Suche DMS System - kleines Büro

[AgentHawk]

Hi

möchte jetzt anfangen meine Daten zu Digitalisieren. Anfangs wollte ich dies mit OneNote umsetzen - bin dann aber schnell auf das Thema Revisionssicherheit gestoßen.

An-sich finde ich EcoDMS ganz gut. Ich bräuchte es aber auf 4 Rechnern - vllt gibt es da ein System was sich auch Online Synchronisieren kann.


Meine Anforderungen wären ein gutes OCR mit automatischer Verschlagwortung.

Evtl mit Integrierter Cloud Lösung. Aber nur wenn diese voll Verschlüsselt ist.

Grüße

 

[Badmerlin]

Auf Arbeit setzten wir nScale ein: http://www.ceyoniq.com/nscale

Wird aber vermutlich zu groß für dich sein... Bietet aber die Features, die du benötigst.

 

[Terrenco]

confluence wiki?
bin vorkurzem darauf gestossen - ich kann dir aber nicht sagen ob es Deine Anforderung(en) abdeckt.

ich habe es dann aber nicht weiter verfolgt, da wir in unserer Unternehmung flächendeckend auf Office365 setzen mit Business Premium Lizenz Modell - und ein weiteres System nur noch mehr Verwirrung gestiftet hätte.
Über o365 - haben wir eine Dateiablage über Sharepoint realisiert, da ist eine Versionierung inklusive wenn die Anwender_Innen das System entsprechend richtig verwenden.

Zudem lanciert Microsoft in Office 365 bald das Feature #Teams# - das finde ich persönlich ganz interessant. Ist halt von Slavk abgekupfert - aber zumindest voll integriert in die Office Welt.


Falls Du Fragen zu O365 hast, stehe ich Dir gerne zur Verfügung

 

[Kyze]

An-sich finde ich EcoDMS ganz gut. Ich bräuchte es aber auf 4 Rechnern - vllt gibt es da ein System was sich auch Online Synchronisieren kann.

ecoDMS kann doch Client-Server Verbindungen, reicht dir das nicht ?

 

[AgentHawk]

Danke für die schnellen Antworten

Ceyonig ist leider zu groß.

Office bietet mir doch nicht eine OCR Funktion mit automatischer Verschlagwortung? Oder täusche ich mich da?

ecoDMS wird es wohl erst mal zum testen. Ist ja zum Glück 30 Tage gratis. Kennst du dich da evtl mit den Lizenzen aus?
Brauche ich pro Nutzer eine Lizenz oder pro Rechner?

 

[Terrenco]

Danke für die schnellen Antworten

Office bietet mir doch nicht eine OCR Funktion mit automatischer Verschlagwortung? Oder täusche ich mich da?

?

Office365 mit Sharepoint, indexiert dir alle Dokumente durch. So ist Volltextsuche auch in PDF's möglich. Bei eingescannten Dokumennten, müssen diese natürlich durch nen physischen OCR Scanner durch (so zumindest meine Meinung - kann das gerade nicht belegen).

Hier ein Beispiel von der Sharepoint-Suche

 

[AgentHawk]

Also von der Usability finde ich OneNote besser als ecoDMS. In Verbindung mit Sharepoint könnte das doch auch wieder Revisionssicher werden oder nicht?

Gerade in zusammen Arbeit eines Surface finde ich OneNote doch deutlich stärker - da Notizen schnell mal geschrieben sind und stellen markiert werden können.

 

[Terrenco]

Da würde ich noch mal über die Bücher und schauen, ob die Anforderungen aus dem Business hinsichtlich Revisionssicherheit wirklich abgedeckt werden können - ich kenne mich mit dem Thema Revisionssicherheit in Verbundenheit mit O365 nicht aus, da dies in underem U^ keine Anforderung an die digitale Dateiablage ist bzw. war. Viele admninistrativen Dokumente liegen nach wie vor analog als Kopie vor, abgelegt in physischen Ordnern.

Wenn man nach O365 und Revisionssicherheit googlet, stösst man auf IT dienstleister, die das O365 Paket als hybride Dienstleistung anbieten.
z.B. hier
https://www.dataglobal.com/loesungen/cloud/office-365-exchange-online-archiving.html

 

[Domi83]

Hallöchen, ich würde mich dem Thema gerne anschließen da ich für meine kleine Firma auch ein DMS suche welches Dateien Revisionssicher ablegt. Am liebsten wäre mir sogar eins mit Linux als Server System und Windows Client Lösung. Gespeichert werden soll eigentlich alles in solch einem System.

Unterschriebene Verträge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge. Gibt es da Tipps, Ideen oder Vorschläge?

