WORD 2010: Serienbrief aus Excel-Datenbank - dynamische Tabelle

13inch

Lieutenant
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Hallöchen,

ich habe ein Problem mit den Word-Serienbriefen und hoffe, dass mir jemand dabei helfen kann. Vermutlich liegt das Problem in meiner begrenzten Erfahrung mit Serienbriefen in Word :roll:

Ich möchte mit Word eine Serien-E-Mail als Erinnerung für einige Mitarbeiter einrichten. Diese Erinnerung soll anhand der Anzahl der offen stehenden Jobs dynamisiert werden. D.h., wenn für einen Mitarbeiter nur ein Job offen ist, erhält die Tabelle neben der Spaltenüberschrift eine Datenzeile. Hat der Mitarbeiter 2 Jobs offen, erhält die Tabelle neben den Spaltenüberschriften zwei Datenzeilen, usw...

Die Daten sehen schematisch wie folgt aus:
SpalteA SpalteB SpalteC SpalteD-n
MAIL Herr A Job1 InhaltD-n
MAIL Herr A Job2 InhaltD-n
MAIL Herr A Job3 InhaltD-n
MAIL Herr B Job1 InhaltD-n
MAIL Herr C Job1 InhaltD-n
MAIL Herr C Job1 InhaltD-n

Pro Mitarbeiter soll eine Serien-Mail gesendet werden. Diese Mail soll eine Tabelle zu den offenen Jobs enthalten. Diese Tabelle enthält neben der Spaltenüberschrift weitere Datenzeilen. Eine Datenzeile pro offenem Job. Mitarbeiter A erhält so eine Tabelle mit 3 Datenzeilen. In diesen Datenzeilen werden Informationen zu den offenen Jobs eingefügt (SpalteD-n).

Wie kann ich das realisieren?

Ansatz1: Daten so formatieren, dass pro Mitarbeiter eine Zeile verwendet wird. Die Jobs pro Mitarbeiter stehen Aldo in den Spalten und nicht untereinander. So ist die Serien-Mail zwar leicht realisierbar, allerdings will ich nicht ständig händisch in den Datensatz eingreifen (=Aufwand).

Ansatz2: Per { IF { MERGFIELD JOBanzahl } = "1" "Tabelle reinkopieren" "" } für jede mögliche Ausprägung "Anzahl Jobs" fertige Tabellen reinkopieren. Innerhalb dieser Tabellen müsste ich aber per { NEXT } auf den nächsten Datensatz verweisen. { NEXT } ist aber innerhalb eines Feldes nicht erlaubt.

Ansatz3: Einzelne Datenzeilen der Tabelle per NEXT IF (z.B. NEXT IF lfd. Nummer < Anzahl Jobs) hinzufügen. Dann habe ich aber das Problem, dass die einzelnen Zeilen der Tabelle nicht zueinander gehören und ich quasi mehrere getrennte Tabellen erhalte.

Habt ihr weitere Ideen für mich?

Vielen Dank und viele Grüße
Swen
 

cumulonimbus8

Admiral
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Ganz genau durchgeblickt habe ich da nicht.

Ich könnte in Excel sicherstellen, dass echte Datensätze mit allen (möglichen) Inhalten existieren - 1 Zeile = 1 Datensatz = 1 für Word verdauliche Einzelquelle.
Dann könnte ich eine Wordtabelle anlegen und die Felder in die die Sereinbrieffunktion schreibt passend verteilen, IF-Funktion anbei wenn erforderlich.
Was dann aber nicht klappt sind ganze Zeilen / Spalten aus der Word-Tabelle zu löschen. Spalten kann man kaschieren, Zeilen weniger…

CN8
 

Janush

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Warum der Umweg über Word? Warum nicht gleich eine email aus Excel heraus erzeugen mit einer HTML Tabelle als body.

Ist zwar etwas aufwendig zu bauen, aber danach gut anwendbar :-)
 
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