Vielzahl an PDFs gleichzeitig/automatisiert verwalten, durchsuchen, effizient verarbeiten (für Diplomarbeit)

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#1
Hallo,

da mir in diesem Forum wirklich immer, egal im welchem Bereich, geholfen wurde, poste ich mein etwas spezielles Anliegen mal hier. Ich bin sicher, hier gibt es so einige Office-Experten.
Ich habe ca. 40-50PDFs, in denen ich mithilfe eines Stifts am Tablet Markierungen und handschriftliche Notizen eingefügt habe und sie also alle detalliert durchgearbeitet habe. Diese möchte ich nun gern für eine wissenschaftliche Arbeit verwenden. Da ich noch nie mit so vielen Dokumenten/Literaturquellen gleichzeittig gearbeitet habe, wollte ich hier um Tipps bitten, wie man das am effizientesten anstellt.

Viele Quellen beschreiben ähnliche Sachverhalte, teilweise auch mit ählichen Formulierungen und Begriffen, einige widersprechen sich aber auch. Die PDFs/Quellen sind alle gescant oder als eBook erworben und somit durchsuchbar. Die Literaturquellen habe ich auch in Citavi eingefügt, teilweise geschieht dies automatisch mit Inhaltsverzeichnis oder Zusammenfassung oder Stichwörtern. Mir haben sich z.B. folgende Fragen ergeben:

Gibt es eine PDF-Software, mit der ich die 40-50 Dokumente gleichzeitig öffnen kann, um bei jedem meiner zu schreibenden Kapitel Zugriff auf alle Infos in allen Quellen zu haben? Die Suche im Windows Explorer greift ja nur auf den Titel des Dokuments zu.

Kann ich, in welcher PDF-Software auch immer, innerhalb eines PDFs zur nächsten markierten/notierten Seite/Stelle springen?

Kann eine Software mir nur die PDFs aus einer Auswahl heraussuchen, die Kapitel zu einem bestimmten Thema anbieten?

Mehr konkrete Fragen fallen mir gerade nicht ein. Ich suche also Software, Methoden etc. mit denen ich gut 40-50PDFs für eine wissenschaftliche Arbeit nutzen kann, ohne zu viel Suchen/Zeitaufwand, ohne Infos zu übersehen, um Aussagen auch schnell an mehreren Quellen belegen zu können, Gemeinsamkeiten und unterschiedliche Sachverhalte und Theorien darzustellen etc.. Alle PDFs sind durchsuchbar und auch in Citavi mit ISBN oder DOI oder manuell hinterlegt.
 
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#3
Ich hatte auch öfter das Problem, dass ich aus einen Word-Dokument heraus ständig einen der vielen pdf-Verweise (Gesetzestexte) aufrufen musste.
Dafür habe ich mir (mit Autohotkey) ein Skript gebaut. Im Word Dokument steht dann so was wie [BDSG] § 10 Abs. 2 und wenn ich mit dem Cursor hinter diesem Verweis bin, kann ich den direkt mit einer Taste öffnen. D. h. die Datei [BDSG]...pdf wird auf dieser Seite geöffnet (das lässt der Befehlssyntax des Acrobat Reader zu), und zusätzlich wird noch bis zur gewünschten Textstelle gesprungen. Auch das Auffinden einer Textstelle ließe sich per Befehlszeile realisieren, aber ein "§" - Zeichen wird leider als Suchbegriff nicht akzeptiert.
Das ist inzwischen sehr komfortabel, weil es reicht, dass ich das Verweiskürzel (hier [BDSG]) tippe und er automatisch die passende Datei findet. Aber um so was zu bauen, solltest du ein bisschen skripten können.
 

visioo

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#4
Servus.

Schau dir mal ECODMS an. Soweit ich weiß gibt es hier eine Gratisversion für Privatgebraucht (free4three oder so)
Die Dokumente werden volltext indexiert und du kannst dann komplett durchsuchen. Ich nutze die Kaufversion zuhause für meine ganzen Dokumente.
 

tobi92-tobias

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#5
Ich kenne keine funktion in Citavi, mit der man alle PDFs gleichzeitig durchsuchen kann.
Ob mir ein Skript weiterhilft, kann ich nicht beurteilen.
free4three werde ich mir mal ansehen. Wie öffne ich darin die 50 PDFs?
 

