Word Vorlage automatisieren

[Wizard112]

Hallo,

wir haben in unserem Unternehmen mehrere MS Office Vorlagen. Dort sind Standardtexte hinterlegt und man braucht nur über ein Auswahlfeld seinen Namen, Telefonnummer, Mail und Fax zu ändern. Der Rest ist alles schreibgeschützt und kann nicht vom User bearbeitet werden.

Die Word Vorlage wird jetzt von User A geöffnet. Allerdings stehen in den Kontaktfeldern noch die Userdaten von User B. User A muss nun wiederrum seine Kontaktdaten neu auswählen. (Ich weiß das ist kein enormer Arbeitsaufwand, es wird aber gewünscht das es automatisiert wird)

Meine Frage lautet: Wie kann man es ermöglichen das sobald User A die Vorlage öffnet, das dann auch direkt seine Kontaktdaten ausgefüllt sind ohne das er erst von User B die Auswahlfelder ändern muss. Hoffe das ist leicht verständlich geschrieben

Schönes Wochenende wünsche ich schonmal

Gruß
Wizard112

 

[Suxxess]

www.salesforce.com, mit dem on-demand CRM System ist das alles kein Problem.
Also falls ihr eure Vertriebsstruktur mit dem on-demand Weltmarktführer verbessern wollt.
Ich kann da gerne weiterhelfen.

Alternativ würde ich zu eurem alten Dienstprovider gehen, der soll die Vorlagen so ändern, dass bereits die Auswahl des Namens genügt um alle anderen Daten automatisch dort einzufügen.

*Edit*
Werden die Kundendaten vom System automatisch eingefügt oder sind das wirklich alles nur reine Dokumente und es gibt kein System? In dem Fall würde ich jedem Mitarbeiter seine eigenen Vorlagen erstellen.

 

[Madman1209]

Hi,

da wird dann wohl Makroprogrammierung in VB fällig. Das wäre zumindest meine Idee. Google einfach mal danach, VB + Word oder sowas. Da findet sich einiges.

Vielleicht gibts ja noch andere Ideen, ich lasse mich gerne eines Besseren belehren wenn es da was einfaches gibt.

VG,
Mad

 

[miac]

Eigentlich gibt's da Felder für. Aber, Du sagst, die Daten des Vorbenutzers sind vorhanden. Meine Frage: Wie erstellt Ihr denn das Dokument? Habe da nämlich den Verdacht, das Ihr gar keine Vorlagen benutzt.

 

[Wizard112]

Eigentlich gibt's da Felder für. Aber, Du sagst, die Daten des Vorbenutzers sind vorhanden. Meine Frage: Wie erstellt Ihr denn das Dokument? Habe da nämlich den Verdacht, das Ihr gar keine Vorlagen benutzt.

Wir nutzen reine MS Office Word Vorlagen. Diese sind auf dem FileServer hinterlegt und jeder kann drauf zugreifen. Es muss halt jeder nur immer über das Auswahlfeld seine Kontaktdaten ändern, mehr nicht.

@Suxxess: Kundendaten werden in der Vorlage von Hand eingepflegt, wir haben ein Warenwirtschaftssystem brauchen also kein neues System. Bei 50 Mitarbeiter ist das sehr mühselig für jeden eine eigene Vorlage zu erstellen. Daher will ich das anders lösen. VB wäre ne Möglichkeit, aber vielleichts gehts auch anders?

 

[werkam]

Es muss halt jeder nur immer über das Auswahlfeld seine Kontaktdaten ändern, mehr nicht.

Wieso stehen in einer Vorlage die Kontaktdaten eines anderen Users drin, wenn man diese öffnet, die sollten doch in einer Vorlage leer sein und nur durch die entsprechenden Button (Auswahlfeld) ausgewählt werden können.

jeden eine eigene Vorlage zu erstellen.

Dann soll doch einfach jeder seine eigene Vorlage einmal abspeichern auf dem Server, wenn er die entsprechenden Änderungen vorgenommen hat, er muss es doch jetzt auch machen, dann einmal ändern und danach muss er es nicht mehr machen.

 

[Suxxess]

Wie heißt denn das Warenwirtschaftssystem? Aber ist ok wenn dafür kein Geld da ist.
Du könntest die Vorlage für jeden einmal anpassen. Dann bekommt jeder seine Vorlage und gut ist.

Seine jeweils persönliche Vorlage kann er dann lokal oder auf dem Server in seinem eigenen Ordner speichern. Dann kann jeder Nutzer eine Ordnerverknüpfung in seinem Explorer bekommen, so dass er dort schnell drauf zugreifen kann.

Alles bessere Lösungen als jetzt.

 

[miac]

Meine Idee geht eher Richtung Datenbank einbinden. Die Datenbank würde bspw. eine Exceldatei sein, die dann nur aus einem Datensatz besteht. Die wird über die Schnellbausteine/Feld/Seriendruck/Datenbank eingebunden und die Felder entsprechend kopiert oder referenziert. Die Datei muß auf jedem Arbeitsplatzrechner mit demselben Namen (unterschiedliche Daten) gespeichert werden.

Die Vorlage wird dann als dot Datei auf dem Server gespeichert und der Benutzer ruft dann eine neue Datei über die Vorlage auf. Es entsteht dann ja die doc Datei.

Ich hab es noch nicht getestet, eventuell muß man über ein Startup Makro die Felder aktualisieren.

 

[Wizard112]

Wie heißt denn das Warenwirtschaftssystem? Aber ist ok wenn dafür kein Geld da ist.
Du könntest die Vorlage für jeden einmal anpassen. Dann bekommt jeder seine Vorlage und gut ist.

Seine jeweils persönliche Vorlage kann er dann lokal oder auf dem Server in seinem eigenen Ordner speichern. Dann kann jeder Nutzer eine Ordnerverknüpfung in seinem Explorer bekommen, so dass er dort schnell drauf zugreifen kann.

Alles bessere Lösungen als jetzt.

Das System nennt sich Ecoro. Wer bitte hat davon geredet das kein Geld für ein neues System vorhanden ist????

@miac: deine Möglichkeit wird grade durchdacht, danke für den Ansatz.