Ich habe mir hier ein Access/VBA-Projekt ans Bein gebunden, obwohl ich es nicht kann, aber Kollegen auch nicht und ich habe eh sonst nichts zu tun und skripte ab und zu ein bisschen was, daher hab ich gesagt ich schau es mir mal an.
Natürlich lasse ich mir von der KI helfen, wollte aber trotzdem auch mal echte Menschen mit Erfahrung fragen nach einem grundlegenden Konzept der Sache. Vielleicht gibt es ja hier jemanden der etwas dazu sagen kann.
Also bei einem Kunden werden Sharepoint Tabellen etwa monatlich nach Access exportiert/archiviert. Jeweils in eine neue access-Datei. Also nur eine Tabelle pro Datei.
Es gibt 3 verschiedene Tabellentypen, ich nenne sie jetzt mal Projekte, Angebote, Bestellungen (heißen original anders, aber aus "Geheimhaltungsgründen" kann/darf/will ich nicht die Originalbezeichnungen nennen).
Einige Spalten dieser Tabellen sind gleich, sagen wir mal bspw. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter (wieviele genau weiss ich auch noch nicht).
Man möchte nun über das ganze Archiv suchen, was so ja nicht geht, da es aus lauter Einzeldateien besteht.
Wenn man nach bspw. Mitarbeiter sucht, möchte man alles finden wo der MA beteiligt ist, also Suche in Projekte und Angebote bspw., dann noch nach Zeitraum gefiltert etc.
(aktuell ca. 200 einzelne access Dateien).
Mein Grundgedanke war nun, alle Tabellen in eine access Datei zu importieren. Die Tabellen enthalten binäre Anhänge (E-Mails). Diese exportiere ich in Dateien, da höchstwahrscheinlich alles ziemlich langsam wird, denn insgesamt sind das aktuell so ca. 40 GB.
Das exportieren und verlinken habe ich schon getestet, das funktioniert soweit.
Momentan ging ich noch von aus dass ich beim Import jede Tabelle original lasse und nur entsprechend mit Exportdatum benenne. Dann hätte man sehr viele Tabellen a la Projekte_2025_1, Projekte_2025_2, Angebote_2025_1, Angebote_2025_2, ...
Ist aber wahrscheinlich nicht so sinnvoll und sollten alle gleichartigen Tabellen in eine Tabelle überführt werden, so dass man nur noch 3 Tabellen hat Projekte, Angebote, Bestellungen. -> das ist wohl sinnvoller?
Ich muss allerdings nun jede einzelne Tabelle prüfen, denn das Format scheint tlw. auch noch unterschiedlich zu sein. Also nicht alle "Angebote" haben die gleichen Felder etc. Da lasse ich mir gerade ein Skript erstellen, das die Tabellenentwürfe exportiert damit man sie vergleichen kann.
Letztlich hätte man dann ein access-file "Archiv" mit den Tabellen Projekte, Angebote, Bestellungen, (+ Attachments, in dem die ins Filesystem exportierten Anhänge verwaltet werden). alles zusammmengefasst dürfte dann jede Tabelle einige 10.000 Zeilen haben, da die binären Anhänge exportiert sind sollte das aber kein Problem sein?
Nun wäre das das Backend.
Die Abfragen sollte man dann in einer getrennten Frontend Access machen habe ich gelesen. Wie das genau geht muss ich mir noch beibringen lassen von der KI.
Die Abfragen/Suche sind nun das wo ich noch gar keinen Plan hat. Der Kunde auch nicht...
Hat man nur eine Tabelle, so könnte man in einzelnen Spalten suchen/filtern und Ergebnis noch sortieren. Bei mehreren Tabellen geht das aber so nicht.
