Abfrage aus anderer Tabelle (analog Access / sql "select *.* where xyz")

[tomm1984]

Hallo,

ich habe ein Ausgaben-Excel, worin ich die Ausgaben nach geschäftlich und privat unterteile.
Jetzt möchte ich in zwei weiteren Tabellen-Blättern gern einmal "alle privaten" sowie "alle geschäftlichen" Ausgaben.

Ansich käme ich aufs Gleiche, wenn ich im Haupttabellen-Blatt filtern würde, möchte aber nicht immer hin- und her-filtern. Im Grunde ist es so ähnlich wie Pivot, wobei ich nicht nur die Werte gezählt oder summiert haben möchte, sondern eben eine komplette 1:1-Liste mit allen Feldern, die z.b. auch nur informativien Charakter haben (also Empfänger oder Beschreibung etc. - anstatt danach zu gruppieren, wie es Pivot machen würde).

In MS Access wäre das per Abfrage recht easy, würde aber gern in Excel bleiben.

Danke vorab.

 

[Prisoner.o.Time]

Na wenn du eine 1:1 Kopie haben möchtest, warum machst du in Excel nicht eine Abfrage zu Excel Dokument XY? Das sollte doch reichen? Oder versteh ich deine Frage gerade falsch?

Je nach verwendeter Version: Daten → Neue Abfrage → Aus Datei → Aus Arbeitsmappe

Worin liegt eigentlich der Unerschied zwischen "geschäftlich" / "alle geschäftlichen" bzw. "privat" / "alle privaten"?

 

[tomm1984]

ah, wusste nicht, dass Abfragen aus innerhalb von Excel gehen; klingt vielversprechend ... sehe ich mir gleich an. Danke erstma :-)

Ergänzung (23. April 2020)

Worin liegt eigentlich der Unerschied zwischen "geschäftlich" / "alle geschäftlichen" bzw. "privat" / "alle privaten"?

Es gibt keinen Unterschied: das ist die Quelle, in der alle Records drin stehen und die "alle"-Abfragen splitten das entweder nach "geschäftlich" oder "privat" auf; im Umkehrschluss ergeben die beiden "alle"-Abfragen wieder die ursprüngliche Tabelle

 

[steve1da]

Hola,

ist auch in Excel innerhalb der gleichen Datei easy.
Allerdings müsste man dazu den genauen Aufbau kennen,

Gruß,
steve1da

 

[tomm1984]

@Prisoner.o.Time
naja, bei mir sehen die Ribbon Tabs so aus :-/

vielleicht brauche ich da doch ne neuere Excel-Version (ist Office 2013)

Ergänzung (23. April 2020)

also nochmal zum Hintergrund: Es geht ja nicht darum, dass einmalig zu machen, sondern ich sehe das als Prozess; einmalig wäre ja mit Filtern und Kopieren easy.

In dem zusammgefassten Blatt trage ich alle Ausgaben ein, Zeile für Zeile und deklariere jede Zeile als geschäftlich oder privat. Am Monatsende bspw. will ich dann am liebsten in den beiden Abfrage-Blättern maximal auf aktualisieren klicken und die zwischenzeitlich hinzugefügten, einzelnen Zeilen erscheinen eben zusätzlich in dem einen oder dem anderen Blatt. Dann stelle ich fest, dass ein Zeile falsch zugeordnet ist (deshalb bringt mir die Aggregation der Pivottabelle nichts), gehe in das Hauptblatt, ändere den Eintrag dort und in den beiden Abfragen-Blättern zieht sich das dann auch entsprechend glatte (ggf. über "Aktualisieren").

 

[steve1da]

Hola,

wie gesagt, geht easy über Formeln und die Veränderungen erscheinen direkt in den Blättern - nicht erst auf Knopfdruck.

Gruß,
steve1da

 

[kachiri]

@tomm1984: Das Problem was du aktuell hast ist, dass du in Excel arbeiten möchtest wie in Access. Das funktioniert in der Form aber nicht, weil Excel nun einmal in erster Linie (mathematische) Tabellenkalkulation ist und eben keine Datenbank. Das was du vor hast, ist ein klassischer Prozess für eine Datenbank.

Egal. Software missbrauchen darf man machen, wenn es für einen funktioniert. Muss ja nicht immer logisch sein. Dein Ribbon zeigt doch genau das, was du willst.

