Büroarbeit übers Internet - Aber wie?

[fkress]

Hallo Zusammen!
Meine Cousine arbeitet als Sekretärin und hat mich um Hilfe gebeten.

Situation: Sie arbeitet wöchentlich am dortigen PC, der alle Dateien auf der Platte hat. Wenn nötig bearbeitet sie Dateien zu Hause, die sie auf den USB-Stick kopiert. Ihr Chef macht sich aber auch manchmal an ihrem Büro-PC tätig hat aber eigentlich ein eigenes Notebook.

Ziel: Ich habe vorgeschlagen, mit einer Dropbox zu arbeiten, was aber mehrere Änderungen und Einschränkungen und den Sinn von Backup hervorruft.

Also:

1. PC im Sekretariat mit den Geschäftsdateien, nicht am Netzwerk
- soll gar nicht oder nur für den Datenzugriff ans Internet!
- eine Möglichkeit zum Backup muss her, auch wegen 2.)

2. Ein Notebook beim Chef am W-Lan mit Internetzugriff
- Zugriff auf 1. nur zum bearbeiten
- Unart vom Chef!: Er kopiert nicht, er ändert und überspeichert!

3. Heim-PC mit Internetzugang
- Zugriff auf Geschäftsdateien im Büro-PC

Wie würdet Ihr so was angehen?

 

[Marius]

Das MUSS der Chef entscheiden!
Wenn die Firma über einen 24/7 Server verfügt und die relevanten Daten stets am Netzlaufwerk liegen, dann ist Variante 3 vorzuziehen.


Bringt aber alles nix, wenn mehrere Leute zugleich auf die selben Daten zugreifen und diese verändern!

 

[desmond.]

Der PC hat alle Firmendaten lokal gespeichert? Backup ist aber in der Hinterhand?
Daten kopieren und Mitnahme per USB-Stick kann gut gehen, was macht sie, wenn der Stick eines Tages nicht mehr erkannt wird?

Ich rate eher zu einer Lösung, dass die Daten meinetwegen auf einem NAS oder kleinen Server liegen, wo schon täglich ein Backup ausgeführt wird. Dazu halte ich es für sinnvoll per VPN-Zugang zu Hause, auf das keline Firmennetzwerk zuzugreifen.

Im Grunde Variante 3, jedoch ausgebaut oder ausbaufähig.
Ist aber natürlich Entscheidung der Geschäftsleitung.

 

[fkress]

Gut gesagt, aber wie tun?

Ich hab noch einen P4-Rechner, kann ich den als Datenserver nehmen?
Und VPN hab ich noch gar nichts gemacht, nur eben ein paar Videos...

Kein Server vorhanden! Nur Ein PC und ein Notebook sowie der Router.

P.S.: Welche Variante 3? Das ist 1. PC, 2. Notebook und 3. Heim-PC!

 

[BassT]

Hi,

Also eine Dropbox würde ich aufgrund von Datenschutz allerhöchstens verschlüsselt machen, aber selbst dann hätte ich bauchweh. Wenn Cloud-Dienst, dann achte auf Datenschutz nach deutschem Recht! Für alles weitere bräuchte man nähere Infos zum Netzwerk. Eventuell kommen dann Lösungen ala VPN-Tunnel oder NAS/Datenserver in Frage.

Mfg
BassT

 

[fkress]

Was musst Du wissen?

Ich denke auch, die Dropbox ist nicht gut.

 

[Simcrack]

Ja, als NAS sollte derreichen.
Ein richtiges NAS wäre aber komfortabler.

 

[fkress]

Wie gesagt, es sind halt nur die zwei Leute und mit dem PC zu Hause drei PCs

Was kostet ein NAS und welchen?



Die Schriftliche Genehmigung ist nicht das Problem!
Das ist ne Ein-Mann-Firma, solche Probleme kennt der gar nicht...

 

[Agricola]

Wenn nötig bearbeitet sie Dateien zu Hause, die sie auf den USB-Stick kopiert.

Nimm NIEMALS(!!!) Firmendaten mit nach Hause, ohne vorher eine schriftliche Genehmigung einzuholen. Es ist ein Grund für eine fristlose Kündigung, wenn man diese Erlaubnis nicht schriftlich in Händen hält. Eine mündliche Aussage ist hier nicht ausreichend.

Wenn die Genehmigung kein Problem ist, muss die Firma auch bestimmen, wie das ganze gehandhabt werden soll. Z.B. muss auch die Firma den USB-Stick bereitstellen plus die evtl. dazu benötigte Verschlüsselungssoftware. Was passiert denn mit den (möglicherweise vertraulichen) Daten, wenn der Stick verloren wird?
Ich würde da ehrlich gesagt die Finger von lassen!

 

[Whiskey]

Dropbox geht gar nicht, spätestens wenn personenbezogenen Daten verarbeitet werden (wofür schon die Adresse im Briefkopf reichen kann) kann der Chef sich strafbar machen wegen Verletzung des BDSG - von eventuellen Firmengheimnissen usw. ganz u schweigen.
Entweder eine sichere VPN-Verbindung (z. B. über das schon empohlene NAS) oder bei der derzeitigen USB-Variante bleiben (natürlich auch verschlüsselt wg. möglichem Verlust des Sticks und damit der Daten). Natürlich muss alles ordentlich gesichert sein und ie Kennwörter sollten nicht aus dem Firmennamen o.ä. bestehen :-)

 

[fkress]

Ist ja lieb, dass Ihr Euch um den Datenschutz sorgen macht,
aber die Frage ist jetzt eigentlich

NAS? Welcher, Durchführung?
VPN? Wie, welche Software, Durchführung?