Außerdem ist die Standardtabelle in Access nicht gerade super nutzerfreundlich. Gibt es hier "schönere" Tabellen? Ich geb mal als Beispiel das web-Framework von dem ich ein wenig Ahnung habe, ag-grid: https://www.ag-grid.com/example/
Über mehrere Tabellen stelle ich mir zum Einstieg ein Formular vor mit Such/Filterfeldern, und als Ergebnis erhält man dann eine bis drei Tabellen, die man dann noch mit den Filter/Sortiermöglichkeiten der Tabelle weiter verfeinern kann.
Theoretisch bräuchte man für jedes Feld das "unique" in den Tabellen ist, ein Suchfeld im Formulat, plus ein globales Suchfeld. Jeweils mit wildcards etc.
Bspw suche ich dann nach Mitarbeiter XY, und erhalte als Ergebnis dann z.B. die Tabellen Projekte und Angebote, an denen der MA beteiligt war (in Bestellungen kommt er nicht vor als Beispiel). Die kann ich dann weiter runterfiltern.
oder ich suche Freitext, ich weiss da war irgendwas mit "haus" also globales Suchfeld "haus" und erhalte alle Tabellen die in irgendeinem Feld etwas mit haus enthalten. Das wäre in ag-grid z.b. der quickfilter, in der Demo das Filterfeld rechts oben.
Eingaben in ein Formular lassen sich dann sicherlich in entsprechende SQL-Abfragen übersetzen und die Ergebnisse als Tabellen darstellen.
Nun möchte ich aber bei der Suche übers Formular auch eine "Autofilter"-Liste haben, ag-grid nennt das quick-filter: https://www.ag-grid.com/javascript-data-grid/filter-set/
Also ich muss nicht vorher wissen was ich suche sondern kriege eine Liste was ich suchen kann. Hier dann über alle drei Tabellen. Wenn Kunden A, B und C nur in Projekten stehen, aber Kunde D in Projekten und Angebote, so soll im Suchfeld Kunden per dropdown oder ähnliche Auswahl A, B, C und D ausgewählt werden können. (oder halt Freitext)
So, jetzt schon sehr viel Text und wahrscheinlich kann mir keiner mehr folgen...?
Ich werde es wohl mal graphisch darstellen müssen, falls es hier überhaupt jemanden gibt, der mir Hinweise geben kann/will.
Danke schon mal...
Natürlich lasse ich mir von der KI helfen, wollte aber trotzdem auch mal echte Menschen mit Erfahrung fragen nach einem grundlegenden Konzept der Sache. Vielleicht gibt es ja hier jemanden der etwas dazu sagen kann.
Also bei einem Kunden werden Sharepoint Tabellen etwa monatlich nach Access exportiert/archiviert. Jeweils in eine neue access-Datei. Also nur eine Tabelle pro Datei.
Es gibt 3 verschiedene Tabellentypen, ich nenne sie jetzt mal Projekte, Angebote, Bestellungen (heißen original anders, aber aus "Geheimhaltungsgründen" kann/darf/will ich nicht die Originalbezeichnungen nennen).
Einige Spalten dieser Tabellen sind gleich, sagen wir mal bspw. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter (wieviele genau weiss ich auch noch nicht).
Man möchte nun über das ganze Archiv suchen, was so ja nicht geht, da es aus lauter Einzeldateien besteht.
Wenn man nach bspw. Mitarbeiter sucht, möchte man alles finden wo der MA beteiligt ist, also Suche in Projekte und Angebote bspw., dann noch nach Zeitraum gefiltert etc.
(aktuell ca. 200 einzelne access Dateien).
Mein Grundgedanke war nun, alle Tabellen in eine access Datei zu importieren. Die Tabellen enthalten binäre Anhänge (E-Mails). Diese exportiere ich in Dateien, da höchstwahrscheinlich alles ziemlich langsam wird, denn insgesamt sind das aktuell so ca. 40 GB.
Das exportieren und verlinken habe ich schon getestet, das funktioniert soweit.
Momentan ging ich noch von aus dass ich beim Import jede Tabelle original lasse und nur entsprechend mit Exportdatum benenne. Dann hätte man sehr viele Tabellen a la Projekte_2025_1, Projekte_2025_2, Angebote_2025_1, Angebote_2025_2, ...
