Anhänge geschützt öffnen

[Sameneulmann]

Guten Morgen CBler,
Mein Arbeitgeber hat es endlich geschafft bzw. zugelassen, dass wir die dienstlichen Emails mittels Outlook auf unseren privaten Smartphones abrufen können.
Soweit so gut. Leider ist es aus Datenschutz Gründen nicht möglich PDFs zu öffnen, da dort angeblich Daten auf dem Smartphone abgelegt werden.
Das ist für den Alltag mehr als hinderlich, da 75% der Mails solche Anhänge haben.

Gibt es eine Möglichkeit, PDFs sicher (Datenschutzkonform) zu öffnen, dass keine Informationen auf dem Gerät abgelegt werden? Es muß doch einen sicheren Viewer oder ähnliches geben.
Würde gerne meiner IT etwas vernünftiges vorschlagen.

Danke und viele Grüße

 

[Fujiyama]

Warum werden überhaupt die privaten Smartphones dafür verwendet?

Kann euch die IT nicht Firmengeräte zur verfügung stellen?

 

[frazzlerunning]

Mit Unternehmensportal und einem eigenen Profil am iPhone sollte das möglich sein.

 

[Sameneulmann]

Dienstliche Handy soll es nicht geben (warum auch immer). Wir bekommen einen Zuschuß für private Geräte.
Ich persönlich finde es auch einfacher mit nur einem Gerät.
Wir sind übrigens im vertrieblichen Außendienst,falls es eine Rolle spielt.

Ergänzung (11. Juli 2023)

Mit Unternehmensportal und einem eigenen Profil am iPhone sollte das möglich sein.

Natürlich besitzen nicht alle ein iPhone. Somit fällt der Vorschlag leider raus.
Ich selbst bin auch Androidler.

 

[frazzlerunning]

Unternehmensportal gibts auch auf Android. Muss die IT halt entsprechend vorbereiten. Kenne ich aber auch nur von der User-Seite.

 

[Sameneulmann]

Unternehmensportal mussten wir auf unseren Geräten installieren (Android sowie IOS) .
Wenn es damit möglich ist, kennt ihr eine Begründung wieso es dann nicht genutzt wird?

 

[frazzlerunning]

Die IT muss halt MS Intune verwenden. Wenn die sich damit nicht auskennen, wissen sie vielleicht nicht, welche Haken wo gesetzt werden müssen.

 

[Sameneulmann]

Das könnte leider zutreffend sein. Wir sind ein Unternehmen mit 15.000 Mitarbeitern. Unsere IT ist allerdings äußerst schwachbrüstig.

 

[BeBur]

Kann man serverseitig überhaupt verhindern, dass die E-Mails inklusive Anhang auf das Smartphone heruntergeladen werden? D.h. sind die PDFs nicht ggf. sowieso schon auf dem Smartphone?

 

[Smily]

Naja, irgendwo sind die natürlich. Ohne Herunterladen und lokal im Cache speichern, mindestens aber im RAM, gehts nunmal nicht. Ob man da was Sinnvolles wiederherstellen kann, ist eine andere Frage.

Vor Allem, da die 15.000 User ja garantiert jedes Modell auf der Welt zu Hause haben, Blackberry, Apple, Android, von nagelneu bis uralt und einige vielleicht auch so schlau waren, und ein "Apple 14 Ultra Prof Plus" für 120 € von Ali Express haben, wird es ganz schwierig die alle unter einen Hut zu bekommen und alle zentral irgendwo sicher zu machen.

 

[BeBur]

Das sollte aber doch heute kein Problem mehr sein, dass sowohl E-Mails als auch PDFs gelesen werden können und dabei nur im RAM abgelegt werden.

 

[Sameneulmann]

Naja, irgendwo sind die natürlich. Ohne Herunterladen und lokal im Cache speichern, mindestens aber im RAM, gehts nunmal nicht. Ob man da was Sinnvolles wiederherstellen kann, ist eine andere Frage.

Vor Allem, da die 15.000 User ja garantiert jedes Modell auf der Welt zu Hause haben, Blackberry, Apple, Android, von nagelneu bis uralt und einige vielleicht auch so schlau waren, und ein "Apple 14 Ultra Prof Plus" für 120 € von Ali Express haben, wird es ganz schwierig die alle unter einen Hut zu bekommen und alle zentral irgendwo sicher zu machen.

Zumindest wird bei uns nur Android und IOS unterstützt. Dort auch nur wo sich Outlook und Unternehmensportal installieren lassen.
Die Nutzung ist auf freiwilliger Basis. Gibt ja noch den Dienstlaptop.

 

[zeXez]

Guten Morgen CBler,
Mein Arbeitgeber hat es endlich geschafft bzw. zugelassen, dass wir die dienstlichen Emails mittels Outlook auf unseren privaten Smartphones abrufen können.


Gibt es eine Möglichkeit, PDFs sicher (Datenschutzkonform) zu öffnen, dass keine Informationen auf dem Gerät abgelegt werden? Es muß doch einen sicheren Viewer oder ähnliches geben.
Würde gerne meiner IT etwas vernünftiges vorschlagen.

Danke und viele Grüße

Du kannst die PDF in Sandbox öffnen. Sandbox gibt es auch für Android. Da kannst auch Adobe Mail Anhänge öffnen. Euer Chef macht mir aber mehr Angst wie die Anhänge per Mail. Zeigt ihm den Stand der Technik.
Ich würde da aber auf verschlüsselte Mail mit Zertifikat pochen. Art Protonmail Verschlüsselung.

 

[Frightener]

Ich finde es erstaunlich, daß bei so wenig Hintergrund- und Fachwissen immer über die unfähige IT geschimpft wird.

Wir haben auch diverse Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen in Intune. Da hier die Apps gemanaged werden, ist das erstmal geräteunabhängig. Wenn die OS-Version und bei Android der Patchstand in Ordnung ist, kann die App gestartet werden. Wir konfigurieren die Richtlinien so, wie die Unternehmenssicherheit und die Datenschützer das vorgeben und nicht, weil wir keine Ahnung haben oder die Anwender ärgern wollen.

@Sameneulmann
Wir haben vor der Einführung von M365, Intune und BYOD Workshops mit Microsoft gemacht. zusammen mit Datenschützern und der Security. Das kann man ggf. mal vorschlagen.