den Tip finde ich gut. Schau es dir an und experimentiere ein wenig, auch mit Tags und Dokumententypen usw.

 

[AAS]

Ich kann dir Mayan empfehlen, hat eine super User/Rechteverwaltung:
https://www.mayan-edms.com/

Ist auch AAD und AD tauglich.

Findest du das fürs private Umfeld nicht ein wenig too much?
Ich nutze es aktuell simple mit einem Admin Account für zu Hause und nutze die Suchfunktionen.

Finde ich jetzt nicht, ist ja schnell eingerichtet und wenn man es hat, hat man es.
Richtig geil, wenn man einfach hirnlos einscannen kann.

 

[PeterSchmidt_80]

Bei meinem Bekannten im Rechtsanwaltsbüro arbeiten sie auch komplett papierlos. Es sollte also sämtliche Post eingescannt werden. Die neue Azubine hat dann sämtliche Werbung aus dem Briefkasten eingescannt. 😅

Ich würde und hab es auch so gemacht, erst einmal zum Testen Paperless ngx lokal auf dem PC installieren, geht auch ganz fix mit Docker.
Dann kann man schauen, ob einem das Ganze auch zusagt. Scannen kann man mittlerweile ganz toll über kostenlose Apps oder auch die Paperless App. Kommt natürlich auf das Volumen an.

 

[Domi83]

Hier mal zum Beispiel einige Szenarien:

• Person A --> Geschäftlich
• Person A --> Privat
• Person B --> Privat
• Person C --> Beruflich
• Person C --> Privat

Paperless-ngx hatte ich mir auch schon mal angeschaut und gerade im Bezug auf "Geschäftlich" muss man darauf achten, dass das alles GoBD Konform ist. Pauschal ist Paperless-ngx das wohl nicht, man kann aber wohl was machen, bin mir aber nicht 100% sicher.

Empfehlung meinerseits: besorg dir einen DADF Scanner, der also automatisch einzieht und beidseitig scanned. Nutze ASN QR Code Sticker um ASNs einfach draufzukleben.

Interessanter Ansatz... Ich glaube so macht es eine Abteilung bei uns im Unternehmen auch, hatte das aber nie weiter verfolgt.

 

[Vog3lm4nn]

+1 für einen Duplexscanner.
Vor allem wenn man den Altbestand der Akten noch Einscannen muss. Ich bin mittlerweile bei >4000 Seiten. Das macht mit einer App keinen Spaß

+1 für Backups. Ich habe den Großteil der Originale vernichtet. Die Verbraucherschutzzentrale hat einen guten Artike darüber, was man auf Papier aufbewahren MUSS.

+1 für die ASN Sticker. Das vereinfacht die Verwaltung der übrig gebliebenen Papiere sehr!

 

[DHC]

Vielen Dank erst einmal für die Infos und Anregungen.
Ich muss mich da erst einmal mehr mit der Materie befassen.

Was Scanner und Backup angeht.
DIN A3-Duplexscanner ist vorhanden.
Backup würde über das NAS (2 Volumes in RAID 1) erfolgen, dass wiederum auf zwei externe HDDs gesichert wird.

Danke für die Info zu ASN. Ich werde mir das Ganze mal anschauen.

Dann installiere ich erst mal Docker auf dem NAS und richte das Paperless-ngx mal ein.

Wobei sich mir da schon wieder ein Frage stellt.
Paperless-ngx wird ja im Portainer über YAML- und ENV-Files konfiguriert/eingerichtet.
In den Artikel und Videos gibt es da verschiedene Ansätze/Einstellungen.
In dem Video von Jürgen Barth ist das recht einfach und kurz gehalten. (Redis, PostGre, Tika, Gotenberg, etc.).
Während in anderen Beschreibungen viel mehr Informationen in den Files sind.

Werden diese Files nur einmalig zum Einrichten benötigt?
Falls man hinterher etwas anpassen muss. Macht man das in den Dateien? Oder wo macht man das?

Sorry für die vielleicht blöden Fragen.
Ich befasse mich noch nicht sehr lange mit dem Thema Docker/Portainer/Etc.

Edit:
Eben habe ich ein sehr interessantes Video von Ralf-Peter Kleinert angeschaut.
Da wird erklärt, wie man Paperless-ngx in einer VM mit Debian Core (Verschlüsselt) installiert.
Auf dem NAS habe ich VMM. Da läuft aktuell Home Assistant drauf.
Da könnte ich theoretisch dass Ganze, wie in dem Video beschrieben installieren.

Was meinen die Experten dazu?