Rechnungen Digitalisieren und Aufbewahren

[HaZweiOh]

Wenn mit den Rechnungen irgendwas belegen willst, solltest du schon das Original haben. Ein gescanntes PDF mit OCR hilft dir da nicht weiter.

Am einfachsten und dazu fast kostenlos: Kauf dir einen Ordner und einen großen Satz Registerblätter (ca 25), vorne eine Index-Übersicht rein (A=Miete, B=Strom, C= ....) und dann musst du auch nicht mehr suchen. Wenn du alles ohne Trennung in einen Ordner haust (per Datum sortiert) suchst du dir einen Wolf.

Diese Lösung kostet auch kaum Zeit, du sparst dir das Geraffel, bis eine technische Lösung eingerichtet ist, und die Rechnungen aus dem Ordner zieht auch kein Hacker ab, im Gegensatz zu deinem NAS!

 

[Ic3HanDs]

Soweit ich weiß muss man heutzutage nicht mehr alles auf Papier haben solange der Speicher Revisionssicher ist. Und auch das wird von ELO garantiert.

 

[sikarr]

Viele erzählen hier blödsinn oder machen es viel zu umständlich.

1. Kauf dir nen anständigen Durchzugscanner mit Ultraschall mehrfacheinzugserkennung. Gibts ab ca. 250€ FUjitsu stellt solche her.

2. Einen stempel bei bei jedem stempeln eine zahl höher springt.

3. Ein dms brauchst du nicht zwingend. Die scannersoftware kann eigentlich immer Ordner mit scandatum erzeugen oder du legst wochenordner an.

Wichtig ist das du eine software hast die die Dokumente nach dem scan als durchsuchbares pdf ausgibt (OCR).
Dann noch dem Windows suchindex so einstellen das er auch in dateien nach schlagwörten sucht und dann kannst du die ganz normale Windowssuche benutzen um nach inhalten zu suchen.
Die gescannten Dokumente heftest du einfach der stempelreihenfolge in einem Ordner ab. Falls du Rechnung x suchst und das original brauchst musst du nur nach der stempelnummer in den abgehefteten Dokumenten gucken.


Sry, für die Grammatik, ist per Handy getippt.

 

[HaZweiOh]

Soweit ich weiß muss man heutzutage nicht mehr alles auf Papier haben solange der Speicher Revisionssicher ist. Und auch das wird von ELO garantiert.

Das Problem ist, dass die OCR-Lösung nicht revisionssicher ist. Die Software hat den Text bereits manipuliert (OCR ist nie fehlerfrei).

Die Papierversion hat noch den Vorteil, dass man die Dokumente zu einem Thema schnell durchgehen kann (Erhöhungen der letzten Jahre durchgehen etc) ohne jedes einzelne suchen zu müssen.
Und es macht mehr Spaß, "etwas in der Hand" zu haben.

An Rechnungen hebe ich nur das auf, was noch Bedeutung haben könnte, also IT-Teile, die kaputt gehen können. Andere Sachen schmeiße ich gleich nach Bezahlung weg.

Einen Eingangsstempel braucht man privat nicht (der beweist eh nichts). Wenn ein Brief deutlich zu spät ankommen sollte, kann man das auch handschriftlich vermerken.

 

[Ic3HanDs]

OCR kann revisionssicher sein!
ELO zum Beispiel liest quasi von einem Bild und speichert alles was es findet in einer Extra Datei. Dadurch ist das Originaldokument noch wirklich Original und nicht angefasst.
Auch alles weitere wie Schlagworte etc. werden von ELO extra abgelegt. Man kann jederzeit das echte Original abrufen ohne jedwede Änderung.

 

[halwe]

Revisionssicher ist auch eine pdf mit hinterlegtem Suchtext, wie sie zum Beispiel mein AIO (Brother) direkt beim Scannen erzeugt. Denn das optische Bild der Datei, welches laut Abgabenordnung da sein muss, wird ja nicht angefasst, der erkannte Text steht nur für Suchen zur Verfügung. Ist auch einfacher, wenn alles in einer pdf drin ist.

 

[HaZweiOh]

Ah okay, ich dachte an normales OCR.