 

[daniel_m]

Es gibt noch etwas was du beachten solltest:

Bist du Betreiber eines Systemhauses oder arbeitest du in einem solchen damit nicht du persönlich haftest wenn dem Chef auffällt, dass du es deiner Schwester gerade sehr einfach machst SEINE Daten mitzunehmen? Vielleicht ist die Stimmung jetzt ja noch total nett und verständig auf allen Seiten. Aber sei versichert, wenn es dem Chef in Zukunft besser auskommen wird DIR den schwarzen Peter zuzuschieben weil da irgendwas mit den Daten passiert ist was ihm zum Nachteil gereicht, dann wird er es auch tun. Ganz sicher!

Der einzige Rat kann hier sein, dass die Firma sich den Rat eines Systemhauses einholt und sich von denen ein Konzept für die Datenspeicherung, -sicherung und den Zugriff von extern erarbeiten und umsetzen lässt. Das kostet zwar ein paar Euro, aber auch nicht so viel wie man immer glaubt.

Wenn du das nicht willst und dir der ganzen Probleme bewusst bist, dann wäre z. B. ein Qnap NAS aus der SOHO Sparte eine interessante Option und dazu z. B. eine FritzBox damit ein Zugriff auf die Daten über eine gesicherte VPN-Verbindung möglich ist.

Wer wann welche Daten bearbeitet und wie das geschieht (überschreiben, kopieren, verschieben, sonstwas) ist dann nur noch Erziehungssache der einzelnen Beteiligten.

 

[fkress]

Danke für die Aufklärung - Du hast Recht, ich werde ihr den Rat weitergeben, ein Systemhaus zu fragen.

Es ist halt wieder dumm, dass das alles ungeplante Kosten sind. Wie gesagt, es handelt sich um eine Hand voll Rechnungen und Briefe plus der E-Mail Verkehr und deren Homepage.

Eigentlich reicht eine Sicherungsplatte oder NAS und der Umstand mit dem USB-Stick. VPN wäre schön, aber sie haben eine W504V und werden nicht nochmal was kaufen wollen.

Kann man eigentlich eine Sicherheitskopie machen lassen, wenn eine Datei geöffnet wird, denn damit wäre die Erziehungssache auch übergangen.

 

[daniel_m]

Es ist halt wieder dumm, dass das alles ungeplante Kosten sind. Wie gesagt, es handelt sich um eine Hand voll Rechnungen und Briefe plus der E-Mail Verkehr und deren Homepage.

Ja, das mag sein, aber der Laden sollte sich dringend vor Augen führen, dass die digitalen Daten die im Geschäftsleben anfallen nicht mehr nur das Resultat einer "Klicki-Bunti-Kiste" sind die da in der Ecke steht, sondern absolut essentiell für eine Firma.

Und, um das ganze noch zu steigern, auch für diese Daten gibt es mittlerweile Richtlinien wie sie zu speichern sind und vor allem wie lange sie zu speichern sind. Das gilt vor allem für E-Mails. Die müssen momentan 10 Jahre lang revisionssicher gespeichert werden, im Idealfall mit einem entsprechend zertifizierten System. Tut man es nicht, kann dies sehr böse Folgen für den Geschäftsführer haben.

Das macht natürlich kaum einer, gerade im Bereich der Kleinstfirmen, aber es soll auch nur ein Beispiel dafür sein welche Priorität den Daten eingeräumt werden sollte. Gerade "ältere Herrschaften" sind immer schwer davon zu überzeugen weil für sie die Daten "nur" Mittel zum Zweck sind (z. B. Ausdruck eines Briefes), aber nicht das Resultat der Arbeit (das eigentliche Erstellen der Word-Datei).

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Kleine Anekdote:
Ich habe mal eine Firma erlebt, bei der auf einem Netzlaufwerk eine Datei namens "Brief.doc" lag, sonst nichts. Nirgendwo auch nur ein geschriebener Brief. Die Sekretärin erklärte mir dann, ihr Chef hätte Ihr gesagt sie solle einfach die "Brief.doc" öffnen, Anschrift und Text rausnehmen, dann den Brief schreiben und ausdrucken. Abspeichern wäre nicht nötig, man hat ja den Ausdruck. Hatte sie einen Fehler gemacht, musste sie von vorne anfangen.
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Wegen der geöffneten Daten:

Ja, die meisten Backup-Programme können geöffnete Daten mittels der Windows Schattenkopien sichern. Das geht dann aber nur, wenn sie lokal liegen und das lokale Windows dies unterstützt (bei Win 7 glaube ich erst ab der Pro Version) oder wenn es ein entsprechender Windows-Server ist auf dem das Backup-Programm läuft.

Ob dies auch funktioniert, wenn die Daten auf einem NAS liegen, welches in der Regel mit einem Linux läuft, kann ich nicht sagen.