Du musst in deiner Ribbonleiste auf "aus anderer Quelle" gehen. Da sollten dann auch eine Excel-Option sein. Microsoft geht halt nicht davon aus, dass du mit Excel eine Datenbank pflegst, wenn es dafür doch Access gibt

 

[Creeping.Death]

Das, was Du möchtest funktioniert auch mit Power Query. In Excel > 2016 ist das automatisch mit drin. In Excel 2013 muss man es eventuell nachinstallieren.
Du markierst dann Deine Gesamttabelle, wechselst auf den Reiter "Daten"=>"Aus Tabelle/Bereich". Es öffnet sich der Power Query Editor.
Jetzt wählst Du die Spalte, wo "privat" oder "geschäftlich" drinsteht und machst einen Rechtsklick. "Textfilter"=>"ist gleich" und schon hast Du eine Abfrage für den gewählten Wert. Das Ergebnis erscheint in einem neuen "Sheet".

 

[tomm1984]

@steve1da Echt? mir würde da nur die Wenn-Funktion einfallen; die würde es zwar technisch tun, aber daran hatte ich nicht gedacht, weil ich auch keine leeren Zeilen will ... oder dachtest Du an etwas anderes? Falls ja, dann spann mich nicht länger auf die Folter

@kachiri Ja, Zustimmung. Ich habe schon mehrmals in meinem Leben mit Access angefangen, doch der Bruch von "einfach Sachen ändern" (eben in Excel) zu Access ist mir eben doch zu krass und führte letztlich immer dazu, dass ich Access dann nicht mehr verwendete ... mal von den ganzen Auswertungsmöglichkeiten abgesehen ... die sind doch - so zumindest meine letzte, praktische Erfahrung - in Excel viel solider. Wie Du schon andeutest: Mein Ansatz ist auf Messers Schneide zwischen dem Komfort von Excel und der Logik von Access.

@Creeping.Death Okay, ich schaue mal, ob ich das bei mir nachinstallieren kann.

vielen Dank erstmal in die Runde.

 

[Creeping.Death]

@tomm1984 Den kostenlosen Download gibt es direkt bei Microsoft.
In der 2013er-Version hat das dann ein eigenes Ribbon - in 2016++ ist Power Query im Ribbon "Daten" enthalten.

 

[steve1da]

Hola,

wie gesagt, ohne den Aufbau zu kennen wird das schwierig. Angenommen dein "Gesamtblatt" ist Tabelle1, dann hast du Daten die dort in Zeile 2 beginnen und die Kennzeichnung "privat" und "geschäftlich" steht in Spalte D. Dann wäre die Formel für die privaten Daten:

=WENNFEHLER(INDEX(Tabelle1!A:A;AGGREGAT(15;6;ZEILE(Tabelle1!$A$2:$A$1000)/(Tabelle1!$D$2:$D$1000="privat");ZEILE(A1)));"")

Die Formel dann nach rechts und nach unten ziehen.

Gruß,
steve1da

 

[Creeping.Death]

In Power Query kann das alles recht einfach über die UI erledigt werden. Das ist ein sehr mächtiges Werkzeug und dennoch "bedienbar".

 

[Oelepoeto]

Eventuell tut es auch ein einfaches "SUMMEWENN"?

 

[tomm1984]

Ja, habe mich mal nen Stündchen mit PowerQuery beschäftigt; sieht vielversprechend aus; ein paar Dinge sind anders (Formeln etc.) bzw. müssen Ableitungen, Verweise etc. anders gelöst werden, aber mit ein wenig googlen und youtube sollte das passen.

Und dann kann man die Dinge in einer Datei so richtig schön verschachteln und aufeinander aufbauen lassen, also ähnlich wie in Access (Abfrage auf gemergeter Abfrage usw.) -> fgefällt mir :-). Danke für den Hinweis.

So, wie ich das nach derzeitigem Kenntnisstand für sinnvoll halte, habe ich nur noch meine Input-Tabellen; dann diverse Queries, die die Daten anreichern, ableiten, verjoinen und dann darauf einfach wieder PowerPivat für Analyse, Charts usw.

Ja, finde ich schlüssig. Genau das hatte ich mal vor einiger Zeit mit Access und Excel probiert, also Input und Ableitung in Access und Auswertung (aus den weiter oben genannten Gründen) über Excel (Access als Datenquelle) ... aber das war dann recht schnell fehleranfällig, so wie ich mich erinnere. Das hier sieht nach einer guten Alternative aus.