Archivierung so weit wie möglich automatisieren

[habichtfreak]

hallo,

ich hab gestern einen haufen umzugskartons voll mit akten bekommen und ELOoffice9. es soll ein digitales archiv entstehen. das ganze möchte ich mit so wenig aufwand wie möglich realisieren. im ersten schritt habe ich zwei profile des scanner sehr fein eingestellt (sw und farbe), um ein möglichst gutes scannergebnis zu erhalten. leerseiten werden mit hoher wahrscheinlichkeit automatisch erkannt, gespeichert wird als durchsuchbare pdf. automatische seitenausrichtung geht auch. so, damit kann ich schnell und effizient scannen, ein archiv entsteht dabei aber noch nicht. das archiv soll wie folgt aufgebaut werden:

Rechnungen (eingang)
Rechnungen (ausgang)
sonstige dokumente

jeder ordner hat später folgende unterordner/register:
unterebene (jahr)
unterunterebene (monat)

diese müssen nicht angelegt werden, ist aber für die planung wichtig. in elo habe ich mir 3 verschlagwortungsmasken angelegt (eine für eingang, eine für ausgang, eine für sonstige). in der maske müssen nur zwei felder von hand gefüllt werden, die bezeichnung (i.d.r. Debitor, Kreditor, etc) und das datum des dokuments. bei der bezeichnung komme ich nicht drumrum die per hand einzutragen, weil teilweise der name nur als logo auf dem dokument ist, aber das datum würde ich gerne irgendwie automatisch eintragen lassen. geschäftsbriefe haben immer ein datum, relativ weit oben im dokument. da die datei in der postbox von elo bereits durchsuchbar sind, schwebt mir eine möglichkeit vor, die das dokument durchsucht und den ersten treffer, der dd.mm.yyyy entspricht, automatisch einträgt.

ist das dokument verschlagwortet wird anhand der gewählten maske das dokument der ersten ebene zugeordnet. ebene zwei (jahr) erkennt er durch den eintrag des datums automatisch, den monat ebenfalls. ich kann also beliebig viele dokumente mit einmal von der postbox ins archiv übernehmen. die zuordnung geschieht automatisch. bei der übernahme wird auch ein volltext von jedem dokument erstellt, damit später bei der suche auch was gefunden werden kann.

der mensch muss also nur noch drei dinge selber machen:
1. papier in den scanner legen
2. bezeichnung eintragen
3. datum eintragen

das datum würde ich gerne automatisch eintragen lassen, wenns möglich ist. hat da jemand eine lösung parat?

mfg hb

 

[de la Cruz]

Ich denke, Du solltest einfach einmal Kontakt mit den Leuten von ELO aufnehmen; wenn das jemand weiß, ob und wie das automatische Erfassen des Datums möglich gemacht werden könnte, dann doch die Leute von dort !

Ansonsten solltest Du für die manuelle Eingabe vielleicht einen entsprechenden Algorithmus zurecht legen.

 

[habichtfreak]

was möglich ist: ocr vorverarbeitung aktivieren und dann wird bei füllen der felder eine übereinstimmung im dokument gesucht. gibts eine, kann man mit tab (?) den rest vervollständigen lassen. bei einem firmennamen noch ganz sinnvoll (nur leider nicht nutzbar im feld kurzbezeichnung), beim datum muss ich die hälfte mit hand eintippen, da hält sich die ersparnis in grenzen. strg-c und strg-v ist schneller. automatisiert ist aber beides nicht.