visioo

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#6
Du musst nicht alle öffnen um zu durchsuchen. Einfach PDFs ablegen und oben unter "volltextsuche" den Begriff eingeben. Wenn alle Dokumente indexiert sind, werden dir alle Dokumente angezeigt welche den eingegeben Begriff enthalten. Außerdem wird dir eine Vorschau vom ausgewählten Dokument angezeigt wo der Begriff gelb markiert ist.
 

tobi92-tobias

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#7
Du musst nicht alle öffnen um zu durchsuchen. Einfach PDFs ablegen und oben unter "volltextsuche" den Begriff eingeben.
Also ich habe jetzt diese 2 oder 3 Unterprogramme installiert und ecoDMS 30 days demo gestartet. Stehen mir danach auch noch die Durchsuchfunktionen zur Verfügung?

Dann habe ich links oben mit "Archivieren" alle Dokumente hinzufegügt und "einzelne Klassifizierung" gewählt. Nun habe ich die drin und kann bei "Volltext" einen Begriff eingeben. Dann bleiben nur die PDFs sichtbar die den Begriff enthalten. Rechts in der Vroschau sehe ich dann, auf welchen Seiten das gerade gewählte PDFs das Suchwort enthält. Mit etwas Warte- und Ladezeit kann ich das Dokuent auch in "groß genug" ansehen.

Sind die Dokumente jetzt alle "indexiert" wie du das meinst, habe ich alles richtig gemacht und nutze ich die Software nun so wie ich es bestenfalls für meine Bedürfnisse tun kann?

Vielen Dank für deine und eure Hilfe. ecoDMS sieht auf der ersten Blick schon mal gut aus.
 
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#8
Ich sehe gerade, dass hier zwei Basis-Tipps fehlen:
1. Durchsuchen des Inhalts von pdfs ist eigentlich Standardfunktion von Windows Explorer, wenn bei der Windows Indexierung die richtigen Einstellungen beim Dateityp pdf vorliegen.
2. Auch der Adobe Reader kann ganze Verzeichnisse nach Texten durchsuchen, wenn man die erweitere Suche (STRG+UMSCHALT+f) verwendet. Dies allerdings ohne Index, also etwas langsamer.

Viele Grüße, Halwe
 

visioo

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#9

tobi92-tobias

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#10
Ich sehe gerade, dass hier zwei Basis-Tipps fehlen:
Die erweiterte Suche von Adobe scheint mir zu langsam zu sein bei der großen Anzahl der Dokumente.

Windows-Indexierung kenne ich nicht. Beim Googlen habe ich gesehen, dass bei dieser Einstellung https://praxistipps.chip.de/windows-7-indizierung-deaktivieren-so-gehts_28503 bei mir "Automatisch (verzögerter Start)" aktiviert ist.
Außerdem habe ich nach einer Suche in meinem Literaturordner diesen Ordner nun dem Index hinzugefügt. Sucherergebnisse/-Wörter aus dem Inhalt der PDFs bzw. die PDFs werden allerdings überhaupt nicht gefunden.
Ergänzung ()

unter Optionen -> Einstellungen -> Datei Indizierung siehst du den Fortschritt der Indizierung. Sollte aber relativ flott gehen.
Ja,da habe ich 100%.
Hoffe, dass es dann in 29 Tagen auch noch so alles funktioniert und nutze dann wohl ecoDMS.

Eine Frage dazu noch. Warum läuft die Sofware über eine Server und ich muss jedes Mal connection und warum hat die Software zig Hintergrunddienste? Kann ich die Sofware auch auf meinem zweiten PC installieren. Dort sind dieselben PDFs gespeichert?
__________________________________________________________________

Nun ist mir doch ein Nachteil aufgefallen. In der Vorschau der PDFs rechts oben in ecoDMS, die man maximieren kann, werden NICHT die Markierungen angezeigt, die ich für meine Arbeit damit brauche und die ich deshalb mit Adobe in alles PDFs gemacht habe. Warum ist das so, kann man das beheben, oder kann man aus der Vorschau heraus, das original PDF schnell öffnen etc.?
 
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#11
Außerdem habe ich nach einer Suche in meinem Literaturordner diesen Ordner nun dem Index hinzugefügt. Sucherergebnisse/-Wörter aus dem Inhalt der PDFs bzw. die PDFs werden allerdings überhaupt nicht gefunden.
Die pdf-Inhaltssuche unter Windows hakelt manchmal etwas, sollte aber reparierbar sein. Bei mir ist Nunance installiert, das liefert den PDF-Professional Filter für Windows INdexierung. Sollte aber auch ohne Nunance Software funktionieren.