Ist aber wahrscheinlich nicht so sinnvoll und sollten alle gleichartigen Tabellen in eine Tabelle überführt werden, so dass man nur noch 3 Tabellen hat Projekte, Angebote, Bestellungen. -> das ist wohl sinnvoller?
Ich muss allerdings nun jede einzelne Tabelle prüfen, denn das Format scheint tlw. auch noch unterschiedlich zu sein. Also nicht alle "Angebote" haben die gleichen Felder etc. Da lasse ich mir gerade ein Skript erstellen, das die Tabellenentwürfe exportiert damit man sie vergleichen kann.
Letztlich hätte man dann ein access-file "Archiv" mit den Tabellen Projekte, Angebote, Bestellungen, (+ Attachments, in dem die ins Filesystem exportierten Anhänge verwaltet werden). alles zusammmengefasst dürfte dann jede Tabelle einige 10.000 Zeilen haben, da die binären Anhänge exportiert sind sollte das aber kein Problem sein?
Nun wäre das das Backend.
Die Abfragen sollte man dann in einer getrennten Frontend Access machen habe ich gelesen. Wie das genau geht muss ich mir noch beibringen lassen von der KI.
Die Abfragen/Suche sind nun das wo ich noch gar keinen Plan hat. Der Kunde auch nicht...
Hat man nur eine Tabelle, so könnte man in einzelnen Spalten suchen/filtern und Ergebnis noch sortieren. Bei mehreren Tabellen geht das aber so nicht.
Außerdem ist die Standardtabelle in Access nicht gerade super nutzerfreundlich. Gibt es hier "schönere" Tabellen? Ich geb mal als Beispiel das web-Framework von dem ich ein wenig Ahnung habe, ag-grid: https://www.ag-grid.com/example/
Über mehrere Tabellen stelle ich mir zum Einstieg ein Formular vor mit Such/Filterfeldern, und als Ergebnis erhält man dann eine bis drei Tabellen, die man dann noch mit den Filter/Sortiermöglichkeiten der Tabelle weiter verfeinern kann.
Theoretisch bräuchte man für jedes Feld das "unique" in den Tabellen ist, ein Suchfeld im Formulat, plus ein globales Suchfeld. Jeweils mit wildcards etc.
Bspw suche ich dann nach Mitarbeiter XY, und erhalte als Ergebnis dann z.B. die Tabellen Projekte und Angebote, an denen der MA beteiligt war (in Bestellungen kommt er nicht vor als Beispiel). Die kann ich dann weiter runterfiltern.
oder ich suche Freitext, ich weiss da war irgendwas mit "haus" also globales Suchfeld "haus" und erhalte alle Tabellen die in irgendeinem Feld etwas mit haus enthalten. Das wäre in ag-grid z.b. der quickfilter, in der Demo das Filterfeld rechts oben.
Eingaben in ein Formular lassen sich dann sicherlich in entsprechende SQL-Abfragen übersetzen und die Ergebnisse als Tabellen darstellen.
Nun möchte ich aber bei der Suche übers Formular auch eine "Autofilter"-Liste haben, ag-grid nennt das quick-filter: https://www.ag-grid.com/javascript-data-grid/filter-set/
Also ich muss nicht vorher wissen was ich suche sondern kriege eine Liste was ich suchen kann. Hier dann über alle drei Tabellen. Wenn Kunden A, B und C nur in Projekten stehen, aber Kunde D in Projekten und Angebote, so soll im Suchfeld Kunden per dropdown oder ähnliche Auswahl A, B, C und D ausgewählt werden können. (oder halt Freitext)
So, jetzt schon sehr viel Text und wahrscheinlich kann mir keiner mehr folgen...?
Ich werde es wohl mal graphisch darstellen müssen, falls es hier überhaupt jemanden gibt, der mir Hinweise geben kann/will.
Danke schon mal...