PDF per Email aus MS Foms Antwort versenden, mithilfe von MS PowerAutomate

[FILI]

Hallo liebe Community,

ich studiere momentan Wirtschaftsingenieurwesen im vierten Semester und bin gerade dabei eine Praxisarbeit (50 Seiten) zu schreiben. Im Groben geht es um die Abnahme einer frisch eingebauten Aufzugsanlage, wofür ich für die Abnehmer in Office365 über MS Forms ein neues Formular bzw. eine Checkliste erstellt habe, welche sehr viele Prüfpunkte beinhaltet. Bei den einzelnen Prüfpunkte kann immer nur Ja oder Nein ausgewählt werden. Die Checkliste ist so aufgebaut, dass im Idealfall alles mit Ja beantwortet wird. Wird bei einem Prüfpunkt "Nein" ausgewählt, ist es ein Mangel. Nun habe ich mit PowerAutomate einen Flow erstellt, welcher beim Übermitteln einer neuen Antwort diesen Flow aktiviert und automatisch eine PDF erstellt welche anschließend per Email verschickt wird. Das funktioniert auch alles einwandfrei. Nun kann ich die Prüfpunkte auswählen, welche in der PDF enthalten sein sollen. Hier möchte ich allerdings einen Ausdruck einbauen, welcher sich alle Prüfpunkte rauszieht die mit "Nein" beantwortet wurden. Also ich möchte quasi ein Mängelprotokoll erstellen lassen. Hierzu fehlt mir leider das nötige Fachwissen, ich hoffe dass mir hier jemand helfen kann.

Vielen Dank schonmal im Voraus !!
Ich hänge noch ein Bild aus PowerAutomate an, auf dem der Flow zu sehen ist.

 

[snaxilian]

Ich würde mehrere Flows verwenden und du musst mehrere Fallunterscheidungen machen, z.B. mit Conditions.

Neues Prüfprotokoll kommt herein. Condition: Ist es vollständig?

nein: Fehlermeldung an Absender und zurück damit.
ja: Weiter geht's zur nächsten Condition:

Gibt es mindestens einen Punkt der mit NEIN angekreuzt wurde?

ja: Kopiere alle Punkte der Checkliste mit Antwort=Nein in dein Mängelformular, erzeuge PDF und versende dies. Optional Info an Auftraggeber, dass Abnahmeprotokoll aussteht weil N (N = Anzahl aller Punkte mit Antwort = Nein) vorhanden sind, dann beende den Flow falls gewünscht
nein: Erzeuge Abnahmeformular als PDF, versende dies, beende den Flow falls gewünscht

Bei solchen Problemen und Fragestellen sollte man sich immer erst ein abstraktes Flowchart erstellen wie der Ablauf sein soll mit welchen Fallunterscheidungen und Abzweigungen.
Ebenso sollte man je nach Umfang ernsthaft darüber nachdenken, die Daten in einer Datenbank zu erfassen, dann kann man diese besser weiter verarbeiten.