Gruß, Domi

 

[AgentHawk]

also ich habe mich jetzt ein wenig mehr mit ecoDMS beschäftigt und muss sagen das es für mich glaub ich doch die beste Lösung ist.

Gerade die Scaninput Funktion ist sehr gelungen.

 

[Domi83]

Moin moin, ecoDMS sieht ja schon mal nicht schlecht aus. Wie ist denn bei dir "kleines Büro" gemeint, bist du selbstständig oder hast du nur ein kleines Büro für dich Privat? Ich habe nämlich ein Gewerbe und suche eine DMS Lösung für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge (Privat und Firma) sowie Unterlagen für das Finanzamt

Gruß, Domi

 

[AgentHawk]

Genau dafür ist doch ein DMS

Am Anfang der Installation des Servers kannst du wählen ob du keine Voreinstellung / Privat / oder Gewerbliche Settings wünscht.
Diese erstellen dann im Gewerblichen Fall direkt Ordner Strukturen und Dokumentenarten.

Ergänzung (11. November 2016)

Okay scheinbar disqualifiziert sich ecoDMS gerade bei mir.
Es scheint leider nicht möglich zu sein, meine Daten Offline auf einem Notebook mit zu nehmen und später wieder Online verfügbar zu machen. Man kann wohl einzelne Daten Exportieren - aber diese dann wieder alle per Hand einpflegen würde zu lange dauern.

Bin also weiterhin auf der suche nach einem DMS für 3 Rechner mit OCR / Verschlagwortung / ScanFunktion mit Trennblatt / Offline Funktion

Grüße

 

[Domi83]

Moin moin, eigentlich ging ich auch davon aus dass solche Systeme genau dafür sind. Aber als ich das Thema hier im Forum schon mal angesprochen hatte, gab es in dem Thema einen Kommentar der mir nicht weiter geholfen hatte. Dabei ging es dann um das Thema "Medienbruch", aber andere Unternehmen oder Büros arbeiten ja auch Papierlos, was ich für mich auch haben wollte

Was die Offline Verfügbarkeit angeht, wäre jetzt nicht so tragisch dank VPN Verbindung Aber ein gewisser Vorteil wäre es schon. Wichtig ist auch, dass ich die Dateien vielleicht Kunden oder Mandanten zuordnen kann. Aber ob ein reines DMS so etwas kann bleibt fraglich. Da ist schon die Frage ob man nicht ein CRM System nimmt, wo man Kunden oder Mandaten anlegen und zu diesen die Dokumente hinterlegen kann.

Eine Art Hybrid wäre gut... ich kann für meine Kunden die Rechnungen und Verträge im System hinterlegen, Eingangsrechnungen kann man nach Zulieferer ordnen, Bank Daten sortiert man dann entsprechend den Banken oder wie auch immer. Oder ist das schon etwas, was die DMS alle können?

 

[AgentHawk]

Das mit Mandanten oder Kunden Zuordnung geht recht leicht. Du kannst das sogar automatisieren in dem du immer an der gleichen stelle eine Kundennummer oder ein QR tag hast. Diese wird dann in einer Maske gespeichert und beim Scannen oder abspeichern eingelesen und dem entsprechend abgelegt.

Ich schaue mir aktuell ELOprofessional an. Kostet zwar einiges mehr - hat dafür aber auch die Offline Funktion etc. Und zum Glück auch als Miet-Variante.

 

[Domi83]

ELOprofessional hatte mir ein Bekannter auch empfohlen. Der ist auch IT Dienstleister, allerdings gibt es die Server Version nicht für Linux Systeme und das ist schon wieder schlecht. Zuhause steht ein HP ProLiant MicroServer mit Linux und darauf wollte ich das laufen lassen

Ein Fazit von dem Tool würde mich dennoch interessieren. Aber schon mal vielen Dank für die Infos... das klingt schon mal nicht schlecht. Muss man bezüglich dieser Erkennung noch extra Programme haben? Irgendwo hab ich gelesen dass man dafür eine Software benötigt.

Gruß, Domi

Nachtrag: Das ecoDMS System habe ich mal auf einer virtuellen Ubuntu Maschine als Server installiert und der Client läuft auf Windows. An sich sieht es gut aus... allerdings grübele ich ein wenig. Wo ist der Unterschied zwischen Hauptordner und Ordner. Dazu kommt noch, wofür sind die unterschiedlichen Archiv Arten?! Nutzt das jemand aktiv und kann mir mal ein paar Tipps geben? An sich dürfte das Programm sogar meine Wünsche erfüllen. Das könnte sogar genau das richtige für meinen ehemaligen Chef sein, der sich erneut selbstständig gemacht hat als Makler