PS: Damit die Windows Indexierung bei pdfs funktioniert, muss bei den entsprechenden Verzeichnissen die Inhaltssuche in den Eigenschaften erlaubt sein.
 
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visioo

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#12
Die erweiterte Suche von Adobe scheint mir zu langsam zu sein bei der großen Anzahl der Dokumente.

Windows-Indexierung kenne ich nicht. Beim Googlen habe ich gesehen, dass bei dieser Einstellung https://praxistipps.chip.de/windows-7-indizierung-deaktivieren-so-gehts_28503 bei mir "Automatisch (verzögerter Start)" aktiviert ist.
Außerdem habe ich nach einer Suche in meinem Literaturordner diesen Ordner nun dem Index hinzugefügt. Sucherergebnisse/-Wörter aus dem Inhalt der PDFs bzw. die PDFs werden allerdings überhaupt nicht gefunden.
Ergänzung ()



Ja,da habe ich 100%.
Hoffe, dass es dann in 29 Tagen auch noch so alles funktioniert und nutze dann wohl ecoDMS.

Eine Frage dazu noch. Warum läuft die Sofware über eine Server und ich muss jedes Mal connection und warum hat die Software zig Hintergrunddienste? Kann ich die Sofware auch auf meinem zweiten PC installieren. Dort sind dieselben PDFs gespeichert?
__________________________________________________________________

Nun ist mir doch ein Nachteil aufgefallen. In der Vorschau der PDFs rechts oben in ecoDMS, die man maximieren kann, werden NICHT die Markierungen angezeigt, die ich für meine Arbeit damit brauche und die ich deshalb mit Adobe in alles PDFs gemacht habe. Warum ist das so, kann man das beheben, oder kann man aus der Vorschau heraus, das original PDF schnell öffnen etc.?

Servus,

ich denke die Volltextsuche funktioniert auch nach den 30 tagen noch. Will aber nichts versprechen.

Wenn du das ganze Paket installierst, installierst du :

- Den Server (Datenbank etc..)
- Den Client inkl. Connection Manager
- den DMS Drucker zum archivieren

Wenn zb. dein PC läuft auf welchem der Server installiert ist und du auf einem anderen Rechner den Client installierst, kannst du mit dem zweiten Client auch auf die selben Dokumente zugreifen wenn du dir im Connectionmanager unter Server nicht den "localhost" hinterlegst sondern den DNS oder IP von deinem PC auf welchem der Server läuft. Ich hoffe das war verständlich :)

LG
 

tobi92-tobias

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#13
Ja, das war verständlich.

Kann mir noch jemand helfen bei dem erwähnten Nachteil, dass die mit Adobe gemachten Markierungen/Notizen nicht in den PDFs in ecoDMS angezeigt werden, bitte?
 

tobi92-tobias

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#14
Bin noch auf der Suche nach dem Fehler, dass die Markierungen fehlen. Kann es mir nicht erklären.
Hilfe vom Support scheint es nicht zu geben.
 

visioo

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#15
wie bekommst du die PDF´s ins DMS? Mit Drucker oder über Drag&Drop?
 

visioo

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#17
Servus, habs eben selbst mal getestet. Ich habe in einer PDF einen Kommentar eingefügt und ein paar Zeilen markiert. Nach Drag&Drop ins DMS waren auch die Markierungen und Kommentare noch da.
 

tobi92-tobias

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#18
Danke fürs Testen. Kannst du bitte eine Screenshot machen? Vielleicht bin ich ja im falschen Fenster, sehe mir das PDF an der falschen Stelle an etc. Bin ja ecoDMS Neuling. Vielleicht liegt es an den handschriftlichen Notizen mit dem Stift, habe aber vielleicht diese gar nicht in jedem PDF gemacht.
Auf jeden Fall werden die gelben Markierungen nicht in der PDF Vorschau in ecoDMS angezeigt.
Ich kann natürlich ein Rechtsklick auf das Dokument machen und dann auf anzeigen klicken. Dann dauert es einen Moment, bis das PDF "heruntergeladen" ist und von Adobe angezeigt wird. Hier sind natürlich dann alle Notizen und Markierungen da, nur eben in der ecoDMS Vorschau nicht.
 

visioo

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#19
ah ok - du meinst in der vorschau. ich habs mit der geöffneten pdf getestet. ich probiers mal mit der vorschau wenn ich wieder am pc bin